“Servicii de retro-digitalizare”.
SEAPIDStare
SCNA1041888
Data23 August 2020
Valoare734.112,08 RON
Atribuita
Tip procedura:Procedura simplificata
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitatePascani
FurnizorCod CPVDescriere:Obiectul achizitiei il reprezinta "Servicii de retro-digitalizare (scanare, indexare, validare, reconstituire fizica) documente din arhiva istorica relevante pentru prestarea serviciilor electronice respectiv:
i. crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiționale existente în arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent. se vor selectiona documente cu termen de pastrare peste 4 ani;
ii. se va selectiona un procent de documente cu termen de păstrare permanent mai vechi de 10 ani care contribuie semnificativ la prestarea serviciilor electronice;
iii. copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conținutului și a identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte;
iv. metadatele rezultate din indexare și referitoare la copiile digitale vor fi livrate pentru a intra in sistemul de management al documentelor existent;
Specificatiile tehnice, conditiile de prestare a serviciilor care urmeaza a fi achizitionate sunt cele specificate in caietul de sarcini. Durata contractului de achizitie este de 12 luni.
Valoarea estimata a contractului de servicii este de 810.000.00 lei fara TVA.
Numarul zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 15 zile. Autoritatea contractanta va raspunde solicitatarilor de clarificari in a 5 – a zi inainte de termenul limita de depunere a ofertelor.
Loturi:Municipiul Pascani
Default lot
Prin realizarea acestei activitati se urmareste crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor traditionale existente in arhiva institutiei, care prezinta valoare operationala in prezent. Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul continutului si a identificatorilor documentelor/gruparilor de documente din care fac parte. Metadatele rezultate din indexare si referitoare la copiile digitale vor fi importate in solutia informatica de management documente si administrate prin interfata acesteia.
Serviciile ce vor fi achiziționate vor include următoarele activități specifice:
- Pregătirea documentelor pentru scanare;
- Retro-digitalizare/scanare documente din arhiva Primariei cu prelucrare electronică;
- Atribuirea de metadescriptori (indecsi) fiecarui document (indexare);
- Reconditionarea/refacerea documentelor in forma initiala (dupa retro-digitalizare/scanare);
Totalul volumelor estimate de cca 2.276.168 pagini/imagini sunt organizate in unitati arhivistice (bibliorafturi sau copertate in coperti de carton). Circa 70% sunt organizate in unitati arhivistice și sunt arhivate (legate in coperti de carton cu sfoara) și circa 30 % sunt documente nearhivate, organizate in bibliorafturi. Se va crea o arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent.
Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conținutului și al identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, metadatele rezultate din indexare și referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluția informatică de arhiva electronica dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor, existent si operațional în cadrul Primariei Municipiului Pascani și administrate prin interfața acesteia.