Servicii arhivare documente
SEAPIDStare
DA34442097
Data06 Noiembrie 2023
Valoare24.800 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti, Bucuresti
FurnizorTipul contractuluiFurnizare
Cod CPVDescriere:Se achizitioneaza serviciu de arhivare pentru un numar aproximativ de 800 de unitati arhivistice. Termenul de executie pana pe data de 08,12,2023.
Achizitii31 RON
Cantitate: 800
Unitate masura: bucata
SERVICII ARHIVARE ACTE SI DOCUMENTE SCOLARE
-- Desprafuirea documentelor;
- Ordonarea cronologica si pe genuri a documentelor(sau dupa alte criterii specificate de beneficiar): cataloage de clasa, registre matricole, condici de prezenta si activitate a cadrelor didactice, cotoare de diploma, dosare de personal, state de plata, corespondenta, etc.;
- Indepartarea acelor, clemelor, agrafelor metalice, filelor nescrise, a dublurilor si a altor elemente care nu constituie documente;
- Intretinerea documentelor prin toaletarea acestora - inlaturarea marginilor franjurate, netezirea filelor, plierea la nivelul dosarului;
- Constituirea dosarelor(1 dosar reprezinta o unitate arhivistica):
1.CATALOAGELE(de clasa, examene, corigente si diferente, fara frecventa):
- se ordoneaza pe ani scolari si in cadrul acestora pe clase in ordine crescatoare;
- se numeroteaza numarul de file;
- se inventariaza si se aplica pe coperta sau pe prima fila autocolant inscriptionat cu numarul de inventor, numarul de file si indicativul din nomenclator;
- se introduce in mape special cu patru clape(mai putin cele legate);
- se inscriptioneaza mapa cu anul scolar, numerele de inventor si termenul de pastrare.
2.REGISTRELE MATRICOLE SI CONDICILE DE PREZENTA A CADRELOR DIDACTICE:
- se ordoneaza pe ani scolari in ordine crescatoare;
- se numeroteaza numarul de file;
- se repara cele deteriorate;
- se inventariaza si se aplica pe coperta autocolant inscriptionat cu numarul de inventor, numarul de file si indicativul din nomenclator;
- se inscriptioneaza pe cotor anul de inventariere si numarul de inventar pe autocolantul aplicat;
3.COTOARELE DE DIPLOMA:
- se ordoneaza pe ani scolari si pe serii verificand totodata concordanta existentei pe pe baza evidentelor;
- se leaga in ordinea seriilor;
- se inventariaza si se inscriptioneaza pe coperta: seriile acestora, sesiunea de examen, termenul de pastrare, indicativul din nomenclator, numarul de inventor si numarul de file;
- functie de locul de pastrare se pot intoduce in mape sau cutii de arhiva.
4.DOSARELE DE PERSONAL:
-se ordoneaza pe litere in ordine alfabetica si se inventariaza in anul stabilit de comun acord, urmand procedura ca si la alte documente;
5.ALTE CATEGORII DE DOCUMENTE:
- legarea documentelor in dosare inscriptionate format A4 cu cotor de maxim 2,5 cm in asa fel incat acestea sa poata fi citite(pentru dosarele cu un numar redus de file, se pot folosi dosare cu cotorul mai mic);
- dosarul nu va depasi un numar de 250-300 de file, in cazul depasirii se constituie mai multe volume;
- numerotarea filelor;
- pregatirea dosarelor pentru certificare prin aplicarea unei etichete peste capetele sforii cu care a fost legat dosarul si certificarea “Prezentul dosar contine……file”, in cifre, si intre paranteze, in litere;
- personalizarea dosarului prin inscriptionarea pe coperta dosarului a denumirii unitatii si compartimentului creator, numarul de dosar din inventor, anul, indicativul din nomenclator, datele de inceput si sfarsit, numarul de file, volumul si termenul de pastrare, pe baza nomenclatorului arhivistic pus la dispozitie de catre beneficiar;
- inscriptionarea pe cotor a anului, numarului de inventor si termenului de pastrare;
6.ARANJAREA ARHIVEI IN SPATIUL DE PASTRARE:
- se aranjeaza arhiva pe genuri de documente si se eticheteaza rafturile;
7.INVENTARIEREA ELECTRONICA A DOSARELOR -la receptia finala se preda baza de date a arhivei constituite.