Program management documente

SEAP

DA35525250

Data

16 Aprilie 2024

Valoare

17.485,76 RON

Stare

Oferta acceptata

Autoritatea contractanta

4750196 - ADMINISTRATIA-DOMENIULUI-PUBLIC-SATU-MARE

Localitate

Satu Mare, Satu Mare

Furnizor

23461259 - S.C. HITTER TECHNOLOGIES SRL S.R.L.

Tipul contractului

Servicii

Cod CPV

72268000-1 - Servicii de furnizare de software (Rev.2)

Descriere:

Program management documente Serviciile se vor realiza prin respectarea caietului de sracini atasat. In cazul in care sunteti de acord cu prevederile acestuia, va rugam acceptati oferta.

Achizitii

2.185,72 RON

Cantitate: 8

Unitate masura: LUNA

Software EDMS pentru administrarea documentelor electronice

Sistemul EDMS are următoarele functionalitati:  Accesibil de oriunde - disponibil din orice browser, fără instalare, informațiile fiind stocate criptate în siguranță, în cloud.  Automatizare – sistemul EDMS (Software pentru administrarea documentelor electronice) permite automatizarea fluxurilor de lucru, alocare / creare sarcini.  Modul registratură electronică - pentru documente intrare / ieșire / interne  Flux lucru – Transmitere documente la / între departamente și utilizatori  Flux aprobări – Generare document spre aprobare. Documentele trimise pe fluxul de aprobari pot fi semnate electronic automat din sistem, fără a fi descarcate si gestionate separat. Functionalitati de bază ale sistemului:  Soluția permite înregistrarea tuturor documentelor care intră și ies din instituție, alocand numere de înregistrare din unul sau mai multe registre de numerotare, în funcție de tipul documentului.  Utilizatorii au posibilitatea de a crea / atașa documente și de a le lansa într-un flux de aprobare sau consultare după nevoie.  Documentele înregistrate pot fi conexate cu alte documente și / sau fișiere deja înregistrate în sistem sau pur și simplu atașand un fișier nou.  Documentele inregistrare, pot fi alocate spre soluționare către departamente sau către utilizatori individuali.  Sistemul permite configurarea de formulare electronice pentru fiecare tip de document în parte în funcție de necesitățile instituției, și de ce se dorește a se urmări. Ex. La documentele de tip “contract” se pot introduce “meta”date de tipul “perioada valabilitate contract”, “valoare contract”, “Cod CPV”, “Departament contractant”, “Linie bugetara”, etc., date care ulterior pot fi interogate, și exportate către tabele sau rapoarte centralizate.  Sistemul versioneaza automat toate modificările aduse asupra documentelor, informații care apar și în istoricul documentului.  Documentele interne care sunt trimise către consultare pot fi “comentate” de către departamentele și utilizatorii cărora le este trimis documentul, informații care apar în istoricul de activități ale sistemului.  Sistemul dispune de un “motor” workflow builder, de unde se pot defini proceduri de lucru pentru tipuri de documente diferite / departamente diferite / etc. în care se pot asocia servicii de plată electronică în fluxul de rezolvare a unui document, trimitere de mesaje către inițiator sau destinatar document, etc.  Se pot lansa cautari de documente în baza datelor comune (numar, utilizator, inițiator, institutie deponenta, etc.) sau în baza datelor specifice pentru un tip de document specific, sau în baza conținutului documentului.  Prin modulul de semnături digitale din EDMS, este posibila semnarea documentelor emise în format PDF, de către o persoana sau mai multe persoane, în funcție de tipul de document și de fluxul documentului.  Pentru ușurarea lucrului, angajații instituției au posibilitatea de a selecta mai multe documente spre semnare deodată (bulk).  Sistemul permite configurarea de notificari / confirmari prin email si / sau SMS  Semnatuira electronica – sistemul permite ca documentele atasate de catre solicitant sa poata fi depuse cu semnatura electronica, sistemul sa efectueze verificare automata a validitatii semnaturii electronice in momentul incarcarii si transmiterii acestora de catre solicitant in raport cu lista de incredere EUTL de la nivelul Uniunii Europene, conform Regulamentului UE Eidas nr. 910/2014  Toate rapoartele, datele, baza de date de ADP in cadrul acestui contract vor constitui proprietatea Autoritatii contractante a contractului – ADPSM. Prestatorul va trata toate documentele , datele si informatiile cu care va intra in contact sau pe care le va accesa, ca avand caracter personal si confidential, si se va conforma in consecinta tuturor legilor, normelor si reglementarilor in vigoare din Romania. Exceptie vor face documentele din cadrul prezentului dosar de achizitie publica. De asemenea, cu exceptia cazului in care este necesar ca Prestatorul sa dezvaluie anumite informatii in scopul executarii contractului sau in cazul in care documentele mentionate mai sus au caracter de informatie de interes public. Prestatorul nu va publica sau dezvalui nicio informatie fara acordul prealabil scris al ADPSM. Orice documente sau materiale elaborate ori compilate de catre Prestator sau de catre presonalul sau salariat ori contractat in executarea prezentului contract, vor devein proprietatea exclusiva a Achzitorului. Dupa incetarea prezentului contract, Prestatorul nu va utiliza documentele si/sau materialele realizate in prezentul contract in scopuri care nu au legatura cu prezentul contract in scopuri care nu au legatura cu prezentul contract fara acordul scris prealabil al Achizitorului. Prestatorul nu va publica articole referitoare la obiectul prezentului contract si nu va divulga nicio informatie furnizata de Achizitor, fara acordul scris prealabil al acestuia. Orice rezultate ori drepturi, inclusiv drepturi de autor sau alte drepturi de proprietate intelectuala, dobandite in executarea prezentului contract vor fi proprietatea exclusiva a Prestatorului. Achizitorul primeste dreptul de utilizare perpetua, neexclusiva, irevocabila si netransferabila asupra produselor furnizate. Acordurile de licentiere nu vor include niciun fel de clauza limitativa suplimentara fata de prevederile Caietului de Sarcini.