Servicii de arhivare si depozitare

    SEAP
    ID
    DA35570245
    Data
    22 Aprilie 2024
    Valoare
    136.203,18 RON
    Stare
    Oferta acceptata
    Autoritatea contractanta
    4364349 - ADMINISTRATIA DOMENIULUI PUBLIC SI DEZVOLTARE URBANA SECTOR 6
    Localitate
    Bucuresti, Bucuresti
    Furnizor
    9058944 - S.C. Stefadina Comserv S.R.L.
    Tipul contractului
    Servicii
    Cod CPV
    79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)
    Descriere:
    conform oferta depusa la sediul achizitorului , se va incheia contract pana la 31.12.2024 , cu posibilitatea de prelungire prin act aditional pana cel mai tarziu 30.04.2025
    Achizitii
    136.203,18 RON
    Cantitate: 1
    Unitate masura: pachet
    SERVICII DE ARHIVARE SI DEPOZITARE
    I.Servicii de prelucrare a fondului arhivistic Documentele vor fi preluate pe baza de proces verbal de predare-primire semnat de catre reprezentantii ambelor parti. Documentele preluate vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanenta, de la distanta, prin GPS. Documentele preluate vor fi ordonate pe compartimentele creatoare ale beneficiarului si in cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme si termene de pastrare conform criteriilor de ordonare stabilite de comun acord cu reprezentantul beneficiarului, conform nomenclatorului arhivistic al beneficiarului (daca exista) sau in baza prevederilor legale in vigoare Documentele ordonate se vor introduce in coperti de carton si se vor constitui unitatile arhivistice (dosarele). Simultan se vor indeparta partile metalice (agrafe, ace, cleme), foile nescrise, plicurile, dubletele, etc. Un dosar nu va avea un numar mai mare de 250 file. In cazul depasirii acestui numar de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiasi dosar. Fiecarui dosar i se va atribui un cod de identificare unic. Pe coperta dosarului se vor inscrie elementele de identificare ale unitatii arhivistice. Unitatile arhivistice (dosarele) vor fi legate in coperti de carton, astfel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor si rezolutiilor. Gaurirea se va efectua cu dispozitive care sa nu deterioreze documentele. Se asigura de catre prestator copertile de carton si celelalte furnituri necesare legarii documentelor si inscrierii datelor de identificare ale dosarului pe coperta. Dosarele legate vor fi organizate conform criteriilor de ordonare stabilite initial si vor fi introduse in cutii de arhiva, furnizate de prestator, care vor fi numerotate in cadrul fondului. Pe cutii se vor aplica etichete cu datele de ientificare a documentelor continute. Va fi inventariat intregul fond arhivistic. Inventarele vor cuprinde toate unitatile arhivistice (dosarele) cu aceleasi termene de pastrare create in cursul unui an de catre un compartiment de munca conform criteriului de ordonare stabilit initial. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, in inventar fiecarui volum ii va fi atribuit un numar curent distinct. Dosarele care cuprind acte din mai multi ani vor fi inventariate la anul de inceput, mentionandu-se in inventar datele extreme. Separat se va intocmi un inventar al documentelor cu termen de pastrare permanent. La rubrica „Continutul pe scurt al unitatii arhivistice” vor fi precizate genurile de documente pe care le contine respectivul dosar/pachet si actiunea sau problema/problemele la care se refera. Emitentul si destinatarul vor fi trecuti in inventar numai daca sunt altii decat creatorul fondului. La sfarsitul inventarului se va mentiona: „Acest inventar contine .... file si ..... unitati arhivistice”, urmate de data intocmirii si de numele si semnatura persoanei care a intocmit inventarul. La finalizarea serviciilor vor fi predate beneficiarului inventarele pe suport de hartie (1 exemplar original) si CD-ul continand inventarele. Prestatorul va furniza cutii de arhiva avand urmatoarele caracteristici tehnice: •Cutiile sunt executate din carton CO III •Documentele sunt protejate impotriva prafului •Sunt adecvate pastrarii documentelor •Dimensiuni: 38 cm x 32 cm x 26,5 cm. Cantitatea minima pentru care se vor presta serviciile este de 25 metri liniari. II.Depozitarea, gestionarea si transportul documentelor solicitate Depozitul de arhiva corespunde conditiilor cerute de Legea nr. 16/1996 si de Normativul privind caracteristicile tehnico-functionale ale spatiilor si echipamentelor de depozitare si conservare a arhivelor. Depozitul este dotat cu sistem de supraveghere video si de inreg. date pe server. Arhiva va fi predata gestionarului pe baza inventarelor si a PV de preluare in gestiune. a. Verificarea continutului cutiilor si preluarea in gestiune a documentelor de catre gestionar pe baza inventarelor. b. Depozitarea, gestionarea arhivei si transportul documentelor solicitate b.1. Organizarea arhivei in incinta locatiei destinate depozitarii conform Legii nr. 16/1996. b.2. Gestionarea arhivei pe durata depozitarii b.2.1. Pentru regasirea rapida a documentelor solicitate sunt necesare: - Intocmirea Ghidului de raft - Registru de evidenta curenta a intrarilor-iesirilor dosarelor (daca fondul este inventariat) - Monitorizarea intrarilor si iesirilor de documente/cutii din depozit prin crearea si completarea Registrului de depozit b.2.2. Gestionarea curenta a depozitului de arhiva: - verificarea si monitorizarea conditiilor optime de temperatura si umiditate - verificarea integritatii mijloacelor de protectie a documentelor (cutii) - monitorizarea planului de intretinere a depozitelor de arhiva (desprafuire, dezinsectie si dezinfectie periodica). b.3. Organizarea activitatii de curierat al documentelor solicitate (in forma fizica) de catre beneficiar. Livrarea documentelor solicitate se face in termen de 48 ore de la solicitare. b.4. Scanare si transmitere electronica a documentelor (email/fax) in termen de 12 ore de la solicitare. 1 ml=3 cutii de arhiva Cantitatea minima pentru care se vor presta serviciile este de 460,27 metri liniari, pe o perioada de 12 luni. Preturi unitare: Servicii de prelucrare a fondului arhivistic – 1.140,00 lei/metru liniar, fara TVA Servicii de depozitare, gestionare a fondului arhivistic si organizarea serviciului de curierat al documentelor solicitate – 19,50 lei/metru liniar/luna, fara TVA Valoarea totala a serviciilor este de 136.203,18 lei, fara TVA, defalcata astfel: Servicii de prelucrare a fondului arhivistic – 25 ml x 1.140,00 lei/metru liniar, fara TVA = 28.500,00 lei, fara TVA Servicii de depozitare, gestionare a fondului arhivistic si organizarea serviciului de curierat al documentelor solicitate – 460,27 ml x 19,50 lei/metru liniar/luna, fara TVA x 12 luni = 107.703,18 lei, fara TVA