Achiziția serviciilor de realizare arhivă digitală aferentă proiectului Smart CT cod SIPOCA 551/cod SMIS 126409
SEAPIDStare
CAN1027975
Data16 Decembrie 2019
Valoare1.259.664 RON
Atribuita
Tip procedura:Licitatie deschisa
Tipul contractului::Servicii
Autoritatea contractantaLocalitateConstanta
FurnizorCod CPVDescriere:Obiectivul general al proiectului constă în consolidarea capacităţii administrative a Unităţii Administrativ Teritoriale Municipiul Constanţa prin dezvoltarea capacităţii de planificare strategică şi prin simplificarea procedurilor administrative, corelată cu introducerea de metode electronice de gestionare şi management a documentelor administrative, fapt ce va determina creşterea calităţii actului administrativ pe termen lung.
Unul dintre obiectivele specifice ale proiectului îl reprezintă eficientizarea şi simplificarea serviciilor furnizate cetăţenilor prin implementarea unei soluţii de portal cu servicii digitale pentru cetăţeni, managementul documentelor, ERP si digitalizarea parţială a arhivei, având ca rezultat transformarea a minim 1600 metri liniari de arhivă fizică în arhivă electronică.
In conformitate cu prev. art.I pct.20 alin (2) si pct.21 din OUG nr.107/2017, Autoritatea contractanta stabileste prin anuntul de participare/simplificat/de concurs unul sau doua termene-limita in care va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare/informatiilor suplimentare, conform prevederilor normelor metodologice la prezenta lege. Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare/informatiilor suplimentare in ziua a-10-a fata de termenul limita de depunere a ofertelor.
Loturi:Municipiul Constanța
Default lot
În cadrul proiectului Smart CT se doreşte realizarea arhivei digitale. Această activitate presupune achiziţia de servicii specializate de digitalizare arhivă. Se estimează transferarea a minim 1600 metri liniari de arhivă fizică, în arhivă electronică.
Numărul de documente a fost estimat volumetric la aproximativ 1.600 metri liniari.
Nu se cunosc cu exactitate numărul de file inscripţionate față verso sau numărul de file diferite de A4, dar s-a estimat că un procent de 20-25%, sunt file mai mari de A4, inclusiv până la A0+ (planșe și hărţi).
Din totalul de aproximativ 1.600 metri liniari de documente, aproximativ 50% sunt legate şi arhivate şi 50% se află în dosare neprelucrate/nearhivate, iar 10% din totalitatea documentelor prezintă un grad ridicat de deteriorare și necesită operațiuni de restaurare.
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare computerizată:
A ) Pregătirea unităţilor arhivistice/arhivei, recepţia unităţilor arhivistice/arhivei şi transportul către sistemul de arhivare;
B) Arhivarea fizică a documentelor;
C) Arhivarea electronică a documentelor;