Servicii de digitalizare a documentelor din arhiva, in cadrul proiectului „Municipiul Blaj – Administratie publica inteligenta si participativa”, cod SMIS 135372

SEAP

CAN1062608

Data

07 Septembrie 2021

Valoare

516.800 RON

Stare

Atribuita

Tip procedura:

Licitatie deschisa

Tipul contractului::

Servicii

Autoritatea contractanta

RO 4563007 - Municipiul Blaj

Localitate

Blaj , Alba

Furnizor

RO 16723187 - ZIPPER SERVICES

Cod CPV

72252000-6 - Servicii de arhivare computerizata (Rev.2)

Descriere:

Servicii de digitalizare a documentelor din arhiva, in cadrul proiectului „Municipiul Blaj – Administratie publica inteligenta si participativa”, cod SMIS 135372 Necesitatea retrodigitalizarii documentelor din arhiva, vine din urmatoarele nevoi identificate la nivelul administratiei publice locale: - realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care sa faciliteze regasirea si valorificarea continutului documentelor; - asigurarea protectiei documentelor originale prin eliminarea sau reducerea consultarii directe si a contactului fizic cu exemplarul original; - evitarea riscului de degradare (prindere, rupere) a documentelor in procesul de multiplicare cu un echipament neadecvat scanarii documentelor vechi (xerox obisnuit); - eliminarea costului de copiere a documentelor in procesul de consultare; gestionarea accesului la documentele arhivate electronic; - administrarea documentelor retro-digitalizate prin interfetele unui modul de arhiva electronica Se doreste crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiţionale existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent: pregatire documente, scanare, indexare, creare baza de date. Durata de prestare a serviciilor este de 12 luni de la data semnarii contractului. Numarul de zile până la care ofertanții pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 18 zile. Autoritatea contractanta va raspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificare/informațiilor suplimentare în a 11-a zi înainte de data limită de depunere a ofertelor

Loturi:

Municipiul Blaj

Default lot

Obiectul contractului este achiziţia de servicii de retro-digitalizare a documentelor aflate în arhiva instituţiei. Dosarele care urmează să intre în procesul de retro-digitalizare sunt organizate conform Nomenclatorului arhivistic, pe structuri organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare. Serviciile de retro-digitalizare cu indexare a documentelor din arhiva vor fi următoarele: • Pregătirea documentelor pentru scanare; • Retro-digitalizare/Scanare documente cu prelucrare electronică; • Indexare documente, creare baza de date, atribuirea de meta-descriptori (indecşi); • Refacerea documentelor în forma iniţială, relegare daca este cazul (după retro-digitalizare/scanare); • Semnarea electronica a documentelor la distanta cu un certificat calificat emis in numele titularului dreptului de dispozitie pentru a se garanta “neschimbarea acestora”, conform legii 135 /2007 • Organizarea fisierelor (imagini scanate si metadescriptori organizati intr-o structura de tip baza de date temporara) pentru a fi importate de catre ofertant in arhiva electronica deja achizitionata de Municipiului Blaj in cadrul unui proiect anterior Prin retro-digitalizarea documentelor din arhiva instituţiei se urmăreşte scanarea unui număr de aprox. 170.000 de dosare cuprinse în cererea de finanţare aprobată. Estimarea documentelor este volumetrică. Un dosar are ȋn medie 2 pag. A4 sau A3 şi 2 pag. de dimensiuni mai mari (adică 6 pag. de dimensiuni A4 sau A3). Un dosar fizic reprezintă un set de documente care conţine cel puţin o filă şi reprezintă un beneficiar unic care a făcut o solicitare de un anumit tip către instituţie, la un moment dat, pe un anumit domeniu de activitate. Se va crea o arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent. Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conţinutului şi al identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, meta-datele rezultate din indexare şi referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică de arhivă electronică pusă la dispoziție de către Autoritatea contractanta.