„Servicii de digitizare/digitalizare documente în cadrul proiectului „Administrație deschisă pentru cetățenii municipiului Sebeș”– SMIS 136017

SEAP

SCNA1076930

Data

20 Septembrie 2022

Valoare

249.900 RON

Stare

Atribuita

Tip procedura:

Procedura simplificata

Tipul contractului::

Servicii

Autoritatea contractanta

4331201 - Municipiul Sebes

Localitate

Sebes

Furnizor

RO 26163532 - Digital Archiving Solutions

Cod CPV

72262000-9 - Servicii de dezvoltare software (Rev.2)

Descriere:

În vederea unei bune implementări a proiectului se intenționează contractarea unui serviciu de digitizare/digitalizare documente, cu respectarea dispozițiilor contractului de finanțare și a actelor normative aplicabile, astfel încât obiectivele propuse să fie atinse în limitele de timp și de buget alocate proiectului, cu obținerea rezultatelor așteptate. Astfel, conform contractului de finanțare: • Documentele vizate vor avea o vechime mai mare de 10 ani (reprezintă dosare de proprietate, dosare conținând documente de patrimoniu al municipiului, dosare ale hotărârilor consiliului local și anexele acestora, documente juridice care fac obiectul muncii curente a compartimentelor funcționale); • Nu vor face obiectul acestei activități documentele care fac parte din categorii cu termen de păstrare expirat sau cu termen de păstrare sub 4 ani, conform nomenclatoarelor arhivistice; • Procesele acoperite de serviciul de digitizare/digitalizare documente: registratură, clasificare conform nomenclatorului evidență unități arhivistice, selecționare, acces, păstrare; • Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conținutului și a identificatorilor documentelor / grupărilor de documente din care fac parte; • Metadatele rezultate din indexare și referitoare la copiile digitale vor fi importate în soluția informatică și administrare prin interfața acesteia. Serviciile de digitizare/digitalizare documente pentru eficientizarea serviciilor de bază din cadrul instituției vor asigura: • arhivarea dosarelor fizice și integrarea informațiilor în baza de date; • realizarea efectivă a bazei de date (stocarea electronică a documentelor curente și arhivate; trierea prelucrarea și prezentarea documentelor); • fluxul de documente (primire / transmitere documente; accesarea documentelor); • integrarea acestui serviciu de digitizare/digitalizare documente cu cel existent în cadrul instituției și integrarea informațiilor în baza de date. Activitatea de retro-digitizare/digitizare profesională va presupune îndosarierea, legarea, numerotarea, completare date, inventarierea și scanarea pentru 6.000 de unități arhivistice. O unitate arhivistică este reprezentată de un dosar de aproximativ 250-300 de file. 6.000 de unități arhivistice reprezintă 300 de metri liniari. Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor: 10 Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificari cu 6 zile inainte de data limita pentru depunerea ofertelor. Nota: la calculul termenului de solicitare/răspuns clarificări exprimat in zile, data limită de depunere a ofertelor nu se ia în considerare.

Loturi:

Municipiul Sebeș

Default lot

Digitizare/digitalizarea documentelor din arhiva Municipiului Sebeș contribuie la simplificarea procedurilor administrative la nivel local și reducerea birocrației în relația cu cetățenii, este o măsură de tip back-office, cu caracter general, creată și implementată în concordanță cu documentul ”Planul integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicabile cetățenilor”. Activitatea va avea durata de maxim 6 luni și trebuie să asigure următoarele servicii: scanarea documentelor, indexarea/extragerea datelor relevante, organizarea acestora pentru acces automat în baza de date, implementarea unei soluții informatice care să asigure administrarea electronică a documentelor create, primite sau întocmite pentru uz intern în cadrul instituției, așa cum este cerut de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, completată cu instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale, licența soft și servicii dezvoltare și implementare, customizare și configurare soft conform specificului de activitate, etc. Servicii de digitizare/digitalizarea profesionale vor presupune îndosariere, legare, numerotare, completare date, inventariere și scanare pentru 6.000 de unități arhivistice. O unitate arhivistică este reprezentată de un dosar de aproximativ 250-300 de file. 6.000 de unități arhivistice reprezintă 300 de metri liniari.