„SERVICII DE CONSULTANȚĂ PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTĂRII PROIECTULUI „REABILITARE DJ 131 – DJ 133 – DJ 137A LOT 3 – DJ 131 KM 38+621 - 54+984; DJ 133 KM 25+000 - 41+866; DJ 137A KM 0+000 - 16+000” SMIS 115755.”
SEAPIDStare
SCNA1070573
Data19 Mai 2022
Valoare123.225 RON
Atribuita
Tip procedura:Procedura simplificata
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateMiercurea-Ciuc
FurnizorCod CPVDescriere:Obiectul contractului îl constituie sprijinul managerial necesar în implementarea cu succes a Proiectului, prin asigurarea consultanței în domeniul managementului proiectului.
Loturi:350.000 RON
Sediul Consiliului Județean Harghita, Miercurea Ciuc, P-ța Libertății, nr. 5, Jud. Harghita
Default lot
Obiectul contractului îl constituie sprijinul managerial necesar în implementarea cu succes a Proiectului, prin asigurarea consultanței în domeniul managementului proiectului.
Obiectul achiziției publice de servicii îl reprezintă următoarele servicii:
a) Realizarea Proiectului, toate atribuţiile ce decurg din: GHIDUL SOLICITANTULUI pentru: Programul Operaţional Regional 2014-2020, 6.1 Stimularea mobilităţii regionale prin conectarea infrastructurilor rutiere regionale la infrastructura TEN –T asistență în domeniul managementului de proiect privind realizarea rezultatelor propuse și contractate;
b) Reprezentarea Beneficiarului pentru a răspunde solicitărilor Autorității de Management și Organism Intermediar legate de derularea proiectului;
c) Planificarea activităților pe luni (plan de lucru), cu indicarea tuturor fazelor/etapelor de realizare a acestora, în ordinea și succesiunea logică a evenimentelor (cu durate de timp necesare pe activități și poziționarea în timp a acestora, precum și evidențierea punctelor de control relevante pentru urmărirea realizărilor, respectiv intervalele de raportare aplicabile);
d) Pregătirea (necesită prezența unui membru din echipa de Management la sediul Beneficiarului, pe durata întocmiri dosarului, completează cererea de rambursare/plată/prefinanțare, scanează documentele aferente cererii, opisează și numerotează documentele anexate) și realizarea Cererilor de rambursare/plată/prefinanțare. Dosarul cererilor de rambursare (formular tip, copii documente justificative, etc ) se vor livra într-un exemplar plus o copie în format electronic, cu cel puțin 5 zile lucrătoare de termenul de predare al Autorității contractante respectiv introducerea în platforma MySmis opisat/numerotat conform instrucțiunilor în vigoare;
e) Formularea și transmiterea răspunsurilor și al documentelor justificative aferente, la solicitările de clarificări transmise de către O.I. și A.M., aferente cererilor de rambursare/plată/prefinanțare deja transmise și încărcarea acestora în aplicația MySmis;
f) Pregătirea și realizarea rapoartelor trimestriale privind progresul proiectului (Raport de progres): 1 exemplar original plus o copie în format electronic – se vor livra în primele 5 zile ale lunii pentru activitatea desfășurată în cele 3 luni de implementare anterioare și introducerea acestora în platforma MySmis;
g) Întocmirea și transmiterea către A.M. a notificărilor, documentațiilor necesare întocmirii actelor adiționale, actualizarea graficului de implementare și de rambursare, situațiilor cu achizițiile realizate prin proiect;
h) Pregătirea dosarelor de achiziție publică, acte adiționale, etc (scanare, opisare, numerotare conform instrucțiunilor A.M. P.O.R., în vigoare) și încărcarea acestora în aplicația MySmis și formularea răspunsurilor și întocmirea documentației justificative în formatul și la termenul specificat în solicitările de clarificări transmise de către A.M. sau O.I., respectiv introducerea acestora în platforma MySmis;
i) Pregătirea și realizarea altor documente: notificări, solicitări de prelungire termen (memorii justificative), realocări bugetare, grafice de implementare actualizate, anexe, declarații, documente justificative ce însoțesc cererea de rambursare/plata/prefinanțare, elaborarea documentelor de raportare financiară, verificarea cheltuielilor din bugetul proiectului respectiv introducerea acestora în platforma MySmis;
j) Introducerea în platforma MySmis a datelor necesare pe parcursul implementării proiectului conform prevederilor Contractului de finanțare, a Instrucțiunilor (notificări, solicitări de prelungire termen, realocări bugetare, grafice de implementare actualizate, documente de rambursare/plata/prefinanțare);
k) Acordarea suportului tehnic în elaborarea de documentelor aferente proiectului (inclusiv pregătirea documentelor care trebuiesc anexate la acestea) pentru aparatul de specialitate care face parte din U.I.P., sau al Consiliului Județean Harghita pe perioada derulării Contractului de Finanțare;
l) Sprijinirea echipei de proiect intern în organizarea și participarea la toate activitățile și evenimentele derulate pe parcursul implementării proiectului, inclusiv consiliere tehnică de specialitate în implementarea, modificarea/prelungirea tuturor contractelor de achiziție publică încheiate în cadrul proiectului;
m) Informarea imediată a Beneficiarului în cazul depistării unor cheltuieli neeligibile efectuate de prestatorii implicați în proiect, sugerând şi măsuri ce pot fi luate pentru reglementarea situaţiei, iar în cazul în care aceste cheltuieli sunt justificate, acordă suport tehnic de specialitate pentru identificarea resurselor financiare și procedurale pentru soluționarea acestora;
n) Asigurarea permanentă prezenței personalului propriu la sediul Beneficiarului ori de câte ori aceasta este necesară pentru furnizarea serviciilor care fac obiectul contractului, conform Anexa nr. 1 la prezentul Caiet de sarcini;
o) Asigurarea prezenței experţilor, permanent/săptămânal / lunar și trimestrial, în mod fizic sau on-line în baza graficului de activități prealabil stabilită de comun acord cu Beneficiarul, la sediul Autorităţii Contractante, conform Anexa nr. 1 la prezentul Caiet de sarcini;
p) Coordonarea, gestionarea procesului de comunicare între factorii implicați (Beneficiar, Proiectant, Constructor, Supervizor, Auditor, etc.) în implementarea proiectului, asigurarea consultanței în ceea ce privește relațiile contractuale dintre Manager de proiect și prestatorii din cadrul proiectului;
q) Monitorizarea derulării tuturor contractelor semnate în cadrul proiectului, notificarea în scris în timp util a echipei de proiect despre necesitatea realizării unor acte adiționale, despre eventualele nereguli, întârzieri, abateri privind activitatea prestatorilor sau a activităţilor proiectului şi elaborarea de propuneri de soluţionare a acestora;
r) Acordă suport tehnic de specialitate pentru soluționarea problemelor care pot să apară ca situații neprevăzute, inclusiv prin solicitarea unor amendamente la condițiile contractuale de către prestatori de servicii, constructor, supervizor etc.;
s) Soluționarea eficientă a problemelor administrative neprevăzute și comunicarea către Managerului de proiect despre acele problemele care depășesc nivelul său decizional;
t) Asigurarea prezenței experților proprii la solicitarea Beneficiarului, cu ocazia vizitelor/controalelor de monitorizare și de verificare efectuate de Autoritatea de Management, O.I. sau de către alte structuri cu atribuții de control, verificare, audit al proiectelor cu finanțări nerambursabile.
u) Pregătirea/coordonarea/organizarea ședințelor săptămânale și lunare de monitorizare ale contractelor din cadrul proiectului şi întocmirea Minutelor ședințelor de progres pe care le arhivează într-un registru și transmite copii ale acestora către toate persoanele interesate care contribuie efectiv la progresul implementării proiectului;
v) Pregătirea/coordonarea/organizarea ședințelor ad – hoc, având ca obiectiv de rezolvarea unor probleme specifice;
w) Întocmirea şi menţinerea pistelor de audit corespunzătoare activităţilor şi subactivităţilor din proiect într-un format recomandat de Autorităţii de Management (A.M.), Organismului Intermediar (O.I.), astfel încât să se permită posibilitatea verificării documentelor originale ale proiectului de către reprezentanţii acestora;
x) Realizarea rapoartelor de progres și raportului final, respectiv acordare de asistență de specialitate până la aprobarea acestora de către O.I. și de către Autoritatea de Management.
y) Informarea echipei de management intern (U.I.P.) cu privire la toate modificările și completările aduse procedurilor de implementare precum și a actelor legislative/reglementări/ instrucțiuni tehnice ce au legătură directă cu implementarea proiectului;
z) Asigurarea îndeplinirii condițiilor din contractul de finanțare;
aa) Asigurarea suportului tehnic de specialitate Beneficiarului cu ocazia conferințelor de presă, evenimentelor cu participarea cetățenilor din comunele care fac parte din amplasamentul proiectului, conferințe în domeniul implementării proiectelor cu finanțare din fonduri structurale, evenimentelor organizate de A.M./O.I., prin realizarea materialelor suport hârtie și on-line (PPT, Prezi etc.) privind informațiile legate de prezentul proiect de finanțare;
bb) Numerotarea, opisarea și pregătirea pentru arhivare a documentelor realizate în urma implementării proiectului până la data aprobării Raportului final de activitate și al Cererii de rambursare finală de către O.I. și A.M.
Activitățile enumerate trebuie considerate ca fiind cerințe minime, iar dacă alte activități sunt necesare în vederea realizării obiectivelor contractului, acestea vor face parte integranta din responsabilitățile Consultantului, fără obligații financiare suplimentare.
Consultantul va îndeplini toate sarcinile de raportare ale Beneficiarului faţă de Organismul Intermediar, în conformitate cu prevederile Contractului de Finanţare.
Consultantul va fi responsabil din punct de vedere tehnic şi financiar faţă de Autoritatea Contractantă.
Notă: - toate documentele întocmite de consultant devin valabile numai cu viza Beneficiarului, corespondența cu orice instituție sau societăți comerciale se va face numai prin intermediul Beneficiarului care va viza toate aceste documente;