Achiziționare de servicii de retro – digitalizare a documentelor din arhivă în cadrul proiectului “Creșterea performanței în administrația publică a municipiului Medgidia prin crearea și implementarea de instrumente, mecanisme și politici publice adecvate” cod SIPOCA 854/MySMIS2014-135880

SEAP

SCNA1087078

Data

22 Mai 2023

Valoare

295.000 RON

Stare

Atribuita

Tip procedura:

Procedura simplificata

Tipul contractului::

Servicii

Autoritatea contractanta

4301456 - MUNICIPIUL MEDGIDIA

Localitate

Medgidia

Furnizor

RO21732181 - RIBEIT

Cod CPV

79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)

Descriere:

Obiectivul general al proiectului îl constituie achiziţia serviciilor de retro-digitalizare a documentelor din arhivă pentru implementarea subactivității 1.4 din cadrul proiectului „Creșterea performanței în administrația publică a municipiului Medgidia prin crearea și implementarea de instrumente, mecanisme și politici publice adecvate", și anume „Retro-digitalizarea dosarelor aflate în arhiva clasică și cu valoare operațională prezentă pentru a eficientiza activitatea funcționarilor publici”. Activitatea presupune digitalizarea documentelor cu termen de păstrare de până la 4 ani, iar cele mai vechi de 10 ani vor fi digitalizate doar dacă valoarea lor operațională este justificată. Procesul de realizare a arhivei digitale presupune procesul de transpunere din format tipărit în format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conținutului. Documentele care fac obiectul activității sunt documente de buget, documente financiar contabile, dispoziții, hotărâri, dosare sociale, decizii sau orice document considerat relevant de autoritatea contractanta, cu termen de pastrare stabilit în nomenclatorul arhivistic. Serviciile ce vor fi achiziţionate includ următoarele activităţi specifice: pregătirea documentelor pentru scanare, retro-digitalizare/scanare documente din arhiva cu prelucrare electronică, atribuirea de metadescriptori (indecşi) fiecărui document (indexare), refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare). În vederea realizării activității de retro-digitalizare totalul volumelor existente în arhivă la momentul depunerii cererii de finanțare a fost estimat la un număr de circa 2 milioane de pagini/imagini organizate în aproximativ 50.000 de unitati arhivistice din care un număr de aproximativ 100.000 de pagini sunt în format mare A2, A1,A0. Locaţia pentru desfășurarea activităţilor proiectului, respectiv locul de prestare a serviciilor de retro-digitalizare, este: sediul Primăriei Municipiului Medgidia, strada Decebal, nr. 35, municipiul Medgidia, județul Constanța. Solicitările de clarificări se pot transmite până în a 6-a zi anterior termenului limită de depunere a ofertelor, răspunsurile la solicitările de clarificări urmând a se publica cu 4 zile înainte de depunerea ofertelor. Se va răspunde doar la solicitările de clarificări adresate de operatorul economic până la termenul limită stabilit.

Loturi:

543.697,48 RON

Sediul autoritatii contractante

Default lot

Serviciile ce vor fi achiziţionate includ următoarele activităţi specifice: pregătirea documentelor pentru scanare, retro-digitalizare/scanare documente din arhiva cu prelucrare electronică, atribuirea de metadescriptori (indecşi) fiecărui document (indexare),refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare). În vederea realizării activității de retro-digitalizare totalul volumelor existente în arhivă la momentul depunerii cererii de finanțare a fost estimat la un număr de circa 2 milioane de pagini/imagini organizate în aproximativ 50.000 de unitati arhivistice din care un număr de aproximativ 100.000 de pagini sunt în format mare A2, A1,A0. Astfel, se va crea o arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent.