Furnizare de produse si servicii “Sistem informatic integrat front-office si back-office pentru simplificarea procedurilor administrative vizând competente exclusive” în vederea implementării proiectului ”Continuarea simplificării procedurilor administrative la nivelul Municipiului Gherla (cod SMIS: 155157)”
SEAPIDStare
CAN1099784
Data27 Februarie 2023
Valoare2.117.250 RON
Atribuita
Tip procedura:Licitatie deschisa
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateGherla
FurnizorCod CPVDescriere:Furnizarea unui sistem informatic integrat cu componente front-office și back-office, care să permită atât interacțiunea electronică cu cetățenii, prin servicii electronice implementate în cadrul unui portal web dedicat, cât și aplicații dedicate care să permită procesarea cererilor primite în cadrul compartimentelor specializate ale Primăriei (aplicații back-office).
Achiziția include totalitatea echipamentelor hardware (server aplicații, terminal interactiv self-tax), licențelor pentru modulele front-office si back-office, serviciilor IT de implementare a funcționalităților specifice platformei integratei (analiza și proiectare, instalare si configurare echipamente si aplicații, instruire utilizatori), necesare pentru operaționalizarea unui platforme informatice integrate pentru servicii electronice complete vizând competențele exclusive e ale primăriei, care să respecte totalitatea cerințelor funcționale și tehnice solicitate în caietul de sarcini (în conformitate cu pct 3.3. Produsele solicitate şi operaţiunile cu titlu accesoriu necesar a fi realizate (serviciile de implementare) parte integrantă a documentației de atribuire.).
Valoarea estimata totală a contractului, fara TVA: 2.146.000 lei. Monedă: RON
Termenul in care autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificari sau informatii suplimentare este de 11 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor, in masura in care aceste solicitari vor fi adresate in termenul prevazut la sectiunea I.3 din instructiunile pentru ofertanti, respectiv 18 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor.
Ofertanții vor avea în vedere ofertarea unui sistem informatic integrat care va include toate componentele hardware solicitate, software standard de sistem și software specializat de aplicație care să respecte cerințele minimale ale caietului de sarcini și să permită atingerea integrală a obiectivelor proiectului, conform caietului de sarcini.
Precizări privind sesiunea demonstrativă:
Având in vedere faptul că strategia de implementare a proiectului implică achiziționarea unor platforme software standard, ale căror funcționalități standard de administrare vor fi utilizate ȋn cadrul contractului pentru configurarea unor fluxuri de lucru specifice in funcție de specificul activității Beneficiarului, fapt ce necesita derularea unei etape de analiza/studiere proceduri interne/implementare proceduri de lucru, ȋn cadrul scenariilor demonstrative nu se va verifica decât un set restrâns de funcționalități de bază ale platformelor software ofertate, care este obligatoriu să existe ȋn platformele ofertate (platforme software standard de tip COTS), care vor fi configurate generic. Nu vor face obiectul ȋn cadrul scenariilor demonstrative aspecte care ţin de configurarea specifică a platformelor ofertate pentru autoritatea contractantă
Pentru demonstrarea conformității propunerilor tehnice prezentate cu solicitările caietului de sarcini, ofertanții au obligația de a depune până la data și ora limită de depunere a ofertelor în anunțul de participare, o înregistrare audio-video a sesiunii demonstrative prin care vor prezenta modalitatea prin care soluțiile ofertate incluse în soluția tehnică răspund la funcționalitățile prezentate în scenariile care sunt detaliate la cap.10.4.1 Portal/modul de servicii electronice si 10.4.2Managementul parcărilor publice
Loturi:Locul principal de executare: Str. Bobîlna, nr. 2
Municipiul Gherla, jud. Cluj
Default lot
Obiectivul general este achiziția si implementarea unor module informatice noi care vor acoperi necesitățile instituției pentru servicii electronice complete vizând competentele exclusive ale primăriei, respectiv:
• Pachet licențe module front-office si back-office competente exclusive:
o Licențe front-office: modul servicii electronice vizând competentele exclusive.
o Licențe back-office: managementul identitatii unice a cetateanului, raportare si analiza indicatori aferenti competentelor exclusive, managementul parcărilor si plata taxei de parcare cu reprezentare pe hartă, registru agricol – module noi (harta), salubritate – gestiunea contractelor de salubritate.
• Solutii de back-up, audit si Securitate IT date fiind nivelul ridicat de amenintari cibernetice din zona on-line.
• Echipamente hardware:
o server aplicații,
o terminal interactiv self-tax,
• Servicii IT de implementare funcționalități specifice platforma integrata,
• Instruire utilizatori soluții informatice - 30 persoane;
Modulele informatice care vor fi achiziționate vor viza atât zona de front-office cat si back-office si vor fi asigura interoperabilitatea si integrarea cu celelalte sisteme informatice ale primăriei.
Funcționalități front-office
Se va furniza o platformă software existentă pe piață (produs comercial, tip COTS = Commercial Of The Shelf ) de tip portal web de servicii electronice, care va fi configurată în cadrul proiectului pentru a permite implementarea tuturor fluxurilor de lucru specifice serviciilor electronice solicitate prin caietul de sarcini din sfera competențelor exclusive ale primăriei.
Ofertanții vor preciza explicit în cadrul ofertelor numele produsului software ofertat pentru platforma portal web de servicii electronice – competențe exclusive.
Aplicația de tip portal se va instala pe serverul de aplicație achiziționat în cadrul proiectului.
Se va implementa un modul de servicii electronice vizand competentele exclusive care va putea fi accesat cu același nume de utilizator și parolă utilizate în cadrul celorlalte solutii de tip front-office aflate in curs de implementare sau care vor fi operaționale la momentul instalării si configurării soluției și a serviciilor electronice din cadrul prezentului proiect: portal web de servicii electronice, aplicatii mobile (Android, iOS) pentru servicii electronice, terminal self-service pentru servicii electronice. Modulul va fi o aplicație în sine, independentă funcțional de celelate aplicații, instalată pe serverul din cadrul prezentului proiect și care va oferi serviciile electronice pentru competențele exclusive printr-o interfată web de tip portal, și care nu va fi afectată de nefuncționarea temporară a componentelor de front-office implementate la nivelul primăriei anterior.
Soluția va asigura:
o Facilități de transmitere integral electronică a dosarelor aferente solicitărilor;
o Primirea electronică a răspunsurilor sau a documentelor solicitate, cu semnătură electronică;
o Informare/ asistență online cu privire la serviciile publice;
o Transmitere de notificări automate cu privire la statusul serviciilor publice accesate de un cetățean;
Soluția va dispune de o interfață de tip web, prin care vor fi puse la dispoziția publicului informații și servicii structurate cu privire la serviciile electronice din sfera competențelor exclusive, în așa fel încât să permită utilizatorului să se ghideze singur către problematica dorită și să consulte astfel informații cu privire la actele necesare eliberării de documente, la autorizații sau certificate, și să ofere posibilitatea de a descărca formulare tipizate în format electronic, care să poată fi tipărite și predate la ghișee, în cazul serviciilor care nu pot fi implementate complet sub formă electronică.
Soluția va pune la dispoziția utilizatorilor autentificați un spațiu privat destinat stocării datelor de contact și a diferitelor documente care trebuie să însoțească diferitele solicitări de servicii adresate Primăriei (de exemplu copia scanată a actului de identitate). De asemenea, utilizatorii vor putea salva și ulterior regăsi în cadrul spațiului lor privat din cadrul modulului toate documentele care le-au fost eliberate în format electronic de către Primărie, ca urmare a utilizării serviciilor electronice. În cadrul spațiului privat al utilizatorilor se va salva și regăsi ulterior întregul istoric de utilizare a serviciilor electronice (solicitări transmise și documente primite). Fiecare utilizator care deține un cont în modulul pentru servicii online va putea astfel să își acceseze spațiul virtual privat pentru a-și actualiza informațiile stocate, a consulta istoricul solicitărilor proprii și documentele electronice emise de Primărie în urma acestor solicitări.
Întreaga interfață a soluției va folosi tehnologii web și standarde deschise în vederea utilizării acesteia folosind browserele cele mai răspândite pe calculatoarele desktop (Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome). Pentru acele servicii electronice care nu necesită un flux de lucru complicat și încărcarea de documente (servicii de informare, de plată electronică sau de solicitare a eliberării unor documente strict în baza completării de formulare web), se va avea în vedere folosirea unor tehnologii web „responsive”, în vederea obținerii unei experiențe de utilizare optime pe dispozitive mobile de tip smartphone și tabletă (adică adaptarea poziției informației și a câmpurilor în cadrul unui ecran sau formular web la dimensiunea și orientarea ecranului dispozitivului mobil utilizat).
Setul de caractere utilizat în GUI va respecta standardul UTF-8, iar interfața GUI va respecta standardele Web Content Accessibility Guidelines (WCAG).
Soluția va respecta în totalitate cerințele impuse prin OUG 112/2018 privind accesibilitatea site-urilor web și a aplicațiilor mobile ale organismelor din sectorul public.
Utilizatorul final al componentei de front-office nu va fi dependent de o anumita tehnologie pentru a accesa serviciile furnizate on-line și se va avea în vedere includerea de soluții care facilitează incluziunea categoriilor defavorizate.
Utilizarea unui serviciu electronic va presupune parcurgerea de către cetățean a unei succesiuni de activități asistate de sistemul portal. Serviciile electronice vor fi centrate pe activități și pe finalitatea acestora și nu pe formulare care să replice formularele off-line existente în cazul interacțiunii la ghișeu.Fiecare serviciu electronic disponibil în portal va consta într-o succesiune de activități particularizate, configurate în etapa de implementare a sistemului conform reglementărilor și modului de organizare al instituției.
Activitățile care compun un serviciu electronic reprezintă o succesiune de pași care pot include:
• ecrane de informare
• ecrane care conțin formulare web care trebuie completate, eventual cu atașarea de fișiere (fotografii, documente scanate)
• ecrane de vizualizare a unor documente generate automat de către Portal, în baza informațiilor furnizate până la acel moment
• ecrane pentru realizarea unei plati electronice
Componenta back-office
Pentru serviciile electronice care presupun și o etapă de procesare manuală (off-line), funcționarul va putea vizualiza solicitarea în componenta de administrare (back-office) a serviciilor electronice și o va putea înregistra, prin servicii de integrare, în sistemul de management al documentelor, unde i se va aloca un număr unic de registratură.
Funcționarii Primăriei vor putea utiliza componenta de administrare a serviciilor electronice pentru a accesa solicitările cetățenilor și a răspunde acestora, de asemenea, prin utilizarea de formulare electronice. Astfel, dosarul unei solicitări de servicii va cuprinde tot istoricul interacțiunii dintre cetățean și Primărie. Componenta de administrare a serviciilor electronice, destinată funcționarilor Primăriei, va include un ecran centralizator al sarcinilor (de tip tablou de bord) care va afișa un centralizator al solicitărilor de servicii transmise din componentele destinate publicului (portal, aplicații mobile). Solicitările vor putea fi grupate în funcție de categorie sau de stare, astfel:
• Inițiată (în curs de completare de către solicitant)
• Așteptare Primărie (solicitarea se află în așteptare, fiind necesară realizarea unei activități manuale de către un funcționar)
• Așteptare Solicitant (solicitarea se află în așteptarea unei completări solicitate inițiatorului)
• În lucru (înregistrată în sistemul de management de documente al Primăriei și aflată pe fluxul intern de rezolvare)
• Finalizată (s-a transmis un răspuns final solicitantului)
• Anulată
In cadrul componentei 3.3.2.2.2 Componenta back-office se regasesc urmatoarele subcomponente detaliate in caietul de sarcini 3.3.2.2.2.1 Componenta de administrare a serviciilor electronice , 3.3.2.2.2.2 Modul de management a identitatii unice a cetateanului,3.3.2.2.2.3 Modul de raportare si analiza indicatori aferenti competentelor exclusive,3.3.2.2.2.4 Managementul parcărilor si plata taxei de parcare cu reprezentare pe hartă,3.3.2.2.2.5 Registru agricol – module noi (harta),3.3.2.2.2.6 Salubritate – gestiunea contractelor,3.3.2.2.2.7 Aplicație software pentru plăţi prin intermediul terminalului Self-tax ,3.3.2.2.2.8 Solutii de back-up, audit si Securitate IT
NOTA! datorita limitarii de caractere, descrierea achizitiei si a servicilor solicitate se regasesc in caietul de sarcini la pag 12-47