Servicii de retrodigitalizare arhiva de documente
SEAPIDStare
CAN1078772
Data02 Mai 2022
Valoare395.928 RON
Atribuita
Tip procedura:Licitatie deschisa
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti
FurnizorCod CPVDescriere:Documentele din depozitul arhivă ORDA vor fi digitizate în acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996 republicată, precum și cu prevederile din instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.
Serviciile ce se vor realiza de către prestator includ:
- Pregătirea și preluarea unităților arhivistice din locație;
- Transportul securizat al documentelor către locația de scanare;
- Livrarea documentelor scanate către sistemul de arhivare computerizată;
- Recepția unităților arhivistice ăn locația de scanare;
- Pre-Validare;
- Presortare a documentelor cu termen de păstrare expirat pentru distrugere securizată;
- Digitizarea/scanarea documentelor;
- Atribuirea de metadescriptori (indecsi) fiecărei unități arhivistice;
- Control de calitate;
- Scrierea și livrarea fișierelor pe unități optice;
- Refacerea și legarea documentelor în forma inițială (dupa digitizare);
- Transportul unităților arhivistice înapoi în locația de unde au fost preluate;
- Distrugere securizată.
Volumul estimat ce urmează a fi digitizat este de aproximativ 6.200 unități arhivistice, reprezentând 162 metri liniari. O unitate arhivistică conține un număr maxim de 300 de file.
Unitățile arhivistice sunt realizate conform Nomenclatorului Arhivistic în vigoare, grupate pe departamente, tipologii, data creare, timp de păstrare.
Termenul de realizare este de maxim 3 luni de la emiterea ordinului de începere a prestării serviciului și de la predarea documentelor spre digitizare de către Beneficiar.
Pentru îndeplinirea activităților, ofertantul trebuie să dețina următoarele autorizații de funcționare pentru prestarea serviciilor arhivistice prevăzute în Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 (republicată):
- Autorizație Utilizare a Documentelor Deținute;
- Autorizație Prelucrare Arhivistică;
- Autorizație Legătorie;
- Acreditare de la autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu, să administreze sistemul electronic de arhivare și documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, conform Legii 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor în formă electronică.
Datorita restrictiei de 4000 caractere, se va vedea Caietul de sarcini.
Data limita de primire a solicitarilor de clarificari: operatorii econoimici interesati vor transmite solicitarile de clarificari cu cel tarziu 18 zile inainte de data limita stabilita pentru depunerea ofertelor, conform art. 160 si 161 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, modificata si completata. Data limita de raspuns la solicitarile de clarificari: ORDA va raspunde complet tuturor solicitarilor de clarificari, o singura data, cu 11 zile inainte de data limita stabilita pentru depunerea ofertelor. ORDA va raspunde doar solicitarilor de clarificari transmise prin intermendiul SEAP pana la data limita stabilita.
Loturi:La sediul Prestatorului, cu excepţia activităţii de preluare a documentelor
În funcție de specificul documentelor și de importanța lor, Beneficiarul își rezervă dreptul de a solicita Prestatorului prestarea serviciilor de digitalizare, în totalitate sau doar parțial, la sediul acestuia
În acest sens, Prestatorul va demonstra că dispune de un spațiu care este adecvat pentru scanarea, depozitarea temporară pe timpul proiectului, prestarea serviciilor de indexare a documentelor electronice și găzduirea echipamentelor folosite pentru procesarea datelor
În vederea probării spațiului de prestare a serviciilor de digitizare pus la dispoziție de Prestator, Beneficiarul va constitui o comisie de verificare, formată din cel puțin 3 persoane cu funcții de decizie din cadrul structurii sale. Aceasta se va deplasa la locația declarată de ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluarii ofertelor și va analiza în ce măsură corespunde cerințelor
Default lot
Serviciile solicitate sunt destinate desfășurării în bune condiții a activității de digitizare și pregătire a documentelor pentru încadrarea acestora în arhiva electronică.
Prin procesul de digitizare se va elimina uzura cauzată de studiul documentelor fizice, conservându-le astfel pentru o perioadă mai lungă de timp.
În acest context, documentele din depozitul arhivă vor fi digitizate în acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996 republicată, precum și cu prevederile din instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.
Serviciile ce se vor realiza de către prestator includ:
- Pregătirea și preluarea unităților arhivistice din locație;
- Transportul securizat al documentelor către locația de scanare;
- Livrarea documentelor scanate către sistemul de arhivare computerizată;
- Recepția unităților arhivistice ăn locația de scanare;
- Pre-Validare;
- Presortare a documentelor cu termen de păstrare expirat pentru distrugere securizată;
- Digitizarea/scanarea documentelor;
- Atribuirea de metadescriptori (indecsi) fiecărei unități arhivistice;
- Control de calitate;
- Scrierea și livrarea fișierelor pe unități optice;
- Refacerea și legarea documentelor în forma inițială (dupa digitizare);
- Transportul unităților arhivistice înapoi în locația de unde au fost preluate;
- Distrugere securizată.
Volumul estimat ce urmează a fi digitizat este de aproximativ 6.200 unități arhivistice, reprezentând 162 metri liniari. O unitate arhivistică conține un număr maxim de 300 de file.
Unitățile arhivistice sunt realizate conform Nomenclatorului Arhivistic în vigoare, grupate pe departamente, tipoligii, data creare, timp de păstrare.
TTermenul de realizare este de maxim 3 luni de la emiterea ordinului de începere a prestării serviciului și de la predarea documentelor spre digitizare de către Beneficiar.
Pentru îndeplinirea activităților, ofertantul trebuie să dețina următoarele autorizații de funcționare pentru prestarea serviciilor arhivistice prevăzute în Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 (republicată):
- Autorizație Utilizare a Documentelor Deținute;
- Autorizație Prelucrare Arhivistică;
- Autorizație Legătorie;
- Acreditare de la autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu, să administreze sistemul electronic de arhivare și documentele arhivate în cadrul arhivei electronice, conform Legii 135/2007 cu privire la arhivarea documentelor în formă electronică.