Soft gestiune documente pentru optimizarea fluxului de documente aferente activitatilor care tin de indeplinirea atributiilor delegate in cadrul Programului Operational Regional 2014 - 2020 in Regiunea Sud-Vest Oltenia pentru proiectele aferente perioadei 2020-2021
SEAPIDStare
SCNA1051716
Data20 Aprilie 2021
Valoare258.732,28 RON
Atribuita
Tip procedura:Procedura simplificata
Tipul contractului::Furnizare
Autoritatea contractantaLocalitateCraiova , Dolj
FurnizorCod CPVDescriere:ADR SV Oltenia intentioneaza sa implementeze o aplicatie de gestiune a proiectelor (cereri de finantare sau contracte de finantare) si activitatilor specifice, prin intermediul careia angajatii ADR SV Oltenia, in functie de specificul activitatii compartimentului/departamentului, sa poata realiza evidenta sarcinilor curente de lucru, asa cum acestea sunt detaliate in procedurile de lucru constand in parcurgrea unor etape, respectarea unor termene si validarea/avizarea interna a unor documente, generarea unor rapoarte. Aplicatia va contribui la fluidizarea activitatii personalului implicat in evaluarea-contractarea si implementarea cererilor de finantare depuse in cadrul POR, va imbunatati randamentul si va elimina majoritatea erorilor umane care apar in mod frecvent la transcrierea, copierea` si preluarea de informatii din diferite registre de lucru excel.
Activitatile si sarcinile curente sunt in legatura cu o „Cerere de finantare” sau „Contract de finantare” identificabile printr-un cod smis unic acordat odata cu depunerea electronica a cererii de finantare, de catre sistemul informatic MySMIS, gestionat de MFE.
Dupa depunerea unei cereri de finantare in cadrul sistemului informatic Mysmis, aceasta parcurge un flux procedural, pana la semnarea contratului de finantare.
Dupa semnarea unui contract de finantare in cadrul POR, acesta parcurge o serie de fluxuri in functie de stadiul si de situatia concreta a implementarii.
Aplicatia va permite generarea de rapoarte, incarcarea cu date (cu acces diferentiat in functie de tipul utilizatorului), importul si exportul de date. Formatul rapoartelor generate va fi predefinit (in cazul rapoartelor solicitate de procedurile in vigoare) sau va putea fi selectat de utilizator, in functie de scopul/cerintele generarii raportului.
Aplicatia va emite atentionari catre utilizatori si va avea inclus un registru electronic de intrari-iesiri corespondenta care va permite repartizarea acesteia, sub forma de document .pdf, pana la nivel de ofiter/persoana responsabila in cazul intrarilor, respectiv parcurgerea unui flux invers, in cazul documentelor create (iesiri). Corespondenta in format electronic intrata/iesita va fi arhivata
2
si va exista posibilitatea interogarii arhivelor create in vederea identificarii unui anumit document dupa cuvinte cheie.
In functie de tipul utilizatorilor, aplicatia va avea doua tipuri de utilizatori:
- utilizatori interni (angajati ai ADR SV Oltenia) ale caror drepturi sunt acordate in functie de compartimentul/departamentul in care isi desfasoara activitatea si functia detinuta. In anexa este prezentata organigrama structurii care va avea acces la aplicatie.
- utilizatori externi (beneficiari ai unui contract de finantare aflat in implementare sau in perioada de durabilitate);
Loturi:Sediul ADR Sud Vest Oltenia
Default lot
Cantitati ale contractului:
1. Un soft gestiune documente;
2. 103 licente desktop/laptop;
3. Un serviciu mentenenta soft;