Servicii de arhivare în cadrul proiectului SIPOCA 754

    SEAP
    ID
    DA34624488
    Data
    05 Decembrie 2023
    Valoare
    31.668 RON
    Stare
    Oferta acceptata
    Autoritatea contractanta
    4283422 - SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI
    Localitate
    Bucuresti, Bucuresti
    Furnizor
    9058944 - S.C. Stefadina Comserv S.R.L.
    Tipul contractului
    Servicii
    Cod CPV
    79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)
    Descriere:
    Servicii de arhivare, scanare și depozitare documente în cadrul proiectului SIPOCA 754. Fondul arhivistic va fi preluat și prelucrat pentru întreaga perioadă de derulare a contractului în baza solicitării Beneficiarului. Conform caietului de sarcini transmis pe adresa de e-mail a operatorului economic.
    Achizitii
    182 RON
    Cantitate: 174
    Unitate masura: ua
    Servicii de arhivare a documentelor
    1.PRELUAREA DOCUMENTELOR Doc. vor fi preluate de la AC pe baza de PV de predare-primire. AC are obligatia sa puna la disp. Prestatorului toate doc. proiectului. 2.TOALETAREA DOCUMENTELOR Consta in: ˗ netezirea foilor ˗ inlaturarea marginilor franjurate, fara eliminarea partilor utile (text, desen, etc.) ˗ reparatii ale zonelor sfasiate ˗ plierea foilor la dimens. A4. 3.ORDONAREA SI GRUPAREA DOCUMENTELOR Doc. vor fi ordonate in ordinea codurilor. 4.INDOSARIEREA DOCUMENTELOR / CONSTITUIREA UNITATILOR ARHIVISTICE Se scot doc. din dosarele initiale. Se indeparteaza partile metalice si actele care nu au legatura cu problemele din dosar. Se verifica ordonarea corecta a doc. in cadrul ua – ordonaee cronologica in cadrul fiecarui dosar: doc. mai vechi deasupra si cele mai noi dedesubt. Dosarele care nu sunt ordonate corespunzator vor fi returnate achizitorului in vederea remedierii. Doc. ordonate se vor introduce in coperti de carton, asigurate de catre prestator. Un dosar nu va avea un nr. mai mare de 250 file, cu exceptia dosarelor care contin planse cu format mai mare decat A4. In cazul depasirii acestui nr., se formeaza mai multe volume ale aceluiasi dosar. Nu se leaga in acelasi dosar documente din mai multi ani, indiferent de numarul filelor din dosar. In cazul in care dosarul contine planse de format mai mare decat A4, numarul de file din dosar se reduce proportional. Fiecarui dosar i se va atribui un cod de bare unic. Pe coperta se vor inscrie elementele de identificare ale ua. In cazul dosarului unic al proiectului, pe coperta, la continutul ua, se vor specifica in mod obligatoriu: - denumirea programului operational - nr. cererii de propuneri de proiecte - DMI - tip proiect - cod proiect. Pe cotor se vor inscrie numarul dosarului din inventar, anul, termenul de pastrare, numar volum (dupa caz). 5.NUMEROTAREA FILELOR SI CERTIFICAREA DOSARELOR Filele dosarelor se numeroteaza, cu scopul de a determina locul documentului in dosar si sa se asigure, astfel, integritatea lui. Numerotarea dosarelor va fi facuta la cererea AC. Certificarea ua se face pe ultima foaie nescrisa a dosarului, de catre Prestator. 6.SCANAREA DOCUMENTELOR Inainte de legare dosarele vor fi scanate alb/negru in format TIFF multipagina, fata-versola o rezolutie de 300 DPI, in functie de calitatea tiparului. Se vor elimina paginile albe. Codul unic de identificare atribuit dosarului la constituire va fi folosit si pentru denumirea fisierului rezultat in urma digitizarii fiecarui dosar. Fisierele obtinute vor fi salvate in foldere cf. structuii proiectului. Fiecare entitate logica scanata va fi indexata. 7.LEGAREA DOSARELOR Dosarele vor fi legate cf. Instr.de aplicare a Legii nr. 16/1996, in coperte de carton, in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor si rezolutiilor. Se va efectua controlul modului de prindere a filelor in copertile dosarului. 8.ORDONAREA SI INTRODUCEREA IN CUTII A UNITATILOR ARHIVISTICE CONSTITUITE Dosarele legate vor fi ordonate cf. criteriului de ordonare stabilit si vor fi introduse in cutii de arhiva cu dimens. 38 cm x 32 cm x 26,5 cm, care vor fi numerotate si etichetate in cadrul fondului. Fiecare cutie va avea alocat un cod de bare. Pe etichetele cutiilor vor fi trecute datele de identificare ale dosarelor din cutie. Se va scrie cota definitiva pe coperta si pe cotorul fiecarui dosar. 9.INVENTARIEREA DOCUMENTELOR Inventarul va cuprinde toate dosarele cu aceleasi TP. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, in inventar, fiecarui volum ii va fi atribuit un nr. crt. distinct. La rubrica „Continutul pe scurt al dosarului” vor fi introduse datele inscrise pe coperta ua. La sfarsitul inventarului se va mentiona: ,,Acest inventar contine ... file si ...unitati arhivistice”, urmate de data intocmirii si de numele/semnatura persoanei care a intocmit inventarul. 10.PREDAREA SETULUI DE LIVRABILE CATRE BENEFICIAR Predarea inventarelor se va face pe suport de hartie si pe suport electronic pe baza de PV de predare-primire. Perechile de fisiere rezultate in urma scanarii si indexarii (pdf, xml) vor fi grupate pe un hard-disk de livrare, in functie de ID-ul proiectului. Arhiva electronica va fi incarcata pe serverul AC si pe hard-diskuri, cu acces la interogare si cautare. 11.DEPOZITAREA, GESTIONAREA SI TRANSPORTULDOCUMENTELOR SOLICITATE Asezarea cutiilor pe raft se va face tinand cont de sistemul de ordonare folosit pentru fondul arhivistic respectiv si de nr. de ordine al cutiei. Pentru regasirea rapida a doc. solicitate vor fi parcurse urmatoarele etape: • Intocmirea Ghidului de raft • Registru de evidenta curenta a intrarilor-iesirilor ua • Crearea si completarea Registrului de depozit • Initierea si folosirea Fisei de control. Gestionarea curenta a depozitului de arhiva va urmari: • verif. si monitorizarea cond. optime de temp., umiditate si luminozitate • verif. si monitorizarea functionarii echipamentelor pt. climatul in depozit • verif. integritatii mijloacelor speciale de protectie • monitorizarea planului de masuri de intretinere a depozitelor. Curieratul doc. solicitate (in forma fizica) de AC se va face in max. 48 ore de la primirea solicitarii (regim normal). In caz de urgenta, daca solicitarea AC este facuta pana la ora 12:00, livrarea doc. se va face in aceeasi zi. Daca solicitarea este primita dupa ora 12:00, livrarea se va face a doua zi. Scanare si transmitere electronica a doc. se face in max. 12 ore de la primirea solicitarii. In caz de urgenta, la solicitarea expresa a beneficiarului, transmiterea pe e-mail, in format electronic a documentului, se va face in termen de maxim 4 ore de la primirea solicitarii. La finalizarea serviciilor de arhivare, Prestatorul va preda Beneficiarului fondul arhivistic prelucrat pe baza de proces verbal de receptie, semnat de ambele parti. Vor fi predate in format electronic (CD sau HDD) si fisierele rezultate in urma scanarii, in functie de ID-ul proiectului.