Servicii în vederea retro-digitizării arhivei instituționale a Sectorului 6 al Municipiului București, parte integrantă a proiectului „SMART 6 - Planificare Strategică pentru Transformare Digitală și Energie Verde”, Cod SMIS: 155741

SEAP

CAN1110017

Data

27 Iulie 2023

Valoare

1.389.920 RON

Stare

Atribuita

Tip procedura:

Licitatie deschisa

Tipul contractului::

Servicii

Autoritatea contractanta

4340730 - SECTORUL 6 AL MUNICIPIULUI BUCURESTI

Localitate

Bucuresti

Furnizor

RO24758585 - NEXT DOCS ECM EXPERT

Cod CPV

72252000-6 - Servicii de arhivare computerizata (Rev.2)

Descriere:

Achiziționarea de servicii de arhivare digitală și a unei soluții informatice pentru obținerea reproducerii fidele a documentelor arhivei fizice istorice/existente cât și a metadatelor (informațiile de identificare) aferente acestora pentru regăsirea ulterioară. Serviciul de digitizare a documentelor va acoperi următoarele obiective: • realizarea unei copii electronice fidelă a documentelor, care să faciliteze regăsirea și valorificarea conținutului documentelor, prin căutarea/regăsirea/ consultarea acestora; • realizarea unei copii electronice a documentelor, conformă cu originalul, care să fie ulterior păstrată într-o aplicație software pusă la dispoziție de Prestator; • asigurarea protecției documentelor originale prin eliminarea și/sau reducerea la minim a consultării directe, a contactului fizic cu exemplarul original; • Prestatorul va asigura securitatea și accesul concurent pe perioada derulării contractului si în perioada garanției, per serverele gestionate de acesta. Arhiva digitală oferă posibilitatea accesului concurent pentru un număr 15 utilizatori, cu respectarea politicilor de acces și a nivelelor de autorizare definite de Beneficiar; • Pe perioada derulării contractului și în perioada garanției, stocarea în format digital a documentelor retrodigitizate într-un mediu securizat și accesibil pentru Beneficiar, va fi în sarcina Prestatorului ; • monitorizarea permanentă a accesului la documente, a gradului de utilizare a documentelor și a operațiilor efectuate de către utilizatori; • comunicarea facilă între Beneficiar și instituțiile autorizate; • eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare. O copie electronică fidelă a originalului va putea fi consultată din orice locație, fără costuri de copiere, cu respectarea normelor de securitate informatică; • Organizarea de sesiuni de instruire in domeniul retro-digitizării documentelor instituției, destinată personalului din cadrul Primăriei Sector 6. Principalele activități Serviciile de arhivare electronică, vor presupune, pe scurt, următoarele activități: • Preluarea, transportul, manipularea, scanarea, indexarea și introducerea datelor într-un sistem informatic de arhivă electronică a documentelor – pentru toate documentele aflate, în prezent, în arhiva Beneficiarului; • Arhivarea documentelor în cadrul unei soluții software de arhivare electronică pusă la dispoziție de Prestator, Beneficiarul având drept de utilizare a soluției acceptată, nelimitat în timp; • Suport pentru instalarea și configurarea soluției software de arhivare electronică pe infrastructura pusă la dispoziție de Beneficiar, compatibile cu soluțiile software disponibile în prezent; • Servicii de analiză și identificare riscuri operaționale generate de implementarea contractului, teste periodice de penetrare și identificare vulnerabilități ale sistemului informatic de arhivare electronică, post-implementare (conform pct. 3.2); • Oferirea unei perioade de garanție de 18 luni după finalizarea contractului pentru soluția software de arhivare electronică; • Reconstituirea tuturor cutiilor / dosarelor care au fost predate spre arhivare și returnarea acestora Beneficiarului în locațiile de unde au fost preluate. Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor: 15 zile. Clarificarile solicitate dupa acest termen nu vor mai fi luate in considerare. Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare /informatii suplimentare, in cea de-a 11-a zi inainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor.

Loturi:

Sectorul 6 al Municipiului București

Default lot

Autoritatea contractantă intenționează să achiziționeze servicii de digitalizare a arhivei instituționale, inclusiv soluție informatică și instruire personal necesare în vederea implementării proiectului „SMART 6 - Planificare Strategică pentru Transformare Digitală și Energie Verde”, Cod SMIS: 155741. Conform proiectului, beneficiarul are obligația de a asigura o vizibilitate potrivită și o promovare adecvată a obiectivelor proiectului, sursei de finanțare și a rezultatelor obținute, în conformitate cu prevederile contractuale și cu prevederile Manualului de Identitate Vizuală al Programului Operațional Capacitate Administrativă. Autoritatea contractantă va atribui un contract pentru achiziția serviciilor de retro-digitizare a arhivei fizice deja existente cuantificată în 462 metri liniari (ml).