Digitalizare /scanare documente cu respectare caiet sarcini atasat

    SEAP
    ID
    DA36063204
    Data
    03 Iulie 2024
    Valoare
    250.000 RON
    Stare
    Oferta acceptata
    Autoritatea contractanta
    24427093 - ADMINISTRATIA NATIONALA APELE ROMANE ADMINISTRATIA BAZINALA DE APA ARGES VEDEA
    Localitate
    Pitesti, Arges
    Furnizor
    45721422 - S.C. ALL BUSINESS ARCHIVE SERVICES S.R.L. S.R.L.
    Tipul contractului
    Servicii
    Cod CPV
    79999100-4 - Servicii de scanare (Rev.2)
    Descriere:
    se vor efectua servicii de scanare /digitalizare cu respectare tuturor cerintelor autoritatii contractante
    Achizitii
    0,4 RON
    Cantitate: 625000
    Unitate masura: pagina
    Servicii de scanare/digitalizare a documentelor
    Servicii de arhivare/scanare/digitalizare a documentelor cuprinzand urmatoarele: Operațiuni executate pentru serviciile de scanare a documentelor Pregatirea documentelor pentru procesul de digitalizare Preluarea documentelor de la compartimentele creatoare de arhiva Desprafuirea documentelor – se vor desprafui documentele prin inlaturarea prafului, hartiei maruntite etc. Ordonarea documentelor – se ordoneaza in dosare de lucru prin aranjarea acestora pe compartimente conform reglementarilor in vigoare Digitalizarea / Scanarea documentelor presupune transpunerea informațiilor din documentele deținute de instituție, din format fizic, în format electronic. Astfel, societatea noastră oferă o serie de servicii automatizate și optimizate ce au ca efect scăderea costurilor materiale și umane în gestionarea fluxului de documente creat în instituție. Scanarea documentelor se va face cu personalul specializat al companiei și cu echipamente dedicate în funcție de fiecare document în parte. De la starea documentului, gradul de uzură și până la lizibilitatea acestuia, echipamentele dețin o serie de caracteristici ce permit transpunerea 1:1 în format electronic a documentelor scanate. Printre funcționalitățile de scanare ale echipamentelor deținute, se enumeră: scanarea Alb-Negru, Gri sau Color în funcție de starea fizică a documentului. Rezoluția cu care va fi făcută scanarea documentelor va fi minimum 300 dpi, pentru documente cu flux operațional. În situațiile în care, în cadrul instituției există documente ce conțin schițe, planșe, trasee, hărti etc, acestea vor intra în proces de scanare personalizat, în funcție de calitatea fiecărui document. Pentru realizarea digitalizării, SC ALL BUSINESS ARCHIVE SERVICES SRL utilizează echipamente profesionale, adecvate tipurilor de documente care vor fi digitalizate. Totodată, în mod permanent, specialiștii noștri asigură integritatea documentului fizic prin monitorizarea permanentă a echipamentelor de scanare. Indexarea informației din documente și salvarea acestora în format electronic Informațiile din documente vor fi indexate în funcție de fondul arhivistic, tipurile de documente (departamente/ direcții/servicii și lucrări sau pe ani, după caz), nomenclatorul instituției sau după consultarea directă cu reprezentantul compartimentului la care se va presta serviciul de digitalizare a dosarelor. Totodată, în funcție de tipul de document, indecșii asociați se pot regăsi fie la fiecare document, fie la dosarul arhivistic generat electronic, indecsi stabiliti cantitativ de comun acord cu beneficiarul. Informațiile indexate vor fi stocate într-o bază de date pe un server dedicat si de asemenea vor fi transferate pe suport extern pus la dispozitie de compania noastra. Fondul arhivistic deja digitalizat va fi reconstituit în unități arhivistice, în formă originală. Salvarea documentelor scanate se poate adapta, de comun acord cu beneficiarul, în toate formatele cunoscute de fisiere. (Ex: Fișiere TIFF, PDF, TIFF Multipage, JPEG etc). Formatul de salvare a indecșilor de regăsire va fi de forma . XML , .JSON sau document .DB. Digitalizarea realizată de specialiștii noștri va respecta integritatea documentului fizic, aspectul originalului și succesiunea corectă (originală) a elementelor componente (pagini, file, schițe, planuri etc.). Astfel, fiecare document, după procesul de scanare, se va verifica dacă dosarul digitalizat coincide cu cel în format letric. Extragere de text din documentul scanat folosind tehnologii de OCR (Optical Caracter Recognition) si ICR (Intelligent Caracter Recognition) -Salvare a documentului scanat in formatele standard de arhivare electronica (PDF/ PDF-A) -Operatiuni de finisare a imaginilor scanate: a) Posibilitatea citirii fara rotire; b) Eliminare umbre; c) Eliminare borduri; d) Indreptare pagini scanate pentru procesul de scanare manuala. Compania noastra ofera si servicii de asistenta tehnica pe o perioada de 24 luni de la finalizarea serviciilor in sistem remote si deplasari la sediul beneficiarului in limita a 1 deplasare/luna Servicii de consultanta privind actualizarea nomenclatorului arhivistic. Servicii de consultanta arhivistica ori de cate ori este necesar in regim telefonic pe o perioada de 24 luni de la finalizarea serviciilor. Inventarierea documentelor digitalizate – conform normelor arhivistice in vigoare. Pentru achizita unui pachet cantitativ mai mare de 200.000 pagini procesate conform descrierii de mai sus, pretul poate suferi modificari, aplicandu-se discount la pretul afisat. Preturi estimate per pagina in functie de cantitate: 0-200.000 pagini: 0.55 lei/pagina 200.001-400.000 pagini: 0.50 lei/pagina 400.001-600.000 pagini: 0.45 lei/pagina 600.001-800.000 pagini: 0.40 lei/pagina 800.001-1.000.000 pagini: 0.35 lei/pagina 1.000.000 + pagini: 0.31 lei/pagina