Servicii de arhivare a documentelor
SEAPIDStare
DA36739181
Data17 Octombrie 2024
Valoare113.943 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti, Bucuresti
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Servicii de arhivare, conform caietului de sarcini si ofertei Prestatorului,respectiv:
- servicii de inventariere dosare, pentru inventarierea unui număr estimat de 2.719 dosare, pe ani, compartimente și termene de păstrare.
- servicii de constituire și legare dosare, pentru un număr estimat de 2.541 dosare, pe ani, compartimente și termene de păstrare.
- cutii de arhivare - cantitate estimată de 229 cutii.
Achizitii113.943 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: pachet
Servicii de arhivare a documentelor
Doc. vor fi preluate de la sediul beneficiarului pe baza de PV de predare-primire semnat de catre reprezentantii ambelor parti.
Doc. preluate vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate, destinate exclusiv transportului de documente si dotate cu sistem de monitorizare permanenta, de la distanta, prin GPS.
I.SERVICII DE PRELUCRARE ARHIVISTICA SI INVENTARIERE A DOCUMENTELOR
Doc. vor fi supuse operatiunilor de desprafuire si toaletare, in spatii special amenajate in acest scop.
Desprafuirea se va face cu scopul asigurarii inlaturarii prafului si a efectelor biodeteriorarii.
Toaletarea va consta in:
- netezirea foilor documentului
- inlaturarea marginilor franjurate
- reparatii ale zonelor sfasiate
- plierea foilor la format A4
- inlaturarea partilor metalice si a ciornelor.
Doc. vor fi grupate structural-cronologic, pe probleme si termene de pastrare cf. nomenclatorului arhivistic.
Doc. ordonate se introduc in coperti de carton si se vor constitui dosarele. Ordonarea doc. in dosar se face cronologic sau dupa alte criterii (alfabetic, geografic etc.). Actele mai vechi trebuie sa se afle deasupra si cele mai noi dedesubt.
Pe coperta se vor inscrie elementele de identificare ale dosarului.
Un dosar nu va avea un numar mai mare de 250-300 file. In cazul depasirii acestui numar de file se constitue mai multe volume.
Dosarele vor fi legate astfel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor si rezolutiilor.
Prestatorul asigura toate materialele necesare legarii documentelor si inscrierii datelor de identificare ale dosarului pe coperta.
Dosarele legate vor fi introduse in cutii de arhiva, cu dimensiunile c38 cm x 32 cm x 26,5 cm.
Inventarele vor cuprinde toate dosarele cu aceleasi TP create in cursul unui an de catre un compartiment de munca.
In cazul dosarelor formate din mai multe volume, in inventar fiecarui volum ii va fi atribuit un numar curent distinct.
Dosarele care cuprind acte din mai multi ani vor fi inventariate la anul de inceput, mentionandu-se in inventar datele extreme.
Separat se va intocmi un inventar al documentelor cu TP permanent.
La rubrica „Continutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le contine respectivul dosar si actiunea sau
problema/problemele la care se refera.
La finalizarea serviciilor, se va face receptia fondului arhivistic prelucrat si se va incheia un proces verbal
de receptie semnat de ambele parti.
Se vor preda inventarele pe suport de hartie si pe suport electronic.
Transportul doc. prelucrate se va efectua in aceleasi conditii de securitate ca si la
preluare.
II.SERVICII DE CONSTITUIRE/ACTUALIZARE A DOSARELOR DE DECLARATII ALE OPERATORILOR
Declaratiile depuse lunar se ordoneaza, etapizat, in functie de cifrele codului unic de identificare fiscala al firmei deponente.
Mai intai acestea se aseaza dupa ultimele 4 cifre ale CUI-ului. Ulterior, in cadrul intervalelor de 4 cifre create, declaratiile se aseaza cf ultimelor 3 cifre. Rezulta seturi mai restranse de documente, grupate pe sute, urmand ca ultima etapa de ordonare in functie de CUI sa fieasezarea pe ultimele 2 cifre ale acestuia (pe zeci).
Dupa ordonarea in functie de CUI, documentele se grupeaza pe operatori/firme.
Pentru fiecare operator, declaratiile vor fi ordonate cronologic.
Pentru fiecare operator nou, pentru care nu exista dosar creat, se va constitui o unitate arhivista (un dosar). Se vor indeparta partile metalice (ace, agrafe, capse), file nescrise, ciorne, etc.
In dosar, declaratiile se vor ordona de jos in sus, de la cea mai veche la cea mai recenta. La inceputul dosarului se introduce un opis al declaratiilor, in care se vor bifa, pe ani, declaratiile lunare existente in dosar. Celelalte genuri de doc. care se vor prelucra vor fi introduse in dosarul fiecarui operator economic, la sfarsitul dosarului.
Copertile dosarelor vor fi prevazute cu sina pentru a permite adaugarea ulterioara a altor declaratii.
Pe coperta se vor inscrie elementele de identificare ale dosarului.
Declaratiile operatorilor pt. care exista dosare create vor fi introduse in dosarele de care apartin, la poz. coresp. din dosar.
Declaratiile lunare introduse in dosarele deja existente vor fi bifate in cadrul opisului existent la dosar. In cazul declaratiilor lunare aferente unui an care nu este inscris pe opisul existent, un alt opis va fi adaugat la inceputul dosarului, pe care vor fi bifate declaratiile lunare.
Dosarele nou create vor fi ordonate pe judete. Se introduc in cutii de arhiva, care vor fi numerotate.
Dosarele actualizate vor fi reintroduse in cutiile de arhiva de care apartin.
Baza de date existenta, in care se regasesc datele de identificare ale fiecarui operator va fi actualizata astfel incat sa cuprinda inf. atat despre dosarele nou create cat si cu privire la actualizarile facute asupra dosarelor existente.
Transportul doc.r prelucrate/actualizate, la sediul beneficiarului se va efectua in aceleasi cond. de securitate ca si la preluare.
Predarea doc. catre Beneficiar se va face pe baza de PV de predare-primire.
Se va preda baza de date actualizata, in format electronic.
Beneficiarul va face receptia lucrarilor prestate. In cazul constatarii unor neconcordante, acestea vor fi remediate.
Valoarea totala a fost calculata astfel:
- Servicii de constituire si legare ua - 2.541 ua x 27,00 lei/ua, fara TVA
- Servicii de inventariere - 2.719 ua x 16,00 lei/ua, fara TVA
- Cutii de arhiva - 229 buc x 8,00 lei/buc, fara TVA