Servicii de consultanță în managementul proiectului ROHU-53 „Conservation and protection of the cross border natural heritage of Bihor - Hajdú-Bihar counties”
SEAPIDStare
SCNA1071480
Data09 Iunie 2022
Valoare130.390 RON
Atribuita
Tip procedura:Procedura simplificata
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateSanmartin , Bihor
FurnizorCod CPVDescriere:Servicii de consultanță în management de proiect în cadrul proiectului ROHU 53 - “Conservation and protection of the cross border natural heritage of Bihor - Hajdú-Bihar counties”.
Obiectivul contractului ce urmează a fi atribuit constă în achizitia serviciilor de consultanță aferente managementul proiectului pentru Comuna Sanmartin in calitate de partener beneficiar si lider de parteneriat.
Durata serviciilor este de la data semnarii contractului de achiziție publică pentru toată perioada de implementare a acestuia conform contractului de finantare si a modificarilor ulterioare aprobate prin act aditional. Pentru demararea, pregătirea/organizarea şi supravegherea în condiţiile stabilite prin proiect a tuturor activităţilor acestuia, este necesar să fie achiziţionate serviciile de management de proiect. Conform bugetului comunei Sanmartin din cadrul Contractului de finantare, in pachetul de activitati AM.1 sunt prevăzute servicii externalizate de management general al proiectului.
Proiectul a fost demarat la data 01.05.2018, pe o perioada inițială de implementare de 30 luni. La data 31.10.2020 s-a semnat actul adițional pentru prelungirea perioadei proiectului, astfel, termenul de finalizare a proiectului, conform contractului de finanțare, este de 30.04.2022. La data de 24.02.2022 s-a depus solicitarea de prelungire a perioadei de implementare cu încă 16 luni, data de finalizare a proiectului propusă și solicitată fiind 31.08.2023.
Proiectul cuprinde aproximativ 120 activitati grupate în 7 pachete de activități ( 1 de Management, 4 de implementare, 1 de investiții, 1 de comunicare) din care comunei Sanmartin, în calitate de partener îi revin în totalitate 2 pachete de activități (1 implementare și 1 investiții) cu 9 activități soft si 56 activități legate de realizarea a 9 investiții în infrastructura în comuna Sanmartin și în parte este responsabil de alte 2 pachete activități (management și comunicare ) cu 7 activități.
Cele noua investitii în infrastructura aflate în diferite stadii de implementare și execuție sunt grupate pe două zone aferente ariilor protejate din comuna Sanmartin și anume situl Betfia si situl Petea astfel:
1. construire Drum acces sit Petea- executie finalizata
2. construire Parcare Petea- in faza de licitatie executie
3. imprejmuirea sitului Petea- in executie
4. realizare Pod in rezervatia Sitului Petea- in faza de proiectare
5. construire drum acces sit Betfia -in faza de proiectare
6. construire parcare la situl Betfia- in faza de proiectare
7. construire centru monitorizare Betfia- in faza de proiectare
8. construire turn monitorizare Betfia-in executie
9. construire utilitati la centrul de monitorizare Betfia- in faza de proiectare
In solicitarea de modificarea a proiectului de pusa la 24.02.2022 au fost actualizate datele si caracterisiticele tehnice la 4 din cele 9 investitii, in ceea ce priveste locatia, detalii tehnice, realocari bugetare, reorganizarea calendarului activitatilor, urmand ca pe masura evolutiei proiectului sa se modifice și restul activitaților de implementare și de investiții în urma finalizării proiectelor tehnice, a atribuirii contractelor de execuție, a actualizării devizelor, etc.
Loturi:Comuna Sânmărtin, județul Bihor
Default lot
3.1. Activitati generale privind asigurarea unui management extern eficient al proiectului în vederea implementării cu succes al acestuia:
Asigurarea implementării proiectului conform cerințelor de raportare tehnică și financiară la nivel de partener si la nivel de proiect din contractul de finanțare, inclusiv modificari și amendamente la contractul de finanțare; consultantul va respecta termenele de predare a rapoartelor şi documentele aferente acestora către Beneficiar. Verificarea acestor rapoarte se va face de către Beneficiar, iar în cazul în care acesta nu notifică direct Consultantului observaţii, acestea se consideră avizate doar după avizarea lor de către BRECO Control de Prim Nivel/Secretariatul Comun si/sau Autoritatea de Management;
Participarea la vizitele de monitorizare a implementarii proiectului şi de verificare a cheltuielilor efectuate de BRECO Control de Prim Nivel/Secretariatul Comun , Autoritatea de Management şi/sau alte structuri cu atribuţii de control/ verificare/ audit a finanţărilor nerambursabile din fondurile structurale;
Participarea impreuna cu echipa interna de proiect la şedinţele de progres în cadrul cărora se analizează evoluţia proiectului din punctul de vedere al cheltuielilor, utilizării resurselor, implementării activităţilor, identificarii, evaluarii și managementul riscurilor apărute pe parcursul proiectului, obţinerii rezultatelor, evaluarii impactului – atingerea indicatorilor propuși prin proiect;
Atentie! Limba oficiala a programului de finantare este limba engleza, astfel toate documentele programului de finantare, ghidurile si manualele sunt publicate in limba engleza. De asemenea toate documentele întocmite de beneficiar( rapoartele de partener, de proiect, solicitările de modificare, etc. ) vor fi intocmite în limba engleza, conform procedurilor si formularelor impuse prin programul de finantare.
3.2 Activitati specifice
Pentru realizarea unui management al proiectului performant, raportat la stadiul actual al implementarii proiectului si avand in vedere perioada de implementare ramasa si suplimentata, volumul de munca estimat si tipul de servicii necesare, prestatorul va asigura realizarea următoarelor activităţi conform cerințelor Caietului de sarcini:
elaborarea rapoartelor de progres la nivel de partener pentru comuna Sanmartin (inclusiv a celor intermediare) - completarea formularelor specifice, introducerea datelor, informațiilor in sistemul eMS si încărcarea documentelor în sistemul eMS, asistență în furnizarea clarificărilor solicitate de organismul de control la primul nivel.
Se estimeaza a fi necesare 13 buc. rapoarte (inclusiv raportul final)
intocmirea rapoartelor de progres tehnic la nivel de proiect pe baza informațiilor furnizate de partenerii proiectului în rapoartele lor respective si suplimentar la cererea liderului de proiect; procesarea documentelor și datelor necesare de la parteneri, introducerea datelor, informațiilor in sistemul eMS si încărcarea documentelor în sistemul eMS;
Se estimeaza a fi necesare 4 buc. rapoarte (inclusiv raportul final)
intocmirea rapoartelor de progres financiar la nivel de proiect pe baza informațiilor si declaratiilor de validare a cheltuielilor furnizate de comuna Sanmartin si de partenerii proiectului;
Se estimeaza a fi necesare 12 buc. rapoarte
Consultanță de specialitate si Intocmirea solicitarilor de modificare tehnica, financiara si /sau administrativa pentru partenerul de proiect comuna Sanmartin în cazul apariției unor modificări în implementarea proiectului care necesită notificare sau acte adiționale la contractul de finanțare;
Se estimeaza a fi necesare 8 buc ( 2 buc acte aditionale si 6 buc notificari)
Centralizarea si procesarea, inglobarea si coroborarea cererilor de modificare venite din partea partenerilor de proiect si transmiterea acestora la secretariatul comun, operarea modificarilor in sistemul eMS, transmiterea raspunsurilor la clarificările solicitate de secretariatul comun/ autoritatea de management.
Se estimeaza a fi necesare 6 buc.
Participarea la vizitele in teren cu ocazia verificarilor de control de prim nivel aferente rapoartelor de progres a partenerului comuna Sanmartin.
Participarea la vizitele de monitorizare ale proiectului din partea secretariatului tehnic comun si a autoritatii de management.
Asistență de specialitate in calitate de lider de proiect pentru partenerii de proiect ori de câte ori este necesar, cu privire la prevederile manualului de implementare a proiectului si problemele legate de gestionarea proiectului in parteneriat.
Serviciile de mai sus sunt estimative si nu limitative, acestea putând fi completate, modificate sau suplimentate/reduse în funcție de evolutia efectiva a implementarii proiectului, regulile programului de finantare, cerintele autorității contractante si instructiunilor emise de Autoritatea de Managemen atat ca si numar de bucati cat si ca ore estimate.