Servicii de pastrare si conservare (depozitare) arhivistica
SEAPIDStare
DA34744410
Data19 Decembrie 2023
Valoare52.840,8 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti, Bucuresti
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Servicii de pastrare si conservare (depozitare) arhivistica pentru 12 luni (01.01.2024 - 31.12.2024) pentru o cantitate de 358 ml/luna x 12 luni/an = 4296 ml/an;
Serviciile vor include manipularea si transportul dosarelor de catre prestator.
Achizitii12,3 RON
Cantitate: 4296
Unitate masura: ml/luna
Servicii de depozitare si conservare
Depozitul de arhivă corespunde condiţiilor cerute de Legea nr. 16/1996, cu actualizările şi completările ulterioare, de Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, precum şi de Normativul privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă aprobat de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 235 din 05 iulie 1996. De asemenea este dotat cu sistem de supraveghere video şi de înregistrare date pe server.
S.C. Stefadina Comserv S.R.L. deține Autorizația de funcționare nr. 106/06.08.2014 prin care este abilitată să presteze serviciul de prelucrare arhivistică a documentelor și Autorizația de funcționare nr. 105/06.08.2014 prin care este abilitată să presteze serviciul arhivistic de păstrare și conservare a documentelor. Autorizatiile au fost reinnoite in august 2023. Stefadina Comserv S.R.L. detine si Autorizații de securitate la incendiu emise de catre Inspectoratul pentru Situatii de Urgenta Bucuresti-Ilfov.
Fondul arhivistic intră în gestiune, cu parcurgerea următoarelor etape:
1. Pregătirea în vederea gestionării
2. Gestionarea arhivei pe durata depozitării
3. Organizarea activităţii de curierat al documentelor solicitate
Detaliem în cele ce urmează fiecare etapă.
a.Pregătirea în vederea gestionării
a.1. Se va efectua verificarea existentului pe baza inventarelor arhivistice puse la dispoziție de către autoritatea contractantă.
a.2. În cazul în care se constată anumite neconcordanțe, acestea se vor remedia de către personalul specializat al prestatorului.
a.3. Unitățile arhivistice care se află în afara cutiilor de arhivă se vor reintroduce în cutiile de care aparțin, la locul corespunzător, conform
poziției ocupate în inventarul arhivistic.
a.4. La finalul etapei de verificare a existentului, reprezentantul autorității contractante va preda cutiile cu documente către reprezentantul
prestatorului pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de reprezentanții ambelor părți.
a.5. Fondul arhivistic verificat se transportă de la sediul autorității contractante la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate.
Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS.
b. Gestionarea arhivei pe durata depozitării
Organizarea fondului arhivistic în incinta locaţiei destinate depozitării conform Legii nr. 16/1996. Aşezarea cutiilor pe raft se va face ţinând
cont de sistemul de ordonare folosit pentru fondul arhivistic respectiv şi de numărul de ordine al cutiei.
b.1. Pentru regăsirea rapidă a documentelor solicitate vor fi parcurse următoarele etape:
Numerotarea cutiilor (dacă nu sunt numerotate)
Întocmirea Ghidului de raft
Registru de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice (registru de gestiune al inventarelor si documentelor unui fond
arhivistic aflate in depozit)
Monitorizarea intrărilor şi ieşirilor de documente/cutii din depozit la solicitarea beneficiarului prin crearea şi completarea Registrului de
depozit
Iniţierea şi folosirea (de câte ori se impune) a Fişei de control (inlocuieste dosarul pe perioada cand acesta se afla la beneficiar pentru
consultari).
b.2. Gestionarea curentă a depozitului de arhivă va urmări:
verificarea şi monitorizarea condiţiilor optime de temperatură, umiditate şi luminozitate pentru conservarea documentelor
verificarea şi monitorizarea funcţionării echipamentelor tehnice de asigurare a climatului în depozit
verificarea integrităţii mijloacelor speciale de protecţie a documentelor (cutii)
monitorizarea planului de măsuri de întreţinere a depozitelor de arhivă (desprăfuire, dezinsecţie şi dezinfecţie periodică).
c. Organizarea activităţii de transport al documentelor solicitate
Curierat (în formă fizică):
Beneficiarul solicită în scris (email sau fax) un document/dosar/cutie, menţionând datele de identificare ale acestora din inventar;
Prestatorul identifică cutia/dosarul/documentul şi operează ieşirile din depozit în Registrul de depozit şi introduce Fişa de control în locul
cutiei/dosarului/documentului ce urmează a părăsi depozitul;
Prestatorul organizează transportul şi predarea documentului/dosarului/cutiei pe bază de proces verbal de predare-primire, în interval de 48
ore de la primirea solicitării;
Beneficiarul notifică prestatorul când documentul/dosarul/cutia poate fi rearhivată;
Prestatorul organizează transportul şi preia documentul/dosarul/cutia pe bază de proces verbal de predare-primire;
Prestatorul rearhivează documentul/dosarul/cutia şi actualizează Registrul de depozit.
Scanare şi transmitere electronică a documentelor:
Pe bază evidenţelor privind fondul arhivistic depozitat, Beneficiarul solicită în scris (email sau fax) un document, menţionează numărul cutiei
şi datele de identificare a documentului;
Prestatorul identifică documentul şi îl transmite prin fax sau îl scanează şi îl trimite prin email în interval de 12 ore de la primirea solicitării;
Prestatorul menţionează/evidenţiază comanda în Registrul de depozit;
Prestatorul rearhivează cutia.
Prestatorul pune la dispoziţia beneficiarului personal pregătit profesional pentru identificarea rapidă a documentelor solicitate şi întreaga
logistică care stă la baza organizării managementului documentelor.
1 ml = 3 cutii de arhiva