Serviciide arhivare a documentelor

    SEAP
    ID
    DA36399835
    Data
    30 August 2024
    Valoare
    20.000 RON
    Stare
    Oferta acceptata
    Autoritatea contractanta
    39466317 - CENTRUL CULTURAL LUMINA
    Localitate
    Bucuresti, Bucuresti
    Furnizor
    17771174 - S.C. TOTAL SYSTEM CERTIFICATION S.R.L.
    Tipul contractului
    Servicii
    Cod CPV
    79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)
    Descriere:
    În vederea prelucrării fondului arhivistic, vor fi parcurse următoarele etape: a) Preluarea documentelor b) Desprăfuirea c) Toaletarea documentelor, înlăturarea capselor (acelor, agrafelor etc) şi a ciornelor d) Ordonarea documentelor Conform Nomenclatorului arhivistic al Ministerului Muncii și Justiției Sociale aprobat, prestatorul va ordona documentele pe structurile organizatorice ale acestuia (departamente, direcţii, servicii, birouri), iar în cadrul compartimentelor vor fi grupate cronologic pe probleme şi termene de păstrare. e) Îndosarierea documentelor Îndosarierea documentelor reprezintă aranjarea cronologică a documentelor în coperţi din carton, găurirea cu echipamente speciale, fără deteriorarea documentelor, şnuruirea cu aţă de legătorie, numerotarea, certificarea, copertarea şi etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevăzute legal, constituirea inventarelor pe suport de hârtie. Perioada vizata, generatoare de documente in vederea arhivarii este Ianuarie 2022 - Iunie 2024.
    Achizitii
    20.000 RON
    Cantitate: 1
    Unitate masura: pachet
    Servicii arhivare
    ORDONARE DOCUMENTE În primul rând, vom prelua documentele ordonate de la unitățile arhivistice cronologic și/sau după alte criterii, în funcție de specificul activității desfășurate: alfabetic, pe tip de document, pe termen de păstrare, etc. Ordonarea corectă a arhivei permite ca operațiunile ulterioare de depozitare, consultare și selecționare să se desfășoare cât mai facil. Importanța acestei operațiuni constă în identificarea cu ușurință a documentelor cu termen de păstrare expirat, în momentul ajungerii la maturitate. Prelucrarea Simplă a Documentelor (fără legare în dosare şi fără cutii de arhivare, doar folosind bibliorafturile beneficiarului pentru aceste operaţiuni; fără selecţionarea documentelor, consultanţă la întocmirea lucrărilor de selecţionare şi reactualizarea inventarelor). NUMEROTARE DOCUMENTE Fiecare filă din dosar, indiferent de dimensiune, se numerotează în colţul din dreapta sus, în ordine cronologică. Numărul de file al dosarului se certifică pe coperta spate, în interior. Prin acestă operațiune se poate avea o evidență clară a volumului de documente arhivate. INSCRIPȚIONARE DOSARE Pe coperta dosarului se menționează: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare. Informațiile agreate pot fi generate sub formă de etichete autocolante, care se aplică pe copertă și pe cotorul dosarului. INVENTARIERE DOCUMENTE Ca etapă preliminară depozitării, generăm un document în format electronic care cuprinde toate informațiile necesare pentru gestionarea documentelor din arhiva prelucrată. SELECȚIONARE DOCUMENTE Stabilește importanța documentelor în funcție de termenul de conservare, astfel legea arhivării hotărăște păstrarea sau eliminarea lor definitivă. Documentele constituite au diferite termene de conservare, de la termene medii de 3-5-10 ani până la perioade îndelungate de 30-50-75 de ani, cât și permanent, stabilite în raport cu valoarea ştiinţifică sau utilitatea practică a arhivei. Pentru o sortare corectă este necesară cercetarea integrală a arhivei şi a inventarelor aferente, indiferent de tipologia acestora, eliminând riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. INTRODUCERE ÎN CUTII Odată luate în evidență, dosarele se introduc în cutii special concepute, respectând principiile ordonării, cât și în baza inventarului de depozitare.