Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă
SEAPIDStare
CAN1077057
Data07 Aprilie 2022
Valoare762.250 RON
Atribuita
Tip procedura:Licitatie deschisa
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateTargoviste
FurnizorCod CPVDescriere:Obiectivul general al contractului îl constituie “Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă”, respectiv realizarea de proceduri simplificate pentru reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative aplicabile cetățenilor, atât din perspectiva back office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivelor) cat si front office.
Obiectivele specifice sunt următoarele:
- Digitalizarea proceselor de administrare a documentelor la nivelul UAT jud Dâmbovița având ca scop reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative pentru cetățeni implementate
- Retro-digitalizarea documentelor din arhiva UAT județul Dâmbovița ce are ca scop arhivarea de copii digitale ale documentelor tradiționale existente in arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent
Volumul estimat al documentelor supuse procesului de retro-digitalizare este de aproximativ 800 ml.
Având în vedere ca 1ml de documente conține aproximativ 6.000 file A4, iar tarifele de scanare diferă in funcție de formatul filelor, autoritatea a estimat ca sunt necesare servicii de scanare documente pentru:
- 4.555.000 file A4 – format ADF
- 48.000 file A4 – format Flatbad
- 240.000 file A3 – format ADF
- 2.400 file A3 – format Flatbad
- 35.000 indexuri
Descrierea activităților:
Pentru realizarea contractului având ca obiect “Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă” care face obiectul achiziției sunt necesare prestarea următoarelor activități:
Activitatea 1 – furnizarea unei soluții/aplicații informatice care sa asigure administrarea electronica a documentelor create sau primite, pentru uz intern în cadrul instituției
Soluția/aplicația informatică ce va asigura administrarea electronică a documentelor pentru CJ Dâmbovița, va respecta obligatoriu toate prevederile legale în vigoare, referitoare la arhivarea documentelor în forma electronică (Legea nr. 135/2007, Ordinul MCSI nr. 493/2009, LEGE nr. 455/2001, Lege nr. 451/2004, Ordinul MCSI nr. 492/2009, Ordinul Nr. 3512/2008, Ordinul Nr. 882/2012, OG nr. 8/2013, Legea nr. 148/2012 etc.), precum și toate celelalte prevederi referitoare la organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale ale României.
Activitatea 2 - crearea arhivei digitale
Această activitate are ca scop achiziționarea de servicii de scanare si procesare a documentelor din arhivă.
1.In conformitate cu prevederile art.160 alin.(1) din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările si completările ulterioare, termenul limita pana la care orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare in legătura cu documentația de atribuire este de maxim 20 zile înainte de data limita de depunere a ofertelor.
2.In conformitate cu prevederile art.160 alin.(2) din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările si completările ulterioare, autoritatea contractanta va răspunde in mod clar si complet tuturor solicitărilor de clarificare /informațiilor suplimentare in a 11-a zi dinainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor.
NOTA
Orice solicitare de clarificare transmisa după data menționată la punctul 1, va pune Autoritatea Contractanta in imposibilitatea de a oferi un răspuns in termenul menționat la punctul 2, drept urmare, orice solicitare de clarificare transmisa in afara termenului menționat va fi considerata tardiva.
Loturi:Consiliul Județean Dâmbovița
Default lot
“Servicii de digitalizare si retro-digitalizare a arhivei pentru documentele cu valoare operațională prezentă”, conform caietului de sarcini.
Consolidarea capacitații Consiliului Județean Dâmbovița de a asigura calitatea si accesul la serviciile publice oferite exclusiv de instituție prin simplificarea procedurilor administrației locale si reducerea birocrației, reprezintă obiectivul principal al proiectului.
Autoritatea Contractantă implementează activitatea de retro-digitalizare a documentelor din arhiva Consiliului Județean Dâmbovița, având ca scop:
-Scăderea poverii administrative si a timpului de prelucrare a documentelor la nivelul CJ Dâmbovița, ceea ce va scădea considerabil timpul de așteptare al cetățenilor pentru furnizarea unui serviciu public si va elimina erori generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe hârtie (pentru care mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenția umana);
-Asigurarea protecției documentelor originale prin eliminarea sau reducerea la maxim a consultării directe si a contactului fizic cu exemplarul original ;
-Eliminarea costului de copiere a documentelor in procesul de consultare, prin faptul ca o copie electronică fidela a originalului va putea fi consultata fără costuri de copiere ;
-Gestionarea accesului la documentele arhivate electronic ;
-Administrarea documentelor retro-digitalizate prin interfețele unui modul de arhiva electronica.