SERVICII DE ARHIVARE SI SELECTIONARE A DOCUMENTELOR DIN CADRUL PRIMARIEI POIANA LACULUI
SEAPIDStare
DA35153801
Data29 Februarie 2024
Valoare53.730 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitatePoiana Lacului, Arges
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Prin efectuarea ,, Serviciilor de arhivare si selectionare a documentelor’’ se va realiza igienizarea documentelor, ordonarea acestora, copertarea, indosarierea, numerotarea, inscrierea datelor pe dosare si actualizarea evidentei ( intocmirea inventarelor), iar pentru selectionare se vor pregati dosarele pentru scoaterea din evidenta dupa intocmirea documentatiei si obtinerea aprobarilor legale.
Achizitii27 RON
Cantitate: 1990
Unitate masura: dosar
SERVICII ARHIVARE FIZICA
I. Servicii de arhivare
Pentru desfăşurarea acestei operaţiuni sunt necesari următorii paşi:
a) Desprăfuirea şi igienizarea documentelor. Documentele se desprăfuiesc cu perii moi, prin aspirare, ştergere cu cârpe moi şi uscate, fără a deteriora documentele.
b) Toaletarea documentelor. Execuţia toaletării documentelor constă în:
- netezirea foilor;
- înlăturarea marginilor franjurate, fără eliminarea părţilor utile;
- reparaţii ale zonelor sfâşiate;
- plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar, în principiu A4;
- înlăturarea agrafelor (acelor, capselor etc.) şi a ciornelor.
c) Ordonarea documentelor conform nomenclatorului arhivistic. Documentele se ordonează în dosare prin aranjarea acestora pe fonduri şi compartimente conform organigramei instituţiei pe ani de creare şi pe termene de păstrare.
d) Îndosarierea dosarelor.
Unitatea arhivistică de bază – dosarul – se încheie în vederea exploatării legale, eficiente, cu uşurinţă şi pe termen îndelungat a documentelor create.
- documentele (foile) din dosar se găuresc 1 (un) centimetru de la marginea din stânga, cu dispozitive care să asigure utilitate şi aspect plăcut, care să nu deterioreze documentul şi să prindă foaia corespunzător în dosar, se leagă cu aţă de legătorie între coperte duplex, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, a datelor şi a rezoluţiilor;
- filele dosarelor cu termen de păstrare permanent se numerotează în partea din dreapta sus;
- dosarul trebuie să aibă maxim 300 file.;
- pe coperta dosarului se înscrie: instituţia, direcţia (creatorul dosarului), indicativul unităţii arhivistice, numărul dosarului din inventar, cuprinsul unităţii arhivistice, numărul dosarului din inventar, cuprinsul unităţii arhivistice, datele extreme (ziua, luna şi anul) ale documentelor din dosar, numărul filelor, numărul volumului (dacă sunt mai multe volume) şi termenul de păstrare;
- certificarea unităţilor arhivistice se face pe ultima foaie nescrisă a dosarului.
e) Numerotarea dosarelor cu termen de pastrare permanent.
f) Inventarierea documentelor.
Conţinutul dosarului trebuie să fie cât mai amplu, să conţină cu exactitate datele care se regăsesc în interiorul acestuia. Inventarele se întocmesc în 4 (patru) exemplare pentru documentele cu termen de păstrare permanent şi în 3 (trei) exemplare pentru documentele cu alte termene de păstrare.
După finalizarea inventarierii, dosarele se introduc în cutii de arhivare puse la dispoziţie de firma noastră. Cutiile se etichetează şi se numerotează.
În final, se aşeză pe rafturi şi se realizează Ghidul topografic al depozitului.
Pret 28 lei/ dosar