Achizitia unui Set de servicii software integrate pentru gestionare a fluxului aferent procesului legislativ și controlului parlamentar - Departamentul pentru Relația cu Parlamentul (DRP), în cadrul proiectului „Optimizarea procedurilor administrative din cadrul Secretariatului General al Guvernului” – cod SIPOCA 396/MySMIS 115539

    SEAP
    ID
    SCNA1084582
    Data
    30 Martie 2023
    Valoare
    430.000 RON
    Stare
    Atribuita
    Tip procedura:
    Procedura simplificata
    Tipul contractului::
    Servicii
    Autoritatea contractanta
    4283422 - SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI
    Localitate
    Bucuresti
    Furnizor
    RO41560854 - SETH DYNAMICS
    Cod CPV
    72212210-4 - Servicii de dezvoltare de software pentru retele (Rev.2)
    Descriere:
    Achiziția unui Set de servicii software integrate pentru gestionare a fluxului aferent procesului legislativ și controlului parlamentar - Departamentul pentru Relația cu Parlamentul (DRP) are ca scop stabilirea condițiilor de furnizare a serviciilor necesare extinderii și dezvoltării unei platforme de DMS care va deservi 700 de utilizatori oferind un instrument complet de lucru pentru toate activitățile curente, conform caietului de sarcini. Număr zile până la care se pot solicita clarificări cu privire la conținutul documentației de atribuire înainte de data limită de depunere a ofertelor: 7. Număr zile pana la care se publică răspunsul la solicitările de clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 5, fara a se lua în considerare ziua publicării. Durata Contractului: 4 luni începând de la data intrării în vigoare/emiterii notificării de începere a serviciilor, dar nu mai târziu de data de finalizare a proiectului, respectiv 30.03.2023 și în conformitate cu Clauza/Condiția suspensivă menționată în caietul de sarcini. În această perioadă este inclusă atât prestarea serviciilor, cât și efectuarea plăților. Clauza/Condiție suspensivă:Atribuirea contractului de prestări servicii este condiționată de aprobarea Actului Adițional la contractul de finanțare nr. 120/29.05.2018 aferent proiectului SIPOCA 396 prin care se va solicita prelungirea duratei de implementare a proiectului, astfel încât să fie posibilă implementarea contractului de prestări servicii conform intervalului de derulare a activităților și durata acestora, valabile la momentul elaborării documentației de atribuire. Proiectul este cofinanțat din Fondul Social European (FSE) prin Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA). În situația în care, indiferent de motive, nu se va semna Actul Adițional menționat anterior, iar la finalizarea procedurii de atribuire, va exista o perioadă de minim 30 zile pentru prestarea efectivă a serviciilor, respectiv de implementare a contractului, ofertantul declarat câștigător are obligația de a restrânge perioada de prestare a serviciilor, respectiv de implementare a contractului, cu respectarea cerințelor minime formulate în cadrul caietului de sarcini asumate prin propunerea tehnică depusă, astfel încât să permită implementarea contractului de prestări servicii în interiorul perioadei de valabilitate a contractului de finanțare nr. 120/29.05.2018 aferent proiectului „Optimizarea procedurilor administrative din cadrul Secretariatului General al Guvernului” – cod SIPOCA 396/MySMIS 115539. De asemenea, ofertantul declarat câștigător va furniza și un GANTT actualizat în conformitate cu restrângerea perioadei de implementare a contractului. În situația în care, indiferent de motive, nu se va semna Actul Adițional menționat anterior, iar la finalizarea procedurii de atribuire, nu va exista o perioadă de minim 30 zile pentru prestarea efectivă a serviciilor, respectiv de implementare a contractului, autoritatea contractantă, nu va atribui contractul și va anula procedura de atribuire în conformitate cu art. 212, alin (1), lit c) din Lege 98/2016 privind achizițiile publice cu modificările și completările ulterioare "ART. 212 (1) Autoritatea contractantă are obligația de a anula procedura de atribuire a contractului de achiziție publică/acordului-cadru în următoarele cazuri: (…) c) dacă este imposibilă încheierea contractului;" Ofertanții acceptă prezenta clauză/condiție suspensivă, asumându-și întreaga răspundere în raport cu eventualele prejudicii pe care le-ar putea suferi în situațiile anterior menționate. În oricare dintre situațiile mai sus menționate, respectiv decizia de restrângere a perioadei de prestarea a serviciilor, respective de implementare a contractului, precum și cea de anulare, nu va obliga autoritatea contractantă la costuri față de operatorii economici participanți și/sau operatorul economic declarat câștigător.
    Loturi:
    Locul principal de prestare Secretariatul General al Guvernului, Piata Victoriei nr. 1, Bucuresti, Romania. Cod NUTS: RO321-Bucuresti
    Default lot
    La nivelul Secretariatului General al Guvernului este implementată și utilizată o soluție de registratură dezvoltată utilizând tehnologia M-Files ce permite înregistrarea și stocarea documentelor primite din afara instituției precum și a celor transmise către terți. Produsul permite, conform licențierii existente, scanarea și OCR-izarea documentelor. Funcția nativă de căutare permite multiple moduri de căutare și regăsire a documentelor funcție de criterii multiple. Conform cerințelor curente, generate de necesitatea ca întregul ciclu de viață al unui document să fie exclusiv în format electronic, se urmărește extinderea aplicației de înregistrare a documentelor la o platformă unică de stocare a documentelor ce va permite un mod de lucru integrat și securizat care să permită/asigure: - gestiunea documentelor și fluxurilor organizaționale, - înregistrarea și arhivarea electronică a documentelor, - un circuit prestabilit al documentelor în funcție de drepturile utilizatorilor, - facilitați de sortare, prelucrare și facilități avansate de afișare a datelor folosind tehnologia M-Files. În prezent, la nivelul autorității există o infrastructură IT operațională bazată pe următoarele tehnologii cu incidență asupra prezentului proiect: - Soluție de înregistrare a documentelor de intrare și ieșire bazată pe M-Files 2018, - Layer virtualizare bazat pe VMWare versiunea 6.5; - Soluție bază de date MS SQL Server 2012; - Soluție de raportare MS SQL Server Reporting Services; - Soluție de backup Commvault; - Elemente de rețea bazate pe tehnologie CISCO și Fortinet ce vor fi reconfigurate conform noilor necesități identificate; - Echipamente de tip FUJITSU PRIMERGY RX2540 M4 ce deservesc platforma de virtualizare; - Echipament de tip storage Fujitsu Ethernus DX100 S4. Soluția tehnică rezultată în urma prestării serviciilor ofertate va trebui să ruleze utilizând infrastructura existentă la nivelul beneficiarului precum și licențele software menționate. Prin serviciile achiziționate se vor instala și configura în mod obligatoriu: - mașinile virtuale necesare, în arhitectura rezultată în urma etapei de proiectare, două medii similare de test și producție, - se vor realiza configurările pe echipamentele de comunicații și securitate (Cisco și Fortinet) - se va implementa procedura necesară de back-up a întregului sistem folosind soluția de backup Commvault. Aplicația de registratură existentă la nivelul SGG este dezvoltată pe platformă M-Files. Aplicația actuală permite doar înregistrarea și regăsirea documentelor de intrare în 3 registre definite. După înregistrare documentele rămân stocate în depozitul de documente, fără trimiterea acestora către structurile interne. În cadrul D.R.P. există o aplicație informatică de gestionare a activităților principale ale Departamentului și anume: Gestionare întrebări – interpelări formulate de parlamentari și a răspunsurilor aferente acestora; Urmărire proces legislativ parlamentar pentru proiecte legislative guvernamentale și a solicitărilor conexe cu privire la acestea; Evidența puncte de vedere cu privire la inițiative legislative parlamentare și urmărirea proceselor asociate elaborării și adoptării lor, precum și a procesului legislativ parlamentar aferent; Monitorizare program legislativ al Guvernului; Monitorizare proiecte de ordonanțe simple și de urgență pentru care s-a solicitat avizul D.R.P. Aplicația menționată este bazată pe Reliable Document Management 2.0 soluție care urmărește și implementează (bazată pe o structură client server) evidența proceselor și informațiilor specifice corespunzătoare atribuțiilor D.R.P., aplicație pentru care în ultimii ani nu s-a mai putut beneficia de mentenanță și nici de o minimă dezvoltare (actualizare) potrivit actualelor necesități ale D.R.P. Structura client server se bazează pe o formulă client/browser web (Mozila Fierfox/ Chrome la nivel client) și respectiv un sever web Apache2 care implementează prin intermediul limbajului PHP 5 structuri de baze de date implementate prin SGBD MySQL și POSTGRESQL, structuri corespunzătoare celor 5 tipuri de activități menționate anterior. Versiuni ale softurilor • Server Sistem de operare: windows server 2008 R2 • Web server: Apache 2 • PHP: versiunea 5.5 • My SQL: versiunea 5 • POSTGRESQL: versiunea 8.4 cu opțiune client php 9.2 Se poate remarca că atât SGBD-urile, cât și PHP sunt versiuni vechi, ce prezintă vulnerabilități și limitări. Acesta reprezintă încă un motiv pentru actualizarea soluției informatice utilizate la nivelul D.R.P. Volumul mare de informații existente în dinamica relației cu Parlamentul, precum și complexitatea fluxurilor necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor ce revin Departamentului face necesară implementarea unui sistem de management al proceselor, documentelor și informațiilor, care să integreze aspectele descrise anterior. Categorii de servicii solicitate: Prestatorul va trebui să dezvolte soluția informatică pornind de la situația existentă la nivelul Secretariatului General al Guvernului – Departamentul pentru Relația cu Parlamentul cu specificațiile tehnice minimale din caietul de sarcini și cu cadrul normativ incident, în baza instrucțiunilor și a informațiilor primite de la Autoritatea contractantă (Beneficiar) în etapa de analiză. Serviciile solicitate prin caietul de sarcini vor trebui să acopere următoarele faze de construcție a soluției informatice: - Analiză - Proiectare - Dezvoltare - Testare - Optimizare și import date istorice - Instruire utilizatori cheie - Elaborare documentație/manuale În cadrul etapelor de analiză și de proiectare se vor clarifica detaliile de configurare pentru toate funcționalitățile platformei. Documentul de analiză și Documentul de proiectare va include lista completă a funcționalităților sistemului, detalierea grupurilor/rolurilor de utilizatori ai sistemului și a drepturilor acestora, descrierea noilor fluxuri de lucru, astfel încât să se atingă toate obiectivele funcționale ale caietului de sarcini. Lista tuturor cerințelor va fi numerotată, astfel încât fiecare cerință să aibă un cod unic care va fi utilizat până în etapa finală de testare a sistemului, pentru asigurarea trasabilității cerințelor. Contractantul trebuie să faciliteze importul tuturor datelor, informațiilor și documentelor/fișierelor existente din vechile bazele de date (MySQL, PostgreSQL). În contextul dezvoltării și digitalizării necesare, atât ca tendință generală, cât și ca mecanism specific în contextul desfășurării activităților, se propune o dezvoltare a mecanismelor specifice proceselor gestionate în cadrul domeniului relației Guvern - Parlament. Volumul mare de informații existente în dinamica relației cu Parlamentul, precum și complexitatea fluxurilor necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor ce revin Departamentului face necesară implementarea unui sistem de management al proceselor/documentelor/informațiilor, care să integreze aspectele descrise mai jos: - Gestionare întrebări – interpelări formulate de parlamentari și a răspunsurilor aferente acestora; - Urmărire proces legislativ parlamentar pentru proiecte legislative guvernamentale și a solicitărilor conexe cu privire la acestea; - Evidența puncte de vedere cu privire la inițiative legislative parlamentare și urmărirea proceselor asociate elaborării și adoptării lor, precum și a procesului legislativ parlamentar aferent; - Monitorizare program legislativ al Guvernului; - Monitorizare proiecte de ordonanțe simple și de urgență pentru care s-a solicitat avizul D.R.P. Totodată, în cadrul etapei de analiză se vor defini și necesitățile pentru OCR-izarea documentelor asociate și integrarea lor în fluxurile descrise mai sus.