„Servicii de consultanță pentru analiza proceselor actuale și documentarea cerințelor funcționale pentru servicii electronice/procese noi” în cadrul proiectului „EFICIENTIZAREA PROCESELOR INTERNE ALE PRIMĂRIEI ȘI A INTERACȚIUNII CU CETĂȚENII PRIN IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC INTEGRAT ȘI A UNUI PORTAL DE SERVICII ELECTRONICE”
SEAPIDStare
SCNA1049891
Data17 Decembrie 2020
Valoare136.800 RON
Atribuita
Tip procedura:Procedura simplificata
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateGheorgheni , Harghita
FurnizorCod CPVDescriere:Municipiul Gheorgheni este beneficiarul unei finanțări nerambursabile prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014 - 2020, al cărei obiectiv constă în implementarea proiectului: „Eficientizarea proceselor interne ale Primăriei și a interacțiunii cu cetățenii prin implementarea unui sistem informatic integrat și a unui portal de servicii electronice”– SMIS 129281, în cadrul apelului POCA/471/2/1/Introducerea de sisteme si standarde comune în administrația publică locală ce optimizeaza procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP .
Informatizarea administrativă este extrem de redusă în acest moment în cadrul Primăriei Gheorgheni. Astfel, unele sisteme informatice existente sunt rudimentare (de exemplu managementul documentelor se rezuma doar la gestiunea numerelor de registratură), altele nu sunt integrate sau nu permit gestionarea tuturor activităților aferente unui anumit domeniu de activitate (de exemplu gestiunea financiar contabilă nu permite și managementul proiectelor de investiție sau managementul patrimoniului), iar alte zone de activitate nu sunt de loc informatizate (de exemplu gestiunea teritoriului și a patrimoniului). Din acest motiv, este foarte dificilă pentru managementul instituției urmărirea modalității de derulare a activității și măsurarea eficientă a performanței serviciilor.
Astfel, obiectivul general al proiectului aflat în curs de implementare îl reprezintă creșterea eficienței administrative a Primăriei Municipiului Gheorgheni prin implementarea unor sisteme informatice inovative, ca măsuri de simplificare și modernizare a furnizării serviciilor către cetățeni și mediul de afaceri.
Prin acest proiect se urmărește implementarea unei platforme informatice integrate front-office si back-office pentru optimizarea administrativă a activității unor compartimente ale Primariei, pentru managementul integrat al fluxurilor de activități si de documente si pentru furnizarea unor servicii electronice pentru cetateni, contribuind astfel la îndeplinirea obiectivului specific 2.1 al POCA „Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publica locala ce optimizează procesele orientate catre beneficiari în concordanță cu SCAP”.
Implementarea acestui proiect va avea ca efect atât îmbunătățirea proceselor interne ale instituției, cât și a serviciilor furnizate către cetățeni/mediu de afaceri, contribuind astfel la atingerea obiectivelor Strategiei pentru consolidarea administrației publice 2014-2020 (SCAP) - II.4 (Soluții IT pentru eficientizarea administrației publice), II.5 (Îmbunătățirea proceselor interne la nivelul instituțiilor publice), III.1 (Reducerea birocrației pentru cetățeni), III.2. (Reducerea birocrației pentru mediul de afaceri) si IV. (Consolidarea capacității administrației publice de a asigura calitatea si accesul la serviciile publice).
Activitatea principală care va fi realizată de către consultantul (contractantul) selectat, constă în realizarea, în primă etapă, a unei analize a procedurilor de lucru existente si a modului propriu-zis de desfasurare în prezent a activitatilor pentru furnizarea serviciilor catre cetateni si mediul de afaceri. Dupa analizarea situatiei curente, consultantul va propune o regandire a fluxurilor de activitati, astfel incat sa se realizeze o eficientizare a activitatilor, utilizand platformele informatice care se vor achizitiona in cadrul proiectului. Se va avea in vedere identificarea cerintelor de integrare intre sisteme, care sa asigure schimbul de informatii necesar pentru optimizarea activitatilor si pentru obtinerea rapoartelor de management care sa permita luarea deciziilor.
Note: *Autoritatea contractanta va răspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificare/informații suplimentare cu 3 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, în măsura în care solicitările sunt transmise în termenul precizat (6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor).
Loturi:Municipiul Gheorgheni
Default lot
Activitatea principală care va fi realizată de către consultantul (contractantul) selectat, constă în realizarea, în primă etapă, a unei analize a procedurilor de lucru existente si a modului propriu-zis de desfasurare în prezent a activitatilor pentru furnizarea serviciilor catre cetateni si mediul de afaceri. Dupa analizarea situatiei curente, consultantul va propune o regandire a fluxurilor de activitati, astfel incat sa se realizeze o eficientizare a activitatilor, utilizand platformele informatice care se vor achizitiona in cadrul proiectului. Se va avea in vedere identificarea cerintelor de integrare intre sisteme, care sa asigure schimbul de informatii necesar pentru optimizarea activitatilor si pentru obtinerea rapoartelor de management care sa permita luarea deciziilor.
Pentru fiecare flux de lucru care va fi afectat de implementarea serviciilor electronice, atât din perspectivă back-office cât și front-office, Consultantul va analiza situația existentă, va identifica și va propune o modalitate de optimizare a procesului în vederea derulării sale sub formă electronică. Consultantul va prezenta etapele fiecărui flux de lucru si informațiile care vor fi colectate în fiecare etapa a fluxului. Astfel, de exemplu, pentru fluxurile de lucru cu publicul prin portalul de servicii electronice se vor determina, pentru fiecare tip de serviciu in parte, informațiile necesare din partea solicitantului si modul în care acestea vor fi solicitate prin ecranele interfeței web a portalului. Se va avea în vedere ca modul de lucru sa fie centrat pe nevoile cetațeanului (solicitantului) si nu neaparat pe stricta transpunerea în format electronic a formularelor existente în acest moment în format tiparit.
Strategia avuta în vedere pentru asigurarea unor servicii electronice prietenoase are în vedere colectarea datelor necesare din partea solicitantului, completarea acestora cu date deja existente în profilul de portal al solicitantului (daca este cazul) si, ulterior, generarea automata, de catre sistemul portal, a formularelor PDF.
Formularele se vor genera prin definirea în cadrul sistemului a unor sabloane care vor încorpora ulterior, în mod automat, informațiile introduse în ecranele aplicației portal de catre solicitant si vor genera formulare PDF completate pe care solicitantul le va putea descarca local si semna electronic înainte a le transmite prin portal catre Primarie.
În vederea implementarii acestui mod de lucru este însa necesara definirea, în aceasta etapa de consultanța, a informațiilor relevante pentru fiecare formular în parte si a modului de colectare a acestor informații. De asemenea, se va proiecta și documenta întregul traseu electronic pe care formularul electronic transmis prin portal îl va urma ulterior în interiorul instituției, prin preluarea automata în sistemul de management al documentelor si al fluxurilor de activitați si parcurgerea tuturor etapelor de analiza si de procesare a cererii si a documentelor atasate acesteia de catre serviciile si persoanele responsabile din cadrul instituției.
Se va avea in vedere preluarea automata a informatiilor structurate completate de solicitant în portal in aplicatiile de back-office prin care se gestioneaza respectivul tip de cerere, astfel incat sa se evite introducerea manuala in sistemele de back-office, de catre functionari, a informatiilor deja introduse in formulare de catre solicitanti. La finalul procesului, formularele de raspuns se vor transmite solicitantului, semnate electronic, tot prin intermediul portalului sau, in cazul in care acesta opteaza pentru aceasta alternativa, la ghiseu.
Propunerile de reconfigurare a fluxurilor de lucru vor fi prezentate echipei de proiect a beneficiarului, existand o prima consultare. Dupa agreearea unei forme a noilor fluxuri de lucru, aceasta va fi prezentata managementului institutiei, pentru obtinerea comentariilor si a suportului necesar în vederea transpunerii ulterioare în practica.
Avand in vedere ca prin reconfigurarea fluxurilor de activitati va fi afectat modul actual de lucru, este important obtinerea suportului managementului institutiei, care este in masura sa ia masurile organizatorice necesare pentru impunerea unui nou mod de lucru.
Dupa agrearea de principiu a noilor fluxuri de lucru, consultantul va propune specificațiile funcționale pentru noile proceduri de lucru. Acestea vor avea in vedere atat aspecte privind activitatile interne, cat si pe cele ce tin de relatia cu cetatenii/ mediul afaceri privind serviciile furnizate catre acestia, ce fac obiectul analizei.
Consultantul va include specificațiile funcționale ale noilor procese de lucru în caietul de sarcini pentru selecția furnizorului si a soluțiilor informatice necesare pentru implementarea noilor fluxuri de lucru, astfel încât viitorul furnizor sa înțeleaga exact care sunt asteptarile cu privire la implementarea noilor procese de lucru si sa îsi poata calibra în mod realist oferta de produse si de servicii necesare în vederea atingerii integrale a obiectivelor proiectului.
De asemenea, se vor formula cerințe tehnice cu privire la caracteristicile echipamentelor si la funcționalitațile generale ale platformelor software, precum si cerințe explicite cu privire la serviciile de implementare care vor trebui prestate: proiectare tehnica, instalare, dezvoltare si configurare, integrare, testare si sprijin pentru utilizare, instruirea utilizatorilor si a administratorilor sistemelor. Se vor formula cerințe clare cu privire la documentarea proiectului, la criteriile de calitate si performanța, la garanție si la raportarea pe durata implementarii.
Procesele de lucru care vor fi evaluate în vederea stabilirii specificațiilor noilor servicii electronice si a redefinirii modalitații interne de derulare a activitaților sunt cele aferente urmatoarelor tipuri de solicitari pe care cetațenii/mediul de afaceri le pot adresa: Servicii electronice aferente domeniului Taxe si impozite, Servicii electronice aferente activităților de management al patrimoniului si ocupare domeniu public, Servicii privind primirea de cereri/petiții si alte servicii exclusiv in competenta autoritatii locale.
În cadrul analizei vor fi incluse si fluxurile de primire si respectiv de eliberare de documente prin intermediul terminalului interactiv pentru servicii electronice si managementul documentelor.
Serviciile solicitate sunt, astfel:
1. Identificarea și analizarea proceselor de lucru care vor fi informatizate
2. Propunerea unor noi fluxuri de lucru pentru procesele analizate anterior și detalirea specificațiilor acestora
3. Elaborarea unui caiet de sarcini pentru achiziționarea platformelor informatice necesare pentru implementarea noilor fluxuri de lucru, conform proiectului
4. Asistență tehnică cu privire la Caietul de Sarcini pentru avizarea caietului de sarcini