Servicii de arhivare a documentelor
SEAPIDStare
DA35966429
Data17 Iunie 2024
Valoare100.376 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti, Bucuresti
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Servicii de arhivare a documentelor
Achizitii100.376 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: ua
Servicii de arhivare a documentelor
I. ORDONAREA, CONSTITTUIREA, LEGAREA DOSARELOR SI INVENTARIEREA
a.PRELUAREA DOCUMENTELOR
Documentele vor fi preluate de la beneficiar din Bucuresti pe bază de PV de predare - primire. Doc. vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate, dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS.
b.GRUPAREA SI ORDONAREA DOCUMENTELOR
Documentele vor fi grupate pe structurile organizatorice și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare cf criteriilor de ordonare stabilite de comun acord, în baza prevederilor legale în vigoare.
c.CONSTITUIREA UNITĂȚILOR ARHIVISTICE (DOSARELOR)
Doc. grupate cronologic, pe probleme şi TP, se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui ua.
Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic.
Pe coperta dosarului si pe cotor se vor înscrie elementele de identificare ale ua,
Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250-300 file. În cazul depăşirii acestui nr, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar.
Se asigură de către prestator coperţile de carton şi celelalte furnituri necesare legării documentelor şi înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă.
Dosarele constituite vor fi ordonate si vor fi introduse în cutii de arhivă.
Pe cutii vor fi aplicate coduri de bare și vor fi lipite etichete pe care vor fi menționate datele de identificare a doc.
d.LEGAREA DOSARELOR
Dosarele vor fi legate în coperţi de carton, astfel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor.
Se verifică modul de prindere a documentelor în dosare.
Separat vor fi legate pachetele cu documentele cu TP expirate.
e.INVENTARIEREA DOCUMENTELOR
Întregul fond arhivistic va fi supus operaţiunii de inventariere. Inventarele vor cuprinde toate dosarele cu aceleași TP create în cursul unui an de către un compartiment de muncă.
În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar, fiecărui volum îi va fi atribuit un număr curent distinct.
Dosarele care cuprind acte din mai mulți ani vor fi inventariate la anul de început, menționându-se în inventar datele extreme.
Separat se va întocmi un inventar al documentelor cu TP permanent.
La rubrica „Conținutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le conține respectivul dosar și acțiunea sau problema/ problemele la care se referă.
Predarea inventarelor se va face pe suport electronic si pe suport de hartie.
II. INTOCMIREA LUCRĂRII DE SELECȚIONARE SI DEPUNEREA ACESTEIA LA ARHIVELE NATIONALE
Selecţionarea reprezintă operaţiunea arhivistică prin care se stabileşte valoarea istorică sau practică a documentelor dintr-un fond, în vederea păstrării permanente a celor ce fac parte din Patrimoniul Arhivistic Naţional şi eliminării celor lipsite de importanţă, având TP expirat.
Activități ce revin beneficiarului:
a.Constituirea CS, numită prin decizia șefului unității, în scopul analizării documentelor în vederea selecționării.
b.Stabilirea componenței CS: președinte, secretar și un număr impar de membri. Responsabilul compartimentului (sectorului) de arhivă din cadrul instituției creatoare devine, de drept, secretarul comisiei de selecționare.
c.Convocarea CS se face de către Președintele acesteia, la sesizarea secretarului, anual sau ori de câte ori situația o impune.
d.Analiza doc. pe baza inventarelor întocmite de prestator.
e.Luarea deciziei finale cu privire la doc. propuse spre selecționare.
f.Semnarea de către membrii CS a documentației care compune lucrarea de selecționare.
Activități ce revin prestatorului:
a.Verificarea existentului cu inventarele
b.Evaluarea și stabilirea importanței documentelor
c.Selectarea inventarelor pentru doc. cu TP permanent și expirat, care vor face obiectul LS și inaintarea acestora către CS a creatorului de doc.
în vederea analizei.
d.Suport tehnic pentru elaborarea dosarului ce va fi depus la Arhivele Naționale.
f.Pregătirea doc. cu TPe expirate. Până la obținerea confirmării LS de la Arhivele Naționale acestea se păstrează în ordine pe rafturi, în cf. cu prev. legale în vigoare astfel încât reprezentanții Arhivelor Naționale să poată efectua verificarea lor. Se interzice depozitarea doc.propuse spre eliminare în condiții improprii (pe pardoseală, lângă calorifere, conducte, tablouri electrice sau alte surse ce pot produce inundații ori incendii).
g.La controlul LS, prestatorul va pune la dispoziția acestora toate doc. solicitate spre verificare.
h.Pregătirea dosarelor care conțin doc. ce urmează a fi eliminate, conform listelor de selecționare aprobate, după obținerea Avizului de selecționare de la Arhivele Naționale.
i.Organizarea transportului pentru arhiva selecționată și predarea către o societate comercială de colectare a maculaturii sau a unei fabrici de prelucrare a hârtiei, însoțită de o copie a avizului de selecționare.
j.Dovada predării cantității de doc. redate în circuitul economic se depune la creatorul de arhivă.
III, ELIMINAREA DOCUMENTELOR, REFACEREA INVENTARELOR ȘI REORGANIZAREA DEPOZITULUI, ULTERIOR OBȚINERII AVIZULUI DIN PARTEA ARHIVELOR NAȚIONALE
Preturi unitare:
- Ordonarea, constituirea si legarea unitatilor arhivistice - 32,00 lei/ua, fara TVA (cantitate estimata1.900 ua)
- Inventarierea unitatilor arhivistice - 11,00 lei/ua, fara TVA (cantitate estimata1.900 ua)
- Furnizare cutii de arhiva - 7,90 lei/buc, fara TVA (cantitate estimata190 buc)
- Intocmirea Lucrarii de Selectionare si depunerea acesteia la Arhivele Nationale - 6,25 lei/ua, fara TVA (cantitate estimata 1.500 ua)
- Eliminarea documentelor, refacerea inventarelor si reorganizarea depozitului, ulterior obtinerii avizului din partea Arhivelor Nationale - 5,20 lei/ua, fara TVA (cantitate estimata 1.500 ua)