Achiziție servicii de retro-digitalizare
SEAPIDStare
CAN1052724
Data21 Martie 2021
Valoare545.751 RON
Atribuita
Tip procedura:Licitatie deschisa
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateMedias
FurnizorCod CPVDescriere:Obiectul contractului îl reprezintă achiziția de servicii specializate de digitalizare arhivă. Se estimează transferarea a aproximativ 410 metri liniari de arhiva fizică, în arhivă electronică.
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariției lor în procesul de arhivare computerizată:
a) Pregătirea unităților arhivistice și transportul către sistemul de arhivare computerizată;
b) Recepția unităților arhivistice;
c) Pregătirea unităților arhivistice pentru arhivare computerizată;
d) PreIndexare;
e) Scanare;
f) Indexare;
g) Control de calitate;
h) Scrierea rezultatelor în format digital pe medii optice și magnetice;
i) Reconstituirea unităților arhivistice;
j) Transportul unităților arhivistice înapoi de la sistemul de arhivare computerizată;
k) Livrarea datelor digitale.
Implementarea soluțiilor informatice care asigură administrarea electronică a documentelor create, primite sau întocmite pentru uz intern în cadrul instituției, se va face cu respectarea prevederilor Legii arhivelor naționale nr. 16/1996, republicată.
Termene pentru depunerea/raspunsului la solicitarile de clarificari/informatii suplimentare:
A. In conformitate cu prevederile art. 160, alin. (1) din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, termenul limita pana la care orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificari sau informatii suplimentare in legatura cu documentatia de atribuire este de maxim 22 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor.
B. In conformitate cu prevederile art. 160, alin. (2) din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare termenul limita in care autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarficare/informatiilor suplimentare este în a 11-a zi înainte de data limită de depunere a ofertelor.
Autoritatea contractantă menționează că va răspunde la solicitările de clarificări adresate de operatorii economici până la termenul limită stabilit în Anuntul de participare.
Loturi:Municipiul Medias
Default lot
Conform caietului de sarcini:
Scanarea și prelucrarea electronică a documentelor
Prin scanarea și prelucrarea electronică (digitizare) a documentelor, aflate în arhiva instituției, se înțelege procesul de transpunere a documentelor din format fizic în format electronic, cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, cu scopul de a crea o colecție de copii digitale pentru consultare și recuperare în caz de distrugere a originalului; regăsirea/consultarea informațiilor se realizeaza prin asocierea unor indecși (metadescriptori) imaginilor scanate.
Scanarea și prelucrarea electronică a documentelor are ca obiective:
- realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care să faciliteze regăsirea și valorificarea conținutului documentelor
- asigurarea protecției documentelor originale prin eliminarea sau reducerea la maxim a consultării directe și a contactului fizic cu exemplarul original
- eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare, prin faptul că o copie electronica fidelă a originalului va putea fi consultată fără costuri de copiere
- gestionarea accesului la documentele arhivate electronic
Scanarea, prelucrarea electronică și indexarea se va realiza de către un operator economic specializat și autorizat în prestarea unor astfel de servicii. Prestatorul este responsabil pentru organizarea resursei umane și a infrastructurii tehnice, necesare pentru buna desfășurare a activităților. Scanarea, prelucrarea electronică și indexarea se va realiza cu personalul prestatorului, precum și cu echipamente specializate, automat sau manual, în funcție de starea fizică a documentelor.
Ofertantul serviciilor va transmite o prezentare detaliată din care să reiasă clar modul în care se desfășoară întregul proces care reglementează pregătirea, scanarea, indexarea, verificarea, relegarea documentelor și predarea rezultatelor finale.
Toate materialele realizate în cadrul acestui contract vor respecta toate elementele și condițiile de identitate vizuală prevăzute în ultima ediție revizuită a Manualului de Identitate Vizuală POCA 2014-2020, disponibil la adresa: http://poca.ro/implementare-proiecte/manual-de-identitate-vizuala-poca-2014-2020-august-2018/