SERVICII DE MANAGEMENT PROIECT ISTER
SEAPIDStare
SCNA1060747
Data01 Noiembrie 2021
Valoare120.000 RON
Atribuita
Tip procedura:Procedura simplificata
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateCluj-Napoca
FurnizorCod CPVDescriere:Muzeul Naţional de Istorie a Transilvaniei din Cluj-Napoca doreşte să asigurarea pentru Muzeul National de Istorie a Transilvaniei (MNIT) a serviciilor de management proiect, necesare în vederea îndeplinirii responsabilităților care decurg din statutul de Partener Lider în cadrul proiectului ConnectIng hiSTorical Danube rEgions Roman routes, acronim ISTER, finanțat prin Programul de Cooperare Transnațională Dunărea. Drepturile și responsabilitățile Partenerului Lider sunt definite de documentele de implementare specifice Programului Dunărea.
Loturi:Str. Constantin Daicoviciu, nr. 2, Cluj-Napoca, jud. Cluj
Default lot
1.1 Principalul scop al achiziției îl constituie asigurarea pentru Muzeul National de Istorie a Transilvaniei (MNIT) a serviciilor de management – Partener Lider, necesare în vederea îndeplinirii responsabilităților care decurg din statutul de Partener Lider în cadrul proiectului ConnectIng hiSTorical Danube rEgions Roman routes, acronym ISTER, finanțat prin Programul de Cooperare Transnațională Dunărea. Drepturile și obligațiile care decurg din statutul de Partener Lider este reglementat de regulile de implementare definite la nivelul Programului de Cooperare Transnațională Dunărea, respectiv prin Art 13 al Regulamentului (UE) nr 1299/2013 al Parlamentului European și al Consiliului.
1.2 In baza Contractului de finanțare semnat în cazul proiectului ISTER, Muzeul Național de Istorie a Transilvaniei îndeplinește rolul de Partener Lider. În consecință, pe lângă activitățile de implementare și management a propriei părți a proiectului, MNIT este responsabil cu activitățile de management și coordonare care derivă din statutul de Partener Lider. Astfel, MNIT trebuie să gestioneze funcționarea parteneriatului format din alte 15 instituții și organizații din 8 țări (Austria, Bosnia și Herțegovina, Bulgaria, Germania, România, Serbia, Slovacia și Slovenia). Aceasta sarcina presupune o activitate complexă care include, fără să se limiteze la:
- O comunicare permanentă cu partenerii;
- Monitorizarea continuă a activității acestora;
- Consultanță acordată partenerilor în legătură cu procedurile aplicabile la nivelul Programului Dunărea, reprezentarea acestora în relația cu Autoritatea de Management și Secretariatul Comun al Programului (Ministerul Finanțelor din Ungaria);
- Inițierea și derularea procedurilor specifice Programului pentru modificarea conținutului proiectului, în cazul în care partenerii solicită acest lucru;
- Pregătirea și depunerea rapoartelor de progres consolidate la nivelul proiectului, adică care să includă toți partenerii participanți la proiect;
- Participarea și moderarea întâlnirilor de proiect cu partenerii.
1.3 Obiectivul final al contractului de management este coordonarea activității partenerilor implicați în vederea asigurării implementării cu succes a proiectului menționat, prin atingerea indicatorilor propuși și realizarea livrabilelor asumate, în conformitate cu regulile Programului de Cooperare Dunărea. Informații cu privire la proiectul implementat se găsesc la http://www.interreg-danube.eu/approved-projects/ister
1.4 Serviciile vor fi livrate atât la sediul Muzeului din Cluj-Napoca, str H. Daicoviciu nr. 2 (în cadrul întâlnirilor de lucru organizate cu o frecvență cel puțin bi-săptămânală), la locațiile evenimentelor organizate în cadrul proiectului la care este necesară prezența managerului de proiect, respectiv la sediul operatorului economic. Serviciile vor fi prestate atât în limba română, cât și în limba engleză, în funcție de specificul fiecărei activități în parte.
1.5 Având în vedere dimensiunea parteneriatului și complexitatea proiectului, pentru implementarea contractului, operatorii economici interesați vor propune o echipă formată din minim doi experți: Manager de proiect și Expert tehnic de implementare (cerințele profesionale minimale ale acestora se regăsesc mai jos, în secțiunea Cerințe obligatorii pentru ofertant).
1.6 Managerul de proiect va oferi asistență de specialitate personalului de conducere al MNIT în chestiuni care țin de strategia de implementare a proiectului, de coordonarea parteneriatului, respectiv de monitorizarea îndeplinirii planului de activități. În acest sens, managerul de proiect va avea consultări regulate cu managementul MNIT, cel puțin o dată la două săptămâni.
1.7 Prestatorul (prin managerul de proiect și expertul tehnic) va furniza în mod regulat informații în legătură cu procedurile de implementare a proiectelor finanțate prin Programul de Cooperare Transnațională Dunărea, către toate departamentele relevante ale MNIT. Managerul de proiect sau expertul tehnic se vor afla la dispoziția personalului MNIT în cadrul unor ședințe organizate la sediul MNIT cel puțin o dată la două săptămâni. Suplimentar, persoanele desemnate pentru îndeplinirea contractului se vor afla la dispoziția personalului MNIT telefonic sau prin e- mail în timpul programului de lucru al MNIT, respectiv 7.45 – 16.00. Se va asigura furnizarea răspunsurilor cât de repede posibil, însă nu mai târziu de 24 de ore de la primirea solicitării.
1.8 Prestatorul va ține legătura cu toți partenerii implicați în implementarea proiectului (15 organizații și instituții din Germania, Austria, Ungaria, Slovenia, România, Bulgaria, Serbia și Bosnia – Herțegovina). Managerul de proiect propus de Prestator va fi nominalizat persoană de contact din partea Partenerului Lider pentru probleme ce țin de managementul proiectului. Managerului de proiect îi revine obligația de a răspunde solicitărilor din partea partenerilor în termen de 72 de ore de la primirea solicitării. Limba de comunicare oficială cu partenerii de proiect este limba engleză.
1.9 Managerul de proiect va păstra legătura cu organismele de management ale Programului de Cooperare Transnațională Dunărea – Secretariat Comun, Autoritatea de Management, reprezentanții Autorității Naționale, etc. Comunicarea cu managementul Programului INTERREG Dunărea (din care face parte proiectul ISTER) se va realiza în numele tuturor partenerilor din proiect, vizând toate problemele legate de implementare/monitorizare care apar pe parcurs. Limba oficială de lucru în cadrul Programului este limba engleză.
1.10 Prestatorul va monitoriza îndeaproape implementarea activităților, respectiv atingerea livrabilelor și indicatorilor proiectului. De asemenea, se va monitoriza implicarea grupurilor țintă în realizarea activităților. Activitatea de monitorizare se referă la întregul parteneriat, în acest sens, se vor colecta informațiile relevante de la toți partenerii din proiect, în special de la partenerii coordonatori ai activităților. Limba de lucru este limba engleză.
1.11 Dacă în urma monitorizării implementării, respectiv în urma comunicării cu partenerii vor apărea situații în care va fi nevoie de modificarea conținutului proiectului (tehnic sau financiar) Prestatorul va pregăti formularele necesare, în conformitate cu regulile Programului. Astfel, în funcție de complexitatea modificărilor, se vor respecta procedurile definite în Manualul de Implementare a Programului. În situația în care Secretariatul Comun al Programului va solicita clarificări în cadrul procedurilor de modificare, Prestatorul se va asigura de colectarea informațiilor necesare și formularea răspunsurilor la acestea.
1.12 Prestatorul va pregăti rapoartele de progres la nivelul proiectului, care vor conține informații referitoare la activitatea tuturor partenerilor implicați în proiect, respectiv toate cheltuielile validate de către parteneri pentru perioadele de raportare relevante. Rapoartele de progres vor fi pregătite în limba engleză, utilizând platforma informatică eMS dezvoltată la nivelul Programului. Prestatorul va răspunde tuturor clarificărilor solicitate de organismele Programului în legătură cu rapoartele de progres.
1.13 Prestatorul va participa la întâlnirile organizate în cadrul proiectului. Întâlnirile sunt organizate cel puțin semestrial însă, în măsura în care va deveni necesar, acestea vor fi mai frecvente. Indicativ, întâlnirile vor fi organizate la Stuttgart, Viena, Veszprem și Cluj Napoca. Suplimentar, este posibil să fie organizate ședințe adiționale. Pe lângă întâlnirile în persoană, se vor organiza și întâlniri în mediul online. Prestatorul va acoperi costurile de participare din prețul ofertat în cadrul prezentei proceduri