Servicii organizare eveniment in Cluj Napoca pentru DRI
SEAPIDStare
DA35468776
Data09 Aprilie 2024
Valoare61.915,13 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti, Bucuresti
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Servicii de organizare eveniment în perioada 8-11 mai 2024, în vederea desfășurării proiectului “Waste Side Story - spectacol de operă contemporană în cadrul Grand Opera Pata-Rât”, care va avea premiera absolută în data de 10 mai 2024, la Opera Română din Cluj-Napoca, pentru Departamentul pentru Relatii Interetnice, conform caietului de sarcini.
Achizitii61.915,13 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: bucata
Servicii de organizare eveniment in Cluj Napoca
Servicii de organizare eveniment in Cluj Napoca.
1. Stabilirea tematicii evenimentului si a programului acestuia
2. Stabilirea grupului tinta - in functie de caracteristicile evenimentului, pe baza listelor initiale puse la dispozitie de beneficiar
3. Stabilirea datei si a locatiei – in concordanta cu caracteristicile evenimentului, bugetul si optiunile clientului.
4. Pregatirea evenimentului (servicii furnizate la solicitarea expresa a clientului): transmiterea invitatiilor catre participanti, confirmarea detaliilor rezervarilor, colectarea formularelor de inscriere, confirmarea telefonica ferma a participarii persoanelor inscrise, stabilirea meniurilor pentru mese, etc.
5. Organizarea la fata locului – Coordonarea organizarii la fata locului se face de catre un expert coordonator evenimente, care va asigura asistenta permanenta in derularea aspectelor logistice si in asigurarea serviciilor de primire si inregistrare participanti. Operativitatea echipei dislocate de Organizator la fata locului este asigurata de facilitatile de suport astfel ca orice probleme sau disfunctionalitati apar, ele sunt rezolvate in timp util. O parte importanta a organizarii la fata locului este constituita de amenajarea salii de conferinta, ce se face de regula in preziua evenimentului, moment in care echipa Organizatorului se asigura de deplina functionalitate a tuturor instalatiilor si echipamentelor tehnice. Principalul avantaj al abordarii noastre conceptuale in organizarea de calitate a unui eveniment il constituie prezenta non stop a echipei alaturi de clienti, preluarea si rezolvarea in timp real a oricaror probleme organizatorice aparute. Coordonarea, pe parcursul derularii evenimentului, a completarii de catre participanti a documentelor suport necesare decontarii si raportarii: lista de prezenta, chestionare de feed back, etc (daca este cazul).
6. Cazare, masa, pranz si si cina.
7. Inchiderea evenimentului – ulterior incheierii efective a lucrarilor, sunt alcatuite toate situatiile centralizatoare cu furnizorii de servicii (hotel, catering, sala de conferinta) si sunt agreate toate valorile incluse in acestea. 8. Activitati post eveniment – elaborarea raportului de eveniment, cu anexele necesare (lista de participanti, chestionarele de feed-back, fotografii, etc), formulandu-se si recomandari pentru imbunatatirea formatului evenimentului.