Servicii privind crearea unei arhive unice prin digitalizarea arhivelor aferente serviciilor de asistenta sociala la nivelul compartimentelor cu atribuții în domeniul asistentei sociale din cadrul aparatului de specialitate al Primăriei Sector 1
SEAPIDStare
SCNA1073539
Data19 Iulie 2022
Valoare143.400 RON
Atribuita
Tip procedura:Procedura simplificata
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti , Bucuresti
FurnizorCod CPVDescriere:Prezenta achiziție face parte din proiectul "Instrumente pentru reducerea birocrației in serviciile de asistenta sociala la nivelul Sectorului 1 al Municipiului București", pentru care a fost semnat contractul de finanțare nr. 464 din data 10.03.2020.
Scopul proiectului Va fi Creata o arhiva unica prin digitizarea arhivelor aferente serviciilor de asistenþa sociala la nivelul compartimentelor cu atribuþii în domeniul asistenþei sociale din cadrul aparatului de specialitate al Primarului S1 al MB (scanarea documentelor, indexarea/extragerea datelor relevante si organizarea acestora pentru acces automat în baze de date).
Obiectivul specific al proiectului Creşterea eficienţei şi eficacităţii aparatului administrativ şi reducerea birocraţiei pentru cetăţenii Sectorului 1 beneficiari ai serviciilor de asistenţă socială prin creşterea gradului de operaţionalizare a documentelor din arhiva tradiţională;
Loturi:Raza de competenta a Sectorului 1 al Municipiului Bucuresti
Default lot
Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfășurării în bune condiții a activității de retro-digitalizare şi pregătire a documentelor pentru preluarea în baza de date, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menționat mai sus, în cadrul căruia Autoritatea Contractantă implementează activitatea de retro-digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce poate duce la scăderea considerabilă a timpului de așteptare al cetățeanului pentru furnizarea unui serviciu public şi poate va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situație în care mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenția umană.
În acest context, documentele din cadrul Biroului Autoritate Tutelară și Compartimentul Fond Imobiliar vor fi retro-digitalizate în acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naționale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum şi cu prevederile din instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996. Activitatea va începe cu întocmirea unui inventar al documentelor ce vor fi retro-digitalizate, în conformitate cu reglementările legale în vigoare de păstrare a documentelor şi cu limitele fixate de ghidul solicitantului/caietul de sarcini, astfel :
o nu se vor cuprinde în inventar documentele cu termen de păstrare expirat sau cele cu termen de păstrare sub 4 ani, conform nomenclatoarelor arhivistice;
o nu se vor digitaliza documente mai vechi de 10 ani
Serviciile ce vor fi achiziționate includ următoarele activități specifice:
pregătirea documentelor pentru scanare;
retro-digitalizare/scanare documente din arhiva Biroului Autoritate Tutelară și Compartimentul Fond Imobiliar cu prelucrare electronică,
atribuirea de metadate (indecși) fiecărui document (indexare);
refacerea documentelor în forma inițială (după retro-digitalizare/scanare);
Integrarea/migrarea datelor in aplicația E-SAS1 (aplicatie informatica pusa la dispozitia si utilizarea DGASPC)
Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conținutului şi al identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor , metadatele rezultate din indexare şi cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în baza de date aferenta aplicației dezvoltata in parteneriat cu DGASPC Sector 1.
Integrarea datelor rezultate din procesul de retrodigitalizare cu baza de date, cade în sarcina ofertantului, în colaborare cu specialiștii de implementare al platformei ESAS 1.
Locațiile pentru desfășurarea activităților proiectului, respectiv locul de prestare a serviciilor de retro-digitalizare, sunt : strada Banu Manta nr. 9, Sector 1, București si Strada Mureș nr 18-24 Sector 1, București.