IDSCNA1062697
Data25 Noiembrie 2021
ValoareStareAtribuita
Tip procedura:Procedura simplificata
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateGiurgiu
FurnizorCod CPVDescriere:Autoritatea Contractantă implementează proiectul „Servicii publice partajate digitalizate - Continuarea simplificării procedurilor administrative şi reducerea birocraţiei pentru cetăţeni în Municipiul Giurgiu (SEPAR)”, finanțat prin POCA 2014.2020, Obiectivul specific 2.1: Introducerea de sisteme și standarde comuune n administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP.
Prin achiziţionarea serviciilor de retro-digitalizare a documentelor din arhiva instituţiei, Autoritatea Contractantă va implementa cu succes proiectul “Servicii publice partajate digitalizate - Continuarea simplificării procedurilor administrative şi reducerea birocraţiei pentru cetăţeni în Municipiul Giurgiu (SEPAR)” și se va asigura că a fost atins obiectivul general al proiectului respectiv:
Obiectiv general:
Creșterea calității și transparenței procesului administrativ la nivelul Municipiului Giurgiu prin continuarea implementării de măsuri de simplificare a procedurilor administrative și reducere a birocrației pentru cetățeni, atât din perspectivă back-office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivelor), cât și front-office pentru serviciile publice furnizate aferente competentelor partajate ale administrației publice locale
Valoarea estimată fără TVA: 350.000,00lei, fără TVA.
Termene pentru depunerea/raspunsul la solicitarile de clarificari/informatii suplimentare:
A. In conformitate cu prevederile art. 160 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 cu modificarile si completarile ulterioare, termenul limita pana la care orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificari sau informatii suplimentare in legatura cu documentatia de atribuire este de maxim 8 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor.
B. In conformitate cu prevederile art. 160 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 cu modificarile si completarile ulterioare, autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarficare/informatiilor suplimentare in a 5-a zi dinainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor.
Loturi:Locatia pentru desfășurarea activităților proiectului, respectiv locul de prestare a serviciilor de retro-digitalizare, este sediul UAT Municipiul Giurgiu (sos. Bucuresti, nr.49-51).
Default lot
Obiectul achizitiei il constituie achizitionarea serviciilor de retro-digitalizare a documentelor din arhiva institutiei, activitate care are ca scop scăderea considerabilă a timpului de așteptare al cetățeanului pentru furnizarea unui serviciu public și va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situație în care mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenția umană.
In acest context, documentele din depozitul de arhivă vor fi retro-digitalizate în acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naționale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum și cu prevederile din instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996.
Activitatea va începe cu întocmirea unui inventar al documentelor ce vor fi retro-digitalizate, în conformitate cu reglementările legale în vigoare de păstrare a documentelor și cu limitele fixate de ghidul solicitantului/caietul de sarcini, astfel:
• nu se vor cuprinde în inventar documentele cu termen de păstrare expirat sau cele ale caror termen de păstrare, expira inainte de finalizarea contractului de servicii;
Serviciile ce vor fi achiziționate includ următoarele activități specifice:
• pregătirea documentelor pentru scanare;
• retro-digitalizare/scanare documente din arhiva cu prelucrare electronică si atribuirea de metadescriptori (indecși) fiecărui document (indexare);
• refacerea documentelor în forma inițială(după retro-digitalizare/scanare);
• instruire pentru 2 persoane, cu privire la baza de date.
• creare arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva institutiei.
Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conținutului și al identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, metadatele rezultate din indexare și cele referitoare la copiile digitale vor fi stocate pe medii de stocare HDD, respectiv sitem cloud in regim de stocare propriu (intern) cu capacitate minima 2 x4 TB.
Sistemul cloud va contine in mod obligatoriu un HDD pentru stocare si un HDD pentru back-up de capacitati egale.
Locatia desfasurarii activitatii:
Accesul in arhiva:
Accesul in arhiva al persoanelor desemnate de prestator se va face doar insotiti de angajatii compartimentului arhiva, iar predarea/primirea docmentelor se va face obligatoriu in baza unui proces verbal.