Sistem electronic de arhivare și servicii de arhivare electronică (Lot 1) și Sistem de inventariere bazat pe coduri de bare (L2), în cadrul proiectului „Consolidarea și eficientizarea sistemului național de recuperare a creanțelor provenite din infracțiuni” cod SIPOCA 56, finanțat din fonduri externe nerambursabile și cofinanțare națională, de către Autoritatea de Management pentru POCA
SEAPIDStare
CAN1083069
Data03 Iulie 2022
Valoare368.562,01 RON
Atribuita
Tip procedura:Licitatie deschisa
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti
FurnizorCod CPVDescriere:Obiectul contractului de achiziție: Sistem electronic de arhivare și servicii de arhivare electronică și Sistem de inventariere bazat pe coduri de bare, pentru implementarea proiectului „Consolidarea și eficientizarea sistemului național de recuperare a creanțelor provenite din infracțiuni”, cod SIPOCA 56, Cod SMIS 120082, finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă.
Achiziția se va efectua pe două loturi, după cum urmează:
Lotul 1 - Sistem electronic de arhivare și servicii de arhivare electronică:
presupune furnizarea unui sistem electronic de arhivare a documentelor aflate pe suport hârtie, în arhiva Agenției, dar și prestarea serviciilor de arhivare electronică. Serviciul de arhivare electronică reprezintă procesul de transpunere a documentelor, de pe hârtie, într-o formă electronică fidelă, cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, în scopul de a crea o arhivă de copii electronice care sunt reprezentări fidele ale înscrisurilor existente la nivelul Agenției.
Modulul de arhivare electronică a documentelor va asigura: stocarea electronică a documentelor într-un spațiu centralizat și organizat și posibilitatea de a asocia metadate pentru fiecare document în parte; integrare nativă cu aplicații Office (în vederea asigurării compatibilizării cu sistemele utilizate în prezent de ANABI). Sistemul electronic de arhivare va include servicii de dezvoltare, actualizare aplicații, configurare baze de date, migrare structuri de date, precum și alte servicii a căror necesitate ar rezulta pe parcursul procesului de instalare/configurare.
Se va asigura mentenanță pentru sistemul electronic de arhivare pentru o perioadă de minimum 3 ani.
Lotul 2 - Sistem de inventariere bazat pe coduri de bare:
presupune furnizarea unui sistem care să permită scanarea codurilor de bare în cadrul activității de inventariere, respectiv a unui sistem integrat pentru inventarierea bunurilor pe baza codurilor de bare pentru o mai buna gestiune si administrare a acestora, de la care se așteapă următoarele rezultate:
- Stocarea electronică a documentelor într-un spațiu centralizat și organizat la sediul beneficiarului și posibilitatea de a asocia metadate pentru fiecare document în parte;
- Scanarea codurilor de bare în cadrul activității de inventariere;
- Facilitarea activității de inventariere, cu ajutorul sistemului de inventariere bazat pe scanarea codurilor de bare.
Serviciile/produsele ce urmează a fi prestate/furnizate și livrabilele ce urmează a fi furnizate sunt descrise detaliat în caietul de sarcini.
Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare în legătură cu documentația de atribuire, cu respectarea termenului limită stabilit de autoritatea contractanta în anunțul de participare și fișa de date a achiziției la secțiunea I.3 Comunicare din Fișa de date a achiziției, respectiv, cu cel târziu 21 de zile înainte de data limită de depunere a ofertelor.
Termenul limită exprimat în care autoritatea contractantă va răspunde în mod clar și complet la toate solicitările de clarificări, conform obligației prevăzute la art.160, alin. (2) și art.161, alin. (1) din Legea nr.98/2016, este cu cel puțin 10 zile înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor.
Răspunsurile la solicitările de clarificări se vor publica în SEAP la adresa www.e-licitatie.ro, fără a se dezvălui identitatea celui care a solicitat clarificările.
Loturi:348.490,59 RON
La sediul Autorității Contractante (situat în București, Sector 3, Bulevardul Regina Elisabeta nr. 3, etaj 3 și 5).
Sistem electronic de arhivare și servicii de arhivare electronică
Achiziționarea unui sistem electronic de arhivare, precum și de servicii de arhivare electronică care să sprijine activitatea curentă a agenției.
Potrivit art. 18 din Legea 318/2015, corespondența se transmite Agenției, de regulă, în format electronic, la adresa oficială de e-mail a acesteia. În vederea primirii și păstrării întregii corespondențe, Agenția organizează propriul sistem electronic de arhivare, conform prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în forma electronică, republicată.
În acest sens se urmărește achiziționarea unui sistem electronic de arhivare, precum și a serviciilor de arhivare electronică a documentelor aflate pe suport hârtie, în arhiva agenției.
Serviciul de arhivare electronica reprezintă procesul de transpunere a documentelor, de pe hârtie, într-o forma electronică fidelă, cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, în scopul de a crea o arhivă de copii electronice care sunt reprezentări fidele ale înscrisurilor existente la nivelul instituției.
Astfel, potrivit art. 3 lit. b) si g) din Legea nr. 135 din 2007 privind arhivarea electronică, sistemul electronic de arhivare este definit a fi sistemul informatic destinat colectării, stocării, organizării și catalogării documentelor în forma electronică în scopul conservării, consultării și redării acestora. De asemenea, prin arhiva electronică se înțelege sistemul electronic de arhivare, împreuna cu totalitatea documentelor în forma electronică arhivate.
Serviciile de arhivare electronică pentru arhiva de documente care se vor achiziționa, trebuie să respecte următoarele cerințe minime obligatorii:
- Procesului de transpunere a documentelor, din format hârtie în format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, cu scopul de a crea o colecție de copii digitale pentru consultare și recuperare în caz de distrugere a originalului; pentru regăsirea / consultarea facilă, i se vor asocia acestora acele elemente (metadate, indecsi) care constituie index-ul colecției;
- Serviciul de arhivare digitala se va realiza de către un operator economic autorizat și specializat în prestarea de astfel de servicii.
- Serviciul de arhivare electronică implica efectuarea următoarelor activități principale:
a) Arhivarea electronică se va realiza cu personalul specializat al Prestatorului precum și cu echipamente specializate, de producție ale Prestatorului, automat sau manual, în funcție de starea fizica a documentelor;
b) Indexarea / asocierea unor informații / metadate copiilor electronice ale documentelor, in scopul regăsirii, se va realiza prin extragerea de către Prestator a elementelor de indexare necesare regăsirii arhivei digitale și atașarea acestora la imaginile rezultate în urma procesului de arhivare;
c) Identificarea metadatelor se va face ulterior printr-un proces de analiză a arhivei, ce implica definirea tuturor elementelor de catalogare, relatiile logice dintre ele, modalitatea de grupare a informațiilor, scheme de indexare si validare a datelor. Procesul de analiză va fi efectuat de către Prestator, asistat de un responsabil al Autorității Contractante;
d) Soluția trebuie să permită extragerea datelor utilizând OCR full-text sau OCR pe zone speciale ale documentelor sau în zone din document;
e) Arhiva electronică formată din imagini și metadata se va face și pe medii electronice de stocare (server);
f) Soluția trebuie să dispună de funcționalitatea de anulare (Undo) a următoarelor acțiuni efectuate în interfață asupra dosarelor și/sau documentelor: mutare dosar/document, ștergere dosar/document, utilizare ca referință dosar/ document, editarea metadatelor la nivel de dosar/folder.
- Serviciul de arhivare electronică a documentelor se va desfășura la sediul prestatorului, caz în care acesta va prelua documentele supuse arhivării pe bază de proces verbal de predare-primire.
- Pe durata prestării serviciilor, Prestatorul este responsabil de implementarea unor proceduri stricte pentru toate procesele tipice activității de scanare a documentelor (pregătirea documentelor, scanarea documentelor, procesarea imaginilor, indexarea şi verificarea imaginilor şi criteriilor de căutare, reconstituirea documentelor) astfel încât să se asigure menţinerea integrităţii documentelor și prin care să nu se permită pierderea sau rătăcirea documentelor fizice şi electronice. Oferta va include toate procedurile de lucru ce vor fi implementate de Prestator pentru realizarea serviciului.41.093,84 RON
La sediul Autorității Contractante (situat în București, Sector 3, Bulevardul Regina Elisabeta nr. 3, etaj 3 și 5).
Sistem de inventariere bazat pe coduri de bare
Sistemul de inventariere bazat pe coduri de bare care se va achiziționa, trebuie să respecte următoarele cerințe minime obligatorii impuse prin caietul de sarcini