DA35934698 | Servicii de arhivare, legătorie și păstrare a fondului arhivistic

DA35934698

12 Iunie 2024

268.686 RON

Oferta acceptata

9700563 - OFICIUL DE CADASTRU SI PUBLICITATE IMOBILIARA ARAD

Arad, Arad

3781232 - S.C. SILURUS S.R.L.

Servicii

79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)

Prelucrarea arhivistică a documentelor neconstituite în unităţi arhivistice, în conformitate cu prevederile Legii 16/1996 se va realiza prin efectuarea următoarelor activităţi etapizate:1.1.Desprăfuirea documentelor prin înlăturarea prafului, hârtiei mărunțite și a efectelor biodeteriorării documentelor din arhivă. Activitatea propriu-zisă se face cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspiratorul, ștergere cu cârpe moi și uscate, fără a se deteriora documentele. Toaletarea documentelor prin: netezirea foilor;înlăturarea marginilor franjurate, fără eliminarea a părților utile (text, desen etc.);reparații ale zonelor sfâșiate (prin folosirea de scotch de hârtie);plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar, în principiu A4;înlăturarea agrafelor (acelor, capselor etc.) și a ciornelor. Ordonarea documentelor conform Nomenclatorului arhivistic al Institutiei, în dosare prin aranjarea acestora pe compartimente conform organigramei instituției, pe anii de creare și pe termenele de păstrare prevăzute de Nomenclator. 1.2. Inventarierea documentelor se realizează în primă etapă în întocmirea unei fișe pentru fiecare dosar în parte care să conțină pe scurt rezumatul/conţinutul dosarului şi ulterior dosarele se inventariază în. Inventararele care cuprind toate unitățile arhivistice cu același termen de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă. IInventarele se întocmesc în format electronic, în conformitate cu prevederile Legii 16/1996 a Arhivelor Naţi

1.062 RON

Cantitate: 253

Unitate masura: ml

Servicii de arhivare, legătorie și păstrare a fondului arhivistic

Prelucrarea arhivistică a documentelor neconstituite în unităţi arhivistice, în conformitate cu prevederile Legii 16/1996 se va realiza prin efectuarea următoarelor activităţi etapizate:1.1.Desprăfuirea documentelor prin înlăturarea prafului, hârtiei mărunțite și a efectelor biodeteriorării documentelor din arhivă. Activitatea propriu-zisă se face cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspiratorul, ștergere cu cârpe moi și uscate, fără a se deteriora documentele. Toaletarea documentelor prin: netezirea foilor;înlăturarea marginilor franjurate, fără eliminarea a părților utile (text, desen etc.);reparații ale zonelor sfâșiate (prin folosirea de scotch de hârtie);plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar, în principiu A4;înlăturarea agrafelor (acelor, capselor etc.) și a ciornelor. Ordonarea documentelor conform Nomenclatorului arhivistic al Institutiei, în dosare prin aranjarea acestora pe compartimente conform organigramei instituției, pe anii de creare și pe termenele de păstrare prevăzute de Nomenclator. 1.2. Inventarierea documentelor se realizează în primă etapă în întocmirea unei fișe pentru fiecare dosar în parte care să conțină pe scurt rezumatul/conţinutul dosarului şi ulterior dosarele se inventariază în. Inventararele care cuprind toate unitățile arhivistice cu același termen de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă. IInventarele se întocmesc în format electronic, în conformitate cu prevederile Legii 16/1996 a Arhivelor Naţionale iar la finalul prelucrării documentelor din cadrul unui an calendaristic, acestea se vor prezenta şi în format fizic.În această etapă se vor extrage și depozita separat documentele ce au termenul de păstrare expirat şi care urmează a fi distruse, după obținerea aprobării Arhivelor Naționale;Inventarele documentelor care au termenul de păstrare expirat vor fi prezentate Comisiei de selecționare a Beneficiarului pentru a hotărî cu privire la eliminarea lor din arhivă. Pentru realizarea lucrării de selecţionare, vom desfășura următoarele activități:pregătirea selecționării documentelor prin însușirea nomenclatorului arhivistic al Instituţiei, a organigramei, gruparea dosarelor pe termene de păstrare și pe compartimentele care le-au constituit, centralizarea pe rafturi și stive, cu etichete pentru compartiment și an;întocmirea de inventare pentru cantitatea de documente de selecționat, întocmirea documentației de selecționare a documentelor și înaintarea lucrării de selecţionare pentru aprobarea selecționării de Direcția Arhivelor Naționale;extragerea și depozitarea separată şi grupată (pe rafturi și/sau în stive) a documentelor care se vor selecționării pe compartimente constitutive și pe termene de păstrare conform inventarelor existente;, etichetarea pentru identificare a rafturilor/stivelor;completarea sau întocmirea inventarelor la documentele neinventariate și completare tuturor rubricilor inventarelor existente, unde este cazul;eliminarea materialului arhivistic vădit nefolositor după aprobarea procesului-verbal de selecționare; încărcarea, transportul și distrugerea confidențială a documentelor cu termen de păstrare expirat care îndeplinesc condițiile de scoatere din evidentă. 1.3. Îndosariere, legătorie şi copertare. Dosarele constituite în unităţi arhivistice şi inventariate pentru păstrare, vor fi îndosariate şi legate în coperţi de carton asigurate de societatea noastră în vederea exploatării legale, eficiente, cu ușurință și pe termen îndelungat de către beneficiar a documentelor deţinute.Îndosarierea documentelor se va realiza în etapa identificării documentelor necesar a fi supuse acestei operaţiuni din cadrul inventarierii, şi care va cuprinde următoarele operațiuni:asigurarea coperţilor din carton;ordonarea documentelor în dosare, pe compartimente, cronologic, conform termenelor de păstrare prevăzute în Nomenclatorul arhivistic;concomitent cu ordonarea documentelor în dosar se înlătură capsele, acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele, ciornele, notele și însemnările personale, plicurile și actele care nu au legătură cu problemele din dosar etc.;documentele (foile) din fiecare dosar se găuresc la un centimetru de la marginea din stânga, cu dispozitive care să asigure utilitate și aspect plăcut, care să nu deterioreze documentul și să prindă foia corespunzător în dosar, se leagă cu aţă de legatorie, în coperți de carton, în așa fel încât să se asigure citirea completă a textului, a datelor și a rezoluțiilor;dosarele trebuie să aibă aproximativ 250 de file. Funcție de specificul documentelor, se pot constitui dosare cu număr variat de file - pe coperta dosarului se înscriu: instituția-clinica / compartimentul (creatorul dosarului), indicativul unității arhivistice, numărul dosarului din inventar, cuprinsul unității arhivistice, datele extreme (ziua și luna, an) ale documentelor din dosar, numărul filelor (unde este cazul), numărul volumului (dacă sunt mai multe volume) și termenul de păstrare; 1.4 Numerotarea filelor și certificarea operațiunii. Dosarele coperate şi legate se supun operaţiunilor de numerotare a filelor documentelor care le conţin. Certificarea unităților arhivistice (dosare, registre) se face pe ultima foaie nescrisă a dosarului, de către arhivarul prestator al societăţii noastre, prin formula: „Prezentul dosar (registru) conține, XXX file” - în cifre și, între paranteze, în litere. La sfârșitul notei de certificare se trece data, numele, prenumele și semnătura persoanei care face această operațiune și se ștampilează. Se constituie inventarele pe suport de hârtie și electronic, în 4 exemplare pentru documentele cu termen de păstrare permanent și în 3 exemplare pentru documentele cu alte termene de păstrare prevăzute de Nomenclatorul arhivistic;