Servicii de retrodigitalizare a arhivei - proiect „Simplificarea procesului participativ și decizional în relația cu cetățenii, prin digitalizarea integrată și eficientizarea administrației publice la nivelul Primăriei Municipiului Timișoara”, cod SMIS 154615
SEAPIDStare
SCNA1085406
Data23 Aprilie 2023
Valoare599.192,55 RON
Atribuita
Tip procedura:Procedura simplificata
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateTimisoara
FurnizorCod CPVDescriere:Obiectul procedurii de achiziție este crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiționale existente în arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent și include o soluție arhivare electronică de documente, cu respectarea Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, a legii 16/1996 de arhivare fizică și a specificațiilor minime obligatorii solicitate prin prezetul caiet de sarcini.
Scanarea şi prelucrarea electronică a documentelor are ca obiective :
- realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care să faciliteze regăsirea şi valorificarea continutului documentelor;
- asigurarea protecţiei documentelor originale prin eliminarea sau reducerea la maxim a consultării directe şi a contactului fizic cu exemplarul original;
- eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare, prin faptul că o copie electronica fidelă a originalului va putea fi consultată fără costuri de copier;
- gestionarea accesului la documentele arhivate electronic.
Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare /informatii suplimentare, in cea de-a 5-a zi înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor, in conditiile in care solicitarile se vor adresa cu cel putin 8 zile înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor. Clarificarile depuse dupa acest termen nu vor mai fi luate in considerare.
Loturi:La sediul autoritatii contractante si la sediul prestatorului, dupa caz
Default lot
Primaria Municipiului Timisoara doreste sa achizitioneze serviciile de retrodigitalizare a arhivei, in cadrul proiectului „Simplificarea procesului participativ și decizional în relația cu cetățenii, prin digitalizarea integrată și eficientizarea administrației publice la nivelul Primăriei Municipiului Timișoara”, cod SMIS 154615, servicii ce presupun urmatoarele activitati:
a) retrodigitalizarea (scanarea si indexarea) documentelor existente pe hârtie şi preluarea lor în arhiva electronica, respectiv:
- Stabilirea inițială de comun acord a unui sistem de organizare și codificare a documentelor, rezultând astfel un sistem de metadate corespunzătoare fiecărui fișier;
- Digitizarea/scanarea documentelor;
- Indexarea /atribuirea de metadescriptori fiecărui document;
- Salvarea copiilor digitale în arhiva electronică creată pe serverele instituției;
- Estimarea spatiului de memorare si puterea de calcul a serverelor institutiei necesare pentru acest nou sistem;
- Refacerea documentelor în forma iniţială și returnarea către beneficiar. Se va specifica foarte clar care este procedura de predare/primire a acestor documente pentru a cuantifica ce activitati cad in sarcina autoritatii contractante;
b) realizarea si integrarea solutiei de arhivare electronica, incluzand licentele software necesare, si anume:
- Livrarea unui pachet de licențe de gestionare a documentelor;
- Instalarea licențelor și customizarea soluției conform cerințelor specifice instituției;
- Formarea personalului instituției pentru utilizarea soluției.
Compartimentul pilot selectat pentru retroarhivarea digitala este Directia Generala Urbanism si Planificare Teritoriala din cadrul Primariei Municipiului Timisoara.