Achiziția de servicii de retro-digitalizare

    SEAP
    ID
    SCNA1093331
    Data
    05 Octombrie 2023
    Valoare
    130.600 RON
    Stare
    Atribuita
    Tip procedura:
    Procedura simplificata
    Tipul contractului::
    Servicii
    Autoritatea contractanta
    3227947 - Municipiul Caransebes
    Localitate
    Caransebes
    Furnizor
    37634600 - Dualnis Winrar
    Cod CPV
    79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)
    Descriere:
    Obiectivul general la care contribuie prezenta achiziție este cresterea calitatii si transparentei procesului administrativ la nivelul Municipiului Caransebes prin continuarea implementarii de masuri de simplificare a procedurilor administrative si reducere a birocratiei pentru cetateni, atat din perspectiva back-office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivelor), cat si front-office pentru serviciile publice furnizate aferente competentelor partajate ale administrației publice locale. Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor , 12 zile. Numarul de zile pana la care autoritatea contractanta va raspunde solicitarilor de clarificari in 6 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor .
    Loturi:
    Primaria Municipiului Caransebes
    Default lot
    Serviciile ce vor fi achiziționate includ următoarele activități specifice: • Pregătirea documentelor pentru scanare • Retrodigitalizare/scanare documente din arhiva Primariei cu prelucrare electronică; • Atribuirea de metadescriptori (indecsi) fiecarui document (indexare); • Reconditionarea/refacerea documentelor in forma initiala (dupa retrodigitalizare/scanare); • Instruire pentru aproximativ 3 persoane, cu privire la baza de date. Se estimeaza un numar de aproximativ 20.000 unitati arhivistice (dosare), avand o medie de pagini in intervalul 35-40 pagini A4 si A3 si 2-4 pagini de formate mai mari (A2, A1 sau A0) in fiecare dosar. In consecinta se estimeaza arhivarea a aproximativ 900.000 pagini A4 si A3 si 70.000 pagini formate mari. Astfel, se va crea o arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva institutiei, care prezintă valoare operațională în prezent. Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conținutului și al identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, metadatele rezultate din indexare și cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluția informatică de arhivă electronică dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor - DocManager, existent și operațional în cadrul Municipiului Caransebes si administrate prin interfata acesteia. Extinderea sistemului de management al documentelor nu face obiectul prezentului contract. Locatia pentru desfășurarea activităților proiectului, respectiv locul de prestare a serviciilor de retro-digitalizare, este: Primaria Municipiului Caransebes. Volumul estimat si termenul de realizare S-a făcut o estimare volumetrică, fără însă a se putea stabili cu exactitate numărul de file imprimate față-verso sau numărul de file diferite de formatul A4. Având în vedere că o filă are două pagini (față-verso), unitatea de măsură folosită pentru ofertare și decontare va fi pagină (o pagină = o imagine) Numărul de pagini estimat pentru scanare și prelucrare electronică a fost aproximat la 900.000 pagini format până la A3 inclusiv, și 70.000 de imagini/ pagini format mai mare de A3, până la formate A0+ (planșe și hărți). Fiecare document va primi un număr de minim 5 (cinci) indecși. Indexare = utilizare a min. 5 categorii de informații pentru fiecare dosar. • anul documentului; • direcția/serviciul/biroul/compartimentul; • numele petentului/autorului actului; • indicativul dosarului; • cuvinte cheie de căutare în document.