DA35730690 | Servicii de arhivare a documentelor | SICAP.ai

DA35730690

16 Mai 2024

40.990 RON

Oferta acceptata

20745779 - SCOALA GIMNAZIALA "URUGUAY”

Bucuresti, Bucuresti

9058944 - S.C. Stefadina Comserv S.R.L.

Servicii

79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)

I. Preluarea și transportul documentelor Documentele vor fi preluate de la sediul beneficiarului din București pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii beneficiarului şi ai prestatorului. Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. II. Ordonarea documentelor Documentele preluate vor fi ordonate pe compartimentele creatoare ale beneficiarului și în cadrul acestora vor fi ordonate pe probleme şi termene de păstrare, conform prevederilor legale în vigoare. III. Constituirea și legarea unităţilor arhivistice Documentele se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui sub formă de dosare. Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250 - 300 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic. Pe coperta dosarului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice: - denumirea societății - denumirea compartimentului creator - indicativul dosarului din Nomenclator (dacă există) - numărul dosarului (cota provizorie) și anul - conținutul pe scurt al unității arhivistice - numărul volumului (dacă este cazul) - datele extreme - termenul de păstrare. serviciile se vor presta pana la data de 31.12.2024 -

40.990 RON

Cantitate: 1

Unitate masura: pachet

Servicii de arhivare a documentelor

I. Preluarea și transportul documentelor Documentele vor fi preluate de la sediul beneficiarului din București pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii beneficiarului şi ai prestatorului. Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. II. Ordonarea documentelor Documentele preluate vor fi ordonate pe compartimentele creatoare ale beneficiarului și în cadrul acestora vor fi ordonate pe probleme şi termene de păstrare, conform prevederilor legale în vigoare. III. Constituirea și legarea unităţilor arhivistice Documentele se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui sub formă de dosare. Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250 - 300 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic. Pe coperta dosarului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice: - denumirea societății - denumirea compartimentului creator - indicativul dosarului din Nomenclator (dacă există) - numărul dosarului (cota provizorie) și anul - conținutul pe scurt al unității arhivistice - numărul volumului (dacă este cazul) - datele extreme - termenul de păstrare. Pe cotor se vor înscrie: - indicativul dosarului din Nomenclator - numărul dosarului (cota provizorie) și anul - numărul volumului (dacă este cazul) - datele extreme - termenul de păstrare Dosarele constituite vor fi legate astfel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor. Se asigură de către prestator coperţile de carton şi celelalte furnituri necesare legării documentelor şi înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă. IV. Organizarea fondului arhivistic in cutii Unitățile arhivistice vor fi introduse în cutii de arhivă, furnizate de prestator pe care se vor aplica etichete cu date de identificare (an, nr. cutie, interval cote din cadrul cutiei). Prestatorul va furniza cutii de arhivă având următoarele caracteristici tehnice: – Cutiile sunt executate din carton CO III – Documentele sunt protejate împotriva prafului – Sunt adecvate păstrarii documentelor – Dimensiuni: 38 cm x 32 cm x 26,5 cm. V. Inventarierea documentelor Inventarele vor cuprinde toate unitățile arhivistice (dosarele) cu acelaș termen de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă conform criteriului de ordonare stabilit inițial. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecărui volum îi va fi atribuit un număr curent distinct. Dosarele care cuprind acte din mai mulți ani vor fi inventariate la anul de început, menționându-se în inventar datele extreme. Separat se va întocmi un inventar al documentelor cu termen de păstrare permanent. La rubrica „Conținutul pe scurt al unității arhivistice” vor fi precizate genurile de documente pe care le conține respectivul dosar și acțiunea sau problema/problemele la care se referă. Emitentul și destinatarul vor fi trecuți în inventar numai dacă sunt alții decât creatorul fondului. Predarea inventarelor se va face pe baza de proces verbal de predare-primire și vor fi predate inventarele pe suport de hârtie (1 exemplar original) și CD-ul conținând inventarele. Preturi unitare: - Ordonarea, constituirea și legarea unitatilor arhivistice - 32,00 lei/ua, fara TVA - Inventarierea unităților arhivistice - 14,00 lei/ua, fara TVA - Furnizare cutii arhivă - 7,90 lei/buc, fara TVA Valoarea totala estimata a fost calculata astfel: - Ordonarea, constituirea și legarea unitatilor arhivistice - 32,00 lei/ua, fara TVA x 600 ua = 19.200,00 lei, fara TVA - Inventarierea unităților arhivistice - 14,00 lei/ua, fara TVA x 1.500 ua = 21.000,00 lei, fara TVA - Furnizare cutii arhivă - 7,90 lei/buc, fara TVA x 100 buc = 790,00 lei, fara TVA Valoarea totală a serviciilor de arhivare a documentelor se va stabili prin aplicarea prețurilor unitare la cantitatea efectivă de documente care va parcurge etapele de prelucrare menționate mai sus.