INVENTARIERE ARHIVA, CERTIFICAREA DOSARELOR, LEGATORIE SI ETICHETARE DOSARE

    SEAP
    ID
    DA35305488
    Data
    20 Martie 2024
    Valoare
    5.001 RON
    Stare
    Oferta acceptata
    Autoritatea contractanta
    34920705 - Gradinita cu program prelungit nr.5
    Localitate
    Zalau, Salaj
    Furnizor
    33081095 - S.C. Avantaj Arhiv SRL S.R.L.
    Tipul contractului
    Servicii
    Cod CPV
    79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)
    Descriere:
    Luarea in evidenta a dosarelor arhivate; • Gestionarea documentelor intre locatii • Sortare documente • Documentele vor fi grupate pe categorii, ani si termene de pastrare si se vor inventaria. • Desprăfuirea documentelor • Inventarul va cupride toate dosarele cu acelas tremen de pastrare detinute in cursul unui an. • Inventarele se vor preda beneficiarului in format listat (foi A4) si in format electronic • Consultanţa şi/sau întocmirea lucrărilor de selecţionare conform legislaţiei arhivistice în vigoare (lucrările de selecţionare se efectuează asupra documentelor al căror termen de păstrare a expirat); • Asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare înaintate la Serviciile Judeţene ale Arhivelor Naţionale. La finalul dosarelor numerotate se face mentiunea:,,prezentul dosar contine…file,,se mentioneza data certificarii si se semneaza. 1. Legarea documentelor în coperţi formând dosare de max 250-300 file, etichetarea lor şi înscrirea pe cotor a datelor aferente; 2. Dosarele care sunt propuse pentru legat se verifica fiecare dosar se scot ace agrafe ,capse se leaga cu sfoara se pun coperti din carton duplex. 3. Legarea dosarelor se face astfel incat sa se poata citi textele,antetele,semnaturile si orice alte date si informatii. 4. Se va aplica prin lipire un dreptunghi peste capetele sforii de legatura. Etichetarea dosarelor pe cotor prin inscrierea cu marker de culoare neagra si folosind majuscule ,fara prescurtari sau alte artificii a datelor de identificare.
    Achizitii
    11,5 RON
    Cantitate: 93
    Unitate masura: bucata
    NUMEROTAREA SI CERTIFICAREA DOSARELOR
    NUMEROTAT FILE DOSARE • Fiecare fila se numeroteaza in coltul din dreapta sus. • La finalul dosarului pe o coala alba sau pe coperta dosarului se face mentiunea:,,prezentul dosar contine…………file,,se mentioneza data certificarii si se semneaza.
    13,5 RON
    Cantitate: 180
    Unitate masura: bucata
    INVENTARIERE ARHIVA
    INVENTARIAT ARHIVA SI ÎNTOCMIT INVENTARE PE FORMAT ELECTRONIC  In procesul de prelucrare a documentelor de arhiva, inventarierea este operatiunea arhivistica ce consta in luarea in evidenta a dosarelor/unitatilor arhivistice, dupa ce au fost constituite si ordonate conform criteriilor, problemelor si termenelor de pastrare prevazute in Nomenclatorul Arhivistic; • Gestionarea documentelor dintr-o locatie intr-o alta locatie(dintr-o camera in alta camera) pentru a putea fi procesata • Sortare documente • Documentele vor fi grupate pe categorii,compartiment creator ,ani si termene de pastrare si se vor inventaria. • Desprăfuirea documentelor • Inventarul va cupride toate dosarele cu acelas tremen de pastrare detinute in cursul unui an de catre un departament. • Fiecare dosar va cuprinde denumirea unitatii si a compartimentului creator ,numarul de dosar din inventar,anul, date de inceput si de sfarsit ,numarul de volume daca este cazul si termenul de pastrare,indicativul din nomenclator daca exista. • Inventarele se vor preda beneficiarului in format listat (foi A4) si in format electronic • Consultanţa şi/sau întocmirea lucrărilor de selecţionare conform legislaţiei arhivistice în vigoare (lucrările de selecţionare se efectuează asupra documentelor al căror termen de păstrare a expirat); • Asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare înaintate la Serviciile Judeţene ale Arhivelor Naţionale;
    16,5 RON
    Cantitate: 91
    Unitate masura: bucata
    LEGATORIE SI ETICHETARE DOSARE
    1. Legarea documentelor în coperţi formând dosare (dosarele trebuie sa aibă maxim 250-300 file) şi etichetarea acestora şi înscrirea pe cotor a datelor aferente; 2. Dosarele care sunt propuse pentru legat se verifica fiecare dosar se scot ace agrafe ,capse se leaga cu sfoara se pun coperti din carton duplex. 3. Legarea unitatilor arhivistice (dosare) se face astfel incat sa se poata citi textele,rezolutiile,antetele,semnaturile si orice alte date si informatii oferite de documente. 4. Se va aplica prin lipire un dreptunghi de 10 cm/5 cm peste capetele sforii de legatura asezate pe foaia de certificare in vederea sigilarii dosarului cu ocazia certificarii ; Etichetarea dosarelor pe cotor prin inscrierea cu marker de culoare neagra si folosind majuscule ,fara prescurtari sau alte artificii a datelor de identificare preluate din foaia de capat ,respectiv a urmatoarelor date :denumirea entitatii creatoare/detinatoare si a compartimentului creator/detinator ;numarul de dosar din inventar ,anul ;indicativul unitatii arhivistice din nomenclator ;denumirea dosarului – continultul pe scurt al problemelor la care se refera ;date de inceput si sfarsit ( ziua,luna,anul )numarul filelor ;numarul volumului daca este cazul si termenul de pastrare ; conservare în cutii standard de arhivare . Pentru legarea documentelor cu Carton Mucava se vor cere taxe extra: -Se pun coperti din carton mucava invelit in hartie colorata si panza la cotor (panza bleumaren )