Servicii de realizare arhivare documente aferente POSDRU 2007-2013
SEAPIDStare
SCNA1067134
Data20 Martie 2022
Valoare398.500 RON
Atribuita
Tip procedura:Procedura simplificata
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateTimisoara
FurnizorCod CPVDescriere:Obiectul contractului constă în achiziționarea de „Servicii de realizare arhivara documente aferente POSDRU 2007-2013” pentru desfășurarea activității in condiții optime.
Achiziția se va desfășura în cadrul proiectului „ Sprijinirea OIR POSDRU VEST pentru arhivarea documentelor aferente POSDRU 2007-2013”, cu ID SMIS 135248.
Loturi:Timisoara
Default lot
Achiziția se derulează în cadrul unui proiect cu finanțare nerambursabilă POCU, proiectul având prevăzuta o perioadă de implementare de 44 luni.
Obiectul contractului constă în achiziționarea de „Servicii de realizare arhivare documente aferente POSDRU 2007-2013”. In cadrul proiectului se doreste realizarea arhivei fizice si digitale a documentelor mentionate. Aceasta activitate presupune achizitia de servicii specializate de arhivare fizica, prelucrare electronică și depozitare documente.
Achizitia se va face prin contract:
Valoarea estimată a contractului este de 589.915,97 lei fără TVA
OIR POSDRU VEST are obligatia de a asigura respectarea prevederilor privind disponibilitatea documentelor cuprinse la art.90 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006, dar si prevederile art, 15 din Regulamentul CE nr. 1828/2006, pivind asigurarea unei piste adecvate de audit. Toate datele, rapoartele, corespondența si documentele legate de fiecare etapa a implementarii POSDRU 2007-
2013 se pastreaza timp de minimum 3 ani de la închiderea POSDRU, asa cum este reglementat de legislația comunitară relevantă și trebuie asigurata arhivarea corespunzatoare a acestora.
Arhivarea documentelor reprezinta o reala necesitate, având în vedere volumul mare de documente generate în perioada 2007-2017, nevoia de organizare si inventariere a acestora, în vederea administrarii si accesarii rapide a informatiilor, pentru a putea raspunde oricarei solicitari.
Arhiva constituita trebuie depozitata si pastrata într-un spatiu adecvat, special amenajat, care sa corespunda cerintelor si normelor legislatiei în vigoare. Depozitarea si pastrarea documentelor la un detinator de arhiva autorizat va asigura toate conditiile de pastrare, conservare si securitate a documentelor, fiind asigurata protectia documentelor împotriva distrugerii, degradarii sau sustragerii acestora.
Arhiva constituita trebuie depozitata si pastrata într-un spatiu adecvat, special amenajat, care sa corespunda cerintelor si normelor legislatiei în vigoare. Depozitarea si pastrarea documentelor la un detinator de arhiva autorizat va asigura toate conditiile de pastrare, conservare si securitate a documentelor, fiind asigurata protectia documentelor împotriva distrugerii, degradarii sau sustragerii acestora.
In ceea ce priveste volumul de documente ce va face obiectul prezentului proiect, estimam circa 500 ml de documente ramase de arhivat, atat fizic cat si electronic, circa 1500 cutii arhivare, carora li se adauga 200 de cutii deja arhivate, pentru care sunt necesare costurile de pastrare/depozitare. Astfel mentionam serviciile necesare estimate:
- Prelucrare arhivistica aproximativ 500 ml
- Scanare documente aproximativ 2.500.000 pag.
- Depozitare si conservare aproximativ 1.700 cutii
- Servicii de extragere definitiva aproximativ 1.700 cutii
Prelucrarea arhivistica, inventarierea, restaurarea si legatoria se vor realiza cu personal specializat, precum si cu echipamente specializate, in functie de starea fizica a documentelor. Arhivarea electronica se va face la nivel de dosar prin asociarea acestora cu cate un set de indecsi. Arhiva electronica formata din seturi de indecsi va respecta structura logica de grupare si regasire a datelor, conform nomenclatorului de documente aprobat de Arhivele Nationale. Prestatorul va realiza exportul bazei de date intr-un format compatibil pentru Autoritatea Contractanta.