Servicii de scanare documente în cadrul proiectului „Inovare și performanță în administrația publică a Consiliului Județean Vrancea”
SEAPIDStare
CAN1054404
Data15 Aprilie 2021
Valoare786.356 RON
Atribuita
Tip procedura:Licitatie deschisa
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateFocsani
FurnizorCod CPVDescriere:Serviciile solicitate în prezentul Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii scanare şi prelucrare electronică/arhivare electronică a documentelor aflate în arhiva Consiliului Județean Vrancea, respectiv transpunerea documentelor, din format hârtie în format electronic (digital), prin intermediul unor scanere profesionale, cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora.
Serviciile vor fi prestate pentru realizarea arhivei electronice în cadrul proiectului „Inovare și performanță în administrația publică a Consiliului Județean Vrancea”, cu scopul de a crea o colecţie de copii digitale pentru consultare şi recuperare în caz de distrugere a originalului.
Serviciile ce vor fi achiziţionate vor include următoarele activităţi specifice:
- Pregătirea documentelor pentru scanare;
- Arhivare electronică / scanare documente din arhiva cu prelucrare electronică;
- Atribuirea de metadescriptori (indecşi) fiecărui document (indexare);
- Refacerea documentelor in forma iniţiala (dupa arhivarea electronică / scanare).
Operatorii economici vor putea solicita clarificari/informatii suplimentare privind documentatia de atribuire pana la termenul de 20 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor. Autoritatea Contractanta va raspunde în mod clar și complet tuturor solicitarilor de clarificari/informațiilor suplimentare in a 11-a zi inainte de data limita stabilit pentru depunerea ofertelor.
Loturi:Locul de prestare al serviciilor de scanare documente, sediul autorității contrantancte, respectiv Consiliul Judeţean Vrancea, str. Dimitrie Cantemir, nr. 1, municipiul Focșani, jud. Vrancea.
Default lot
Obiectul contractului ce va fi atribuit prin prezenta procedură de achiziție publică îl reprezintă prestarea serviciilor de de scanare şi prelucrare electronică/arhivare electronică a documentelor aflate în arhiva Consiliului Județean Vrancea, în cadrul proiectului „Inovare și performanță în administrația publică a Consiliului Județean Vrancea.
Scopul achiziției acestor servicii constă în crearea unei arhive electronice in vederea eficientizării activității interne a institutiei prin simplificarea procedurilor administrative, reducerea timpului și a costurilor, a formalităților administrative și a volumului de lucru.
In urma analizei institutionale, s-a constatat la nivelul Consiliului Judetean Vrancea, nevoia de digitalizare a activității interne a aparatului administrativ astfel incat sa se alinieze la nivelul standardelor europene din punct de vedere al calitatii si managementului serviciilor publice și să contribuie la cresterea gradulului de implementare a masurilor recomandate de catre Strategia de Consolidare a Administratiei Publice, Planul integrat de simplificare a procedurilor pentru cetateni precum si a obiectivelor diferitelor regulamente aferente temei vizate, din partea UE.
Necesitatea retro-digitalizarii documentelor din arhiva, cu respectarea legislatiei in vigoare, se reflecta atat asupra managementului intern al documentelor administratiei publice cat si asupra cetateanului.
Se va crea o baza de date structurata ce va fi actualizata permanent si integrata intr-un sistem informatic ce va permite arhivarea electronica a documentelor institutiei, asigurandu-se o transparenta a actelor sporind eficienta si promtitudinea in comunicarea inter-institutionala si cu cetatenii si retro-digitalizarea arhivei.
Detalii suplimentare se regasesc in Caietul de sarcini, atasat anuntului de participare.