Servicii de depozitare

    SEAP
    ID
    DA35515596
    Data
    15 Aprilie 2024
    Valoare
    27.216 RON
    Stare
    Oferta acceptata
    Autoritatea contractantaLocalitate
    Bucuresti, Bucuresti
    FurnizorTipul contractului
    Servicii
    Cod CPVDescriere:
    Servicii de depozitare
    Achizitii
    3,78 RON
    Cantitate: 7200
    Unitate masura: cutie/luna
    Servicii de depozitare
    Fondul arhivistic intră în gestiune, cu parcurgerea următoarelor etape: 1. Gestionarea arhivei pe durată depozitării 2. Organizarea activităţii de curierat al documentelor solicitate Detaliem în cele ce urmează fiecare etapă. 1. Gestionarea arhivei pe durata depozitării 1.1. Pentru regăsirea rapidă a documentelor solicitate vor fi parcurse următoarele etape:  Întocmirea Ghidului de raft  Registru de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice (registru de gestiune al inventarelor si documentelor unui fond arhivistic aflate in depozit)  Monitorizarea intrărilor şi ieşirilor de documente/cutii din depozit la solicitarea beneficiarului prin crearea şi completarea Registrului de depozit  Iniţierea şi folosirea (de câte ori se impune) a Fişei de control (inlocuieste dosarul pe perioada cand acesta se afla la beneficiar pentru consultari). 1.2. Gestionarea curentă a depozitului de arhivă va urmări:  verificarea şi monitorizarea condiţiilor optime de temperatură, umiditate şi luminozitate pentru conservarea documentelor  verificarea şi monitorizarea funcţionării echipamentelor tehnice de asigurare a climatului în depozit  verificarea integrităţii mijloacelor speciale de protecţie a documentelor (cutii)  monitorizarea planului de măsuri de întreţinere a depozitelor de arhivă (desprăfuire, dezinsecţie şi dezinfecţie periodică). 2. Organizarea activităţii de curierat al documentelor solicitate (în formă fizică) de către beneficiar:  Beneficiarul solicită în scris (email sau fax) un dosar/cutie, menţionând datele de identificare ale acestora din inventar;  Prestatorul identifică cutia/dosarul şi operează ieşirile din depozit în Registrul de depozit şi introduce Fişa de control în locul cutiei/dosarului ce urmează a părăsi depozitul;  Prestatorul organizează transportul şi predarea dosarului/cutiei pe bază de proces verbal de predare-primire, în interval de 48 ore de la primirea solicitării;  Beneficiarul notifică prestatorul când dosarul/cutia poate fi rearhivată;  Prestatorul organizează transportul şi preia dosarul/cutia pe bază de proces verbal de predare-primire;  Prestatorul rearhivează dosarul/cutia şi actualizează Registrul de depozit.  În caz de urgență, dacă solicitarea beneficiarului este făcută până la ora 12:00, livrarea documentelor se va face în aceeași zi. Dacă solicitarea este primită după ora 12:00, livrarea se va face a doua zi. 3. Scanare şi transmitere electronică a documentelor  Pe bază evidenţelor privind fondul arhivistic depozitat, Beneficiarul solicită în scris (email sau fax) un document, menţionează numărul cutiei şi datele de identificare a documentului;  Prestatorul identifică documentul şi îl transmite prin fax sau îl scanează şi îl trimite prin email în interval de 12 ore de la primirea solicitării;  Prestatorul menţionează/evidenţiază comanda în Registrul de depozit;  Prestatorul rearhivează cutia. La solicitarea beneficiarului, prestatorul transmite o copie a solicitărilor primite, situaţiei intrărilor-ieşirilor de documente/dosare/cutii din depozit şi a numărului de transporturi efectuate. Periodic prestatorul va transmite beneficiarului o situaţie a documentelor/ dosarelor/cutiilor ieşite din depozit la solicitarea acestuia şi nereturnate. Prestatorul pune la dispoziţia beneficiarului personal pregătit profesional pentru identificarea rapidă a documentelor solicitate şi întreaga logistică care stă la bază organizării managementului documentelor.