Servicii de digitalizare a documentelor din arhiva, in cadrul proiectului „Municipiul Blaj – Administratie publica inteligenta si participativa”, cod SMIS 135372
SEAPIDStare
CAN1050972
Data08 Februarie 2021
Valoare599.990 RON
Atribuita
Tip procedura:Licitatie deschisa
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateBlaj , Alba
FurnizorCod CPVDescriere:Servicii de digitalizare a documentelor din arhiva, in cadrul proiectului „Municipiul Blaj – Administratie publica inteligenta si participativa”, cod SMIS 135372
Necesitatea retrodigitalizarii documentelor din arhiva, vine din urmatoarele nevoi identificate la nivelul administratiei publice locale:
- realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care sa faciliteze regasirea si valorificarea continutului documentelor;
- asigurarea protectiei documentelor originale prin eliminarea sau reducerea consultarii directe si a contactului fizic cu exemplarul original;
- evitarea riscului de degradare (prindere, rupere) a documentelor in procesul de multiplicare cu un echipament neadecvat scanarii documentelor vechi (xerox obisnuit);
- eliminarea costului de copiere a documentelor in procesul de consultare; gestionarea accesului la documentele arhivate electronic;
- administrarea documentelor retro-digitalizate prin interfetele unui modul de arhiva electronica
Se doreste crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiţionale existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent: pregatire documente, scanare, indexare, creare baza de date.
Durata de prestare a serviciilor este de 12 luni de la data semnarii contractului.
Numarul de zile până la care ofertanții pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 16 zile. Autoritatea contractanta va raspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificare/informațiilor suplimentare în a 6-a zi înainte de data limită de depunere a ofertelor
Loturi:Municipiul Blaj
Default lot
Obiectul contractului este achiziţia de servicii de retro-digitalizare a documentelor aflate în arhiva instituţiei. Dosarele care urmează să intre în procesul de retro-digitalizare sunt organizate conform Nomenclatorului arhivistic, pe structuri organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare.
Serviciile de retro-digitalizare cu indexare a documentelor din arhiva vor fi următoarele:
1. Pregătirea documentelor pentru scanare;
2. Retro-digitalizare/Scanare documente cu prelucrare electronică;
3. Indexare, atribuirea de meta-descriptori (indecşi);
4. Refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare);
5. Furnizare aplicație de arhivare electronică pentru gestiunea arhivei istorice;
6. Importul imaginilor scanate și a meta-descriptorilor asociați in aplicatia de arhivare electronică.
Prin retro-digitalizarea documentelor din arhiva instituţiei se urmăreşte scanarea unui număr de aprox. 170.000 de dosare cuprinse în cererea de finanţare aprobată.
Estimarea documentelor este volumetrică. Un dosar are ȋn medie 2 pag. A4 sau A3 şi 2 pag. de dimensiuni mai mari (adică 6 pag. de dimensiuni A4 sau A3). Un dosar fizic reprezintă un set de documente care conţine cel puţin o filă şi reprezintă un beneficiar unic care a făcut o solicitare de un anumit tip către instituţie, la un moment dat, pe un anumit domeniu de activitate.
Se va crea o arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent.
Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conţinutului şi al identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, meta-datele rezultate din indexare şi referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică de arhivă electronică pusă la dispoziție de către ofertant.