Servicii de arhivare a documentelor
SEAPIDStare
DA34581799
Data27 Noiembrie 2023
Valoare82.969 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti, Bucuresti
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Servicii de arhivare a documentelor
Achizitii82.969 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: pachet
Servicii de arhivare a documentelor
I. Preluarea si transportul documentelor
Documentele vor fi preluate de la sediul beneficiarului din Bucuresti pe baza de proces verbal de predare-primire semnat de catre reprezentantii beneficiarului si ai prestatorului.
Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanenta, de la distanta, prin GPS.
II. Ordonarea documentelor
Documentele preluate vor fi ordonate pe compartimentele creatoare ale beneficiarului si in cadrul acestora vor fi ordonate pe probleme si termene de pastrare, conform prevederilor legale in vigoare.
III. Constituirea si legarea unitatilor arhivistice
Documentele se vor introduce in coperti de carton si se vor constitui sub forma de dosare.
Un dosar nu va avea un numar mai mare de 250 - 300 file. In cazul depasirii acestui numar de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiasi dosar.
Fiecarui dosar i se va atribui un cod de identificare unic.
Pe coperta dosarului se vor inscrie elementele de identificare ale unitatii arhivistice:
- denumirea societatii
- denumirea compartimentului creator
- indicativul dosarului din Nomenclator (daca exista)
- numarul dosarului (cota provizorie) si anul
- continutul pe scurt al unitatii arhivistice
- numarul volumului (daca este cazul)
- datele extreme
- termenul de pastrare.
Pe cotor se vor inscrie:
- indicativul dosarului din Nomenclator
- numarul dosarului (cota provizorie) si anul
- numarul volumului (daca este cazul)
- datele extreme
- termenul de pastrare
Dosarele constituite vor fi legate astfel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor si rezolutiilor. Se asigura de catre prestator copertile de carton si celelalte furnituri necesare legarii documentelor si inscrierii datelor de identificare ale dosarului pe coperta.
IV. Organizarea fondului arhivistic in cutii
Unitatile arhivistice vor fi introduse in cutii de arhiva, furnizate de prestator pe care se vor aplica etichete cu date de identificare (an, nr. cutie, interval cote din cadrul cutiei).
Prestatorul va furniza cutii de arhiva avand urmatoarele caracteristici tehnice:
– Cutiile sunt executate din carton CO III
– Documentele sunt protejate impotriva prafului
– Sunt adecvate pastrarii documentelor
– Dimensiuni: 38 cm x 32 cm x 26,5 cm.
V. Inventarierea documentelor
Inventarele vor cuprinde toate unitatile arhivistice (dosarele) cu acelas termen de pastrare create in cursul unui an de catre un compartiment de munca conform criteriului de ordonare stabilit initial.
In cazul dosarelor formate din mai multe volume, in inventar fiecarui volum ii va fi atribuit un numar curent distinct. Dosarele care cuprind acte din mai multi ani vor fi inventariate la anul de inceput, mentionandu-se in inventar datele extreme. Separat se va intocmi un inventar al documentelor cu termen de pastrare permanent.
La rubrica „Continutul pe scurt al unitatii arhivistice” vor fi precizate genurile de documente pe care le contine respectivul dosar si actiunea sau problema/problemele la care se refera. Emitentul si destinatarul vor fi trecuti in inventar numai daca sunt altii decat creatorul fondului.
Predarea inventarelor se va face pe baza de proces verbal de predare-primire si vor fi predate inventarele pe suport de hartie (1 exemplar original) si CD-ul continand inventarele.
VI. Suport tehnic in vederea intocmirii nomenclatorului arhivistic
Nomenclatorul arhivistic este instrumentul de lucru care pune ordine in constituirea dosarelor si orienteaza intreaga organizare ulterioara a activitatilor arhivistice (ordonare, inventariere, selectionare, folosire, pastrare). Nomenclatorul se intocmeste in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si a modelului prevazut in anexa nr. 1 din lege. In nomenclatorul arhivistic este reflectata gruparea documentelor potrivit problematicii si a termenelor de pastrare stabilite de fiecare creator pentru documentele proprii.
Actualizarea nomenclatorului arhivistic se va face conform statutului juridic si organigramei din Regulamentul de Organizare si Functionare al creatorului si detinatorului de documente.
La stabilirea termenelor de pastrare trebuie avute in vedere prevederile Legii Arhivelor Nationale, coroborate cu cele ale Codului Civil, Codului Penal, Legii contenciosului administrativ, Legii contabilitatii nr. 82/1991, precum si nevoia practica de regasire, cercetare si folosire a documentelor.
Servicii oferite pentru actualizarea nomenclatorului arhivistic:
- Discutarea cu specialistii din domeniul respectiv a propunerilor primite de la Directii/Servicii/Birouri pentru definirea cuprinsului unitatilor arhivistice (dosarelor) si pentru evitarea formularilor generale si echivoce, avand ca scop gruparea corecta a documentelor;
- Stabilirea termenelor de pastrare a documentelor tinand cont de importanta istorica si practica a acestora;
- Suport tehnic pentru redactarea formei finale a nomenclatorului arhivistic conform organigramei creatorului si detinatorului de documente;
- Suport tehnic pentru pregatirea dosarului in vederea aprobarii de catre conducerea institutiei creatoare a nomenclatorului si inaintarea acestuia la Arhivele Nationale pentru confirmare.
Preturi unitare:
- Ordonarea, constituirea si legarea unitatilor arhivistice - 32,00 lei/ua, fara TVA
- Inventarierea documentelor - 11,00 lei/ua, fara TVA
- Furnizare cutii arhiva - 7,90 lei/buc, fara TVA
- Suport tehnic in vederea intocmirii nomenclatorului arhivistic - 6.200,00 lei/buc, fara TVA