servicii de depozitare si gestionare documente cu regim special
SEAPIDStare
DA34983773
Data06 Februarie 2024
Valoare1.400 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti, Bucuresti
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:servicii de depozitare si gestionare documente cu regim special conform oferta si contract
Achizitii4 RON
Cantitate: 350
Unitate masura: cutie/luna
Servicii de depozitare
Fondul arhivistic intră în gestiune, cu parcurgerea următoarelor etape:
1. Gestionarea arhivei pe durată depozitării
2. Organizarea activităţii de curierat al documentelor solicitate
Detaliem în cele ce urmează fiecare etapă.
1. Gestionarea arhivei pe durata depozitării
1.1. Pentru regăsirea rapidă a documentelor solicitate vor fi parcurse următoarele etape:
Întocmirea Ghidului de raft
Registru de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice (registru de gestiune al inventarelor si documentelor unui fond arhivistic aflate in depozit)
Monitorizarea intrărilor şi ieşirilor de documente/cutii din depozit la solicitarea beneficiarului prin crearea şi completarea Registrului de depozit
Iniţierea şi folosirea (de câte ori se impune) a Fişei de control (inlocuieste dosarul pe perioada cand acesta se afla la beneficiar pentru consultari).
1.2. Gestionarea curentă a depozitului de arhivă va urmări:
verificarea şi monitorizarea condiţiilor optime de temperatură, umiditate şi luminozitate pentru conservarea documentelor
verificarea şi monitorizarea funcţionării echipamentelor tehnice de asigurare a climatului în depozit
verificarea integrităţii mijloacelor speciale de protecţie a documentelor (cutii)
monitorizarea planului de măsuri de întreţinere a depozitelor de arhivă (desprăfuire, dezinsecţie şi dezinfecţie periodică).
2. Organizarea activităţii de curierat al documentelor solicitate (în formă fizică) de către beneficiar:
Beneficiarul solicită în scris (email sau fax) un dosar/cutie, menţionând datele de identificare ale acestora din inventar;
Prestatorul identifică cutia/dosarul şi operează ieşirile din depozit în Registrul de depozit şi introduce Fişa de control în locul cutiei/dosarului ce urmează a părăsi depozitul;
Prestatorul organizează transportul şi predarea dosarului/cutiei pe bază de proces verbal de predare-primire, în interval de 48 ore de la primirea solicitării;
Beneficiarul notifică prestatorul când dosarul/cutia poate fi rearhivată;
Prestatorul organizează transportul şi preia dosarul/cutia pe bază de proces verbal de predare-primire;
Prestatorul rearhivează dosarul/cutia şi actualizează Registrul de depozit.
În caz de urgență, dacă solicitarea beneficiarului este făcută până la ora 12:00, livrarea documentelor se va face în aceeași zi. Dacă solicitarea este primită după ora 12:00, livrarea se va face a doua zi.
3. Scanare şi transmitere electronică a documentelor
Pe bază evidenţelor privind fondul arhivistic depozitat, Beneficiarul solicită în scris (email sau fax) un document, menţionează numărul cutiei şi datele de identificare a documentului;
Prestatorul identifică documentul şi îl transmite prin fax sau îl scanează şi îl trimite prin email în interval de 12 ore de la primirea solicitării;
Prestatorul menţionează/evidenţiază comanda în Registrul de depozit;
Prestatorul rearhivează cutia.
La solicitarea beneficiarului, prestatorul transmite o copie a solicitărilor primite, situaţiei intrărilor-ieşirilor de documente/dosare/cutii din depozit şi a numărului de transporturi efectuate.
Periodic prestatorul va transmite beneficiarului o situaţie a documentelor/ dosarelor/cutiilor ieşite din depozit la solicitarea acestuia şi nereturnate.
Prestatorul pune la dispoziţia beneficiarului personal pregătit profesional pentru identificarea rapidă a documentelor solicitate şi întreaga logistică care stă la bază organizării managementului documentelor.