Servicii de arhivare a documentelor si digitalizarea arhivei

    SEAP
    ID
    DA35521301
    Data
    16 Aprilie 2024
    Valoare
    68.100 RON
    Stare
    Oferta acceptata
    Autoritatea contractanta
    4291859 - ORASUL CEHU SILVANIEI
    Localitate
    Cehu Silvaniei, Salaj
    Furnizor
    33081095 - S.C. Avantaj Arhiv SRL S.R.L.
    Tipul contractului
    Servicii
    Cod CPV
    79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)
    Descriere:
    Servicii de prelucrare arhivistica si legatorie, intocmit inventare pe format electronic si pe suport de hartie,consultanta pentru intocmire nomenclator sau actualizare nomenclator, conform Legii Arhivelor,Legea 16/1996.  Documentele vor fi grupate pe categorii,compartiment creator ,ani si termene de pastrare si se vor inventaria.  Gestionarea documentelor dintr-o locatie intr-o alta locatie(dintr-o camera in alta camera) pentru a putea fi procesata  Desprăfuirea documentelor  Inventarul va cuprinde toate dosarele cu acelas termen de pastrare detinute in cursul unui an de catre un departament.  Fiecare dosar va cuprinde denumirea unitatii si a compartimentului creator ,numarul de dosar din inventar,anul, date de inceput si de sfarsit ,numarul de volume daca este cazul si termenul de pastrare,indicativul din nomenclator daca exista.  Inventarele se vor preda beneficiarului in format listat (foi A4) si in format electronic  Consultanţa şi/sau întocmirea lucrărilor de selecţionare conform legislaţiei arhivistice în vigoare (lucrările de selecţionare se efectuează asupra documentelor al căror termen de păstrare a expirat);  Asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare înaintate la Serviciile Judeţene ale Arhivelor Naţionale  Legarea documentelor în coperţi formând dosare (dosarele trebuie sa aibă maxim 250-300 file) şi etichetarea acestora şi înscrirea pe cotor a datelor aferente;  Dosarele care sunt propuse pentru legat se verifica fiecare dosar se scot
    Achizitii
    68.100 RON
    Cantitate: 1
    Unitate masura: pachet
    Servicii de arhivare a documentelor si digitalizarea arhivei
    Servicii de prelucrare arhivistica si legatorie, intocmit inventare pe format electronic si pe suport de hartie,consultanta pentru intocmire nomenclator sau actualizare nomenclator, conform Legii Arhivelor,Legea 16/1996.  Documentele vor fi grupate pe categorii,compartiment creator ,ani si termene de pastrare si se vor inventaria.  Gestionarea documentelor dintr-o locatie intr-o alta locatie(dintr-o camera in alta camera) pentru a putea fi procesata  Desprăfuirea documentelor  Inventarul va cuprinde toate dosarele cu acelas termen de pastrare detinute in cursul unui an de catre un departament.  Fiecare dosar va cuprinde denumirea unitatii si a compartimentului creator ,numarul de dosar din inventar,anul, date de inceput si de sfarsit ,numarul de volume daca este cazul si termenul de pastrare,indicativul din nomenclator daca exista.  Inventarele se vor preda beneficiarului in format listat (foi A4) si in format electronic  Consultanţa şi/sau întocmirea lucrărilor de selecţionare conform legislaţiei arhivistice în vigoare (lucrările de selecţionare se efectuează asupra documentelor al căror termen de păstrare a expirat);  Asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare înaintate la Serviciile Judeţene ale Arhivelor Naţionale  Legarea documentelor în coperţi formând dosare (dosarele trebuie sa aibă maxim 250-300 file) şi etichetarea acestora şi înscrirea pe cotor a datelor aferente;  Dosarele care sunt propuse pentru legat se verifica fiecare dosar se scot ace agrafe ,capse se leaga cu sfoara se pun coperti din carton duplex  Legarea unitatilor arhivistice (dosare) se face astfel incat sa se poata citi textele,rezolutiile,antetele,semnaturile si orice alte date si informatii oferite de documente.  Se va aplica prin lipire un dreptunghi de 10 cm/5 cm peste capetele sforii de legatura asezate pe foaia de certificare in vederea sigilarii dosarului cu ocazia certificarii ;  Etichetarea dosarelor pe cotor prin inscrierea cu marker de culoare neagra si folosind majuscule ,fara prescurtari sau alte artificii a datelor de identificare preluate din foaia de capat ,respectiv a urmatoarelor date :denumirea entitatii creatoare/detinatoare si a compartimentului creator/detinator ;numarul de dosar din inventar ,anul ;indicativul unitatii arhivistice din nomenclator ;denumirea dosarului – continultul pe scurt al problemelor la care se refera ;date de inceput si sfarsit ( ziua,luna,anul )numarul filelor ;numarul volumului daca este cazul si termenul de pastrare  Fiecare fila sa numerotat in coltul din dreapta sus  La finalul dosarului pe o coala alba sau pe coperta dosarului se face urmatoarea certificare:,,prezentul dosar contine…………file.  La sfarsitul fiecarei note de certificare se trece numarul de file si semnatura celui care face respectiva lucrare. SCANAREA ȘI DIGITIZAREA DOCUMENTELOR Pregătim documentele pentru scanare  verificăm starea documentelor;  eliminăm capsele, agrafele, ciornele, foile nescrise etc;  ordonăm filă cu filă documentele şi le separăm cu ajutorul codurilor de bare;  Scanăm și indexăm  utilizăm scanere de mare viteză pentru documente uzuale: facturi, avize, contracte etc;  utilizăm scanere de planșe pentru documente tip desene, schițe tehnice etc;  utilizăm scanere de carte pentru documentele legate în dosare;  utilizăm software specializat care permite setarea parametrilor de scanare, vizualizarea procesului de scanare, post procesarea imaginii scanate, capturarea de metadate și indexarea;  Stocăm informaţia scanată  criptăm şi păstrăm informația scanată pe servere securizate de date;  Asigurăm accesul la informaţie  asigurăm accesul la informațiile din arhiva dumneavoastră în baza unor protocoale de securitate stricte şi bine definite; AVANTAJE:  Acces rapid la documente in format electronic sau la rezolutie foarte buna  Back-up pentru arhiva fizica  Usurinta in gestionarea arhivelor digitale  Posibilitatea de a organiza arhiva digitala dupa criterii de indexare si arhivare