SERVICII DE ARHIVARE ELECTRONICA SI RETRO-DIGITALIZARE (REALIZARE ARHIVA DIGITALA)

SEAP

CAN1092249

Data

15 Noiembrie 2022

Valoare

454.656 RON

Stare

Atribuita

Tip procedura:

Licitatie deschisa

Tipul contractului::

Servicii

Autoritatea contractanta

RO 4266499 - SSRMLIRCR 1945-1989

Localitate

Bucuresti , Bucuresti

Furnizor

RO 26163532 - Digital Archiving Solutions

Cod CPV

72252000-6 - Servicii de arhivare computerizata (Rev.2)

Descriere:

Achiziţia de servicii specializate de digitalizare arhivă pentru transferarea dosarelor beneficiarilor Legii nr. 341/2004 cu modificările și completările ulterioare (OUG. nr.95/2014) și Legii nr.42/1990 din arhivă fizică, în arhivă electronică. Astfel, se va crea o arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent. Descriere Generală -Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de retro-digitalizare şi pregătire a documentelor pentru preluarea în arhiva electronică, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menţionat mai sus, în cadrul căruia autoritatea contractantă implementează activitatea de retro¬digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce va duce la scăderea considerabilă a timpului de aşteptare al cetăţeanului pentru furnizarea unui serviciu public eficient și de calitate şi va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situaţie în care mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenţia umană. În acest context, documentele din depozitul de arhivă vor fi retrodigitalizate in acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naţionale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum şi cu prevederile din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996. -Serviciul de realizare arhivă digitală a documentelor reprezintă procesul de transpunere a acestora, din format letric (hârtie) în format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, metadatele rezultate din indexare şi cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică de arhivă electronică dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor - Documenta, existent şi operaţional în cadrul SSRML şi administrate prin interfaţa acesteia. Extinderea sistemului de management al documentelor cu partea de integrare a arhivei electronice creată face obiectul prezentului contract. Descrierea serviciilor pe etape Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare computerizată: Etapa 1. inventarierea dosarelor, conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate, prin culegerea de metadate* (metadescriptori) pentru fiecare dosar (indexare) și printarea metadatelor pe etichete autocolante; Etapa 2. pregătirea documentelor pentru scanare; Etapa 3. retro-digitalizare/scanare dosare din arhiva cu prelucrare electronică şi suportul privind importul datelor rezultate în aplicaţia beneficiarului; Etapa 4.refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare), etichetarea dosarelor, așezarea dosarelor în cutii, etichetarea cutiilor şi predarea acestora în format fizic; Etapa 5.livrarea datelor electronice (materiale-rezultat); Etapa 6. instruire pentru aproximativ 3 persoane, cu privire la baza de date creată. Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 18 SSRML va răspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificare/informațiilor suplimentare în a 11-a zi înainte de termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor.

Loturi:

SERVICII DE ARHIVARE ELECTRONICA SI RETRO-DIGITALIZARE (REALIZARE ARHIVA DIGITALA) SE VOR REALIZA LA SEDIUL INSTITUTIEI- Secretariatul de Stat pentru Recunoaşterea Meritelor Luptătorilor Împotriva Regimului Comunist Instaurat în România în perioada 1945-1989, CONFORM CAIETULUI DE SARCINI

Default lot

Descriere Generală -Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de retro-digitalizare şi pregătire a documentelor pentru preluarea în arhiva electronică, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menţionat mai sus, în cadrul căruia autoritatea contractantă implementează activitatea de retro¬digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce va duce la scăderea considerabilă a timpului de aşteptare al cetăţeanului pentru furnizarea unui serviciu public eficient și de calitate şi va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situaţie în care mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenţia umană. În acest context, documentele din depozitul de arhivă vor fi retrodigitalizate in acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naţionale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum şi cu prevederile din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996. -Serviciul de realizare arhivă digitală a documentelor reprezintă procesul de transpunere a acestora, din format letric (hârtie) în format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, metadatele rezultate din indexare şi cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică de arhivă electronică dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor - Documenta, existent şi operaţional în cadrul SSRML şi administrate prin interfaţa acesteia. Extinderea sistemului de management al documentelor cu partea de integrare a arhivei electronice creată face obiectul prezentului contract. Descrierea serviciilor pe etape Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare computerizată: Etapa 1. inventarierea dosarelor, conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate, prin culegerea de metadate* (metadescriptori) pentru fiecare dosar (indexare) și printarea metadatelor pe etichete autocolante; Etapa 2. pregătirea documentelor pentru scanare; Etapa 3. retro-digitalizare/scanare dosare din arhiva cu prelucrare electronică şi suportul privind importul datelor rezultate în aplicaţia beneficiarului; Etapa 4.refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare), etichetarea dosarelor, așezarea dosarelor în cutii, etichetarea cutiilor şi predarea acestora în format fizic; Etapa 5.livrarea datelor electronice (materiale-rezultat); Etapa 6. instruire pentru aproximativ 3 persoane, cu privire la baza de date creată. Numărul dosarelor ce urmează a fi digitalizate a fost estimat volumetric la 370 metri liniari dosare, acestea fiind organizate în unităţi arhivistice (legate în coperţi de carton). Se estimează că : -arhiva într-un procent de 80% este compusă din documente prelucrate arhivistic (documente legate în dosare de carton de către o firma specializată) și un procent de 20% este compusă din documente care nu sunt prelucrate arhivistic (documentele fiind puse în dosare plic / cu șină). -un procent de aproximativ 15% din dosare conțin și alte tipuri de documente atașate (cărți, cd/uri, casete audio/video, ziare, etc). -din totalul dosarelor, o mică parte sunt documente vechi cu un grad mare de uzură (o pondere de până 15% din volumul total estimat), iar restul sunt documente în stare bună. Nu se poate aprecia cu exactitate numărul de file inscripţionate faţă verso sau numărul de file diferite de A4, dar s-a estimat că un procent de aproximativ 18%, sunt file mai mici de A4, (copii carti de identitate, adeverințe, fotografii, etc) și aproximativ 2%, sunt mai mari de A4