Servicii de arhivare electronica a documentelor
SEAPIDStare
DA34422928
Data02 Noiembrie 2023
Valoare220.400 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateCatina, Buzau
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Servicii de arhivare electronica a documentelor
Achizitii220.400 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: Servicii de arhivare electronica a documentelor
Servicii de arhivare electronica a documentelor
Servicii de arhivare electronica a documentelor
ANALIZAREA ARHIVEI FIZICE - PRET 12.500 LEI/ SERVICIU
Scopul acestei etape este determinarea documentelor (felul acestora, dimensiuni, formate, gradul de uzura) care urmeaza sa fie arhivate electronic.
Se vor avea in vedere:
a) analizarea arhivei fizice (planuri metodice de scanare);
b) numărul total de documente care urmeaza a fi arhivate electronic;
c) dimensiunile / formatele documentelor;
d) gradul de uzura per dosar / formate - stadiul de conservare a documentelor, tinând cont ca în dosare pot exista documente cu vechime considerabila, scrise pe suporti friabili sau pe hârtie cu un înalt grad de aciditate;
e) separarea pe fonduri;
f) legatura ce urmeaza a fi facuta între arhiva fizica si cea electronică.
De asemenea, in urma acestei analize sunt estimate metadatele asociate documentelor (criteriile de indexare si regasire rapida), precum si modul de repartizare pe departamente a documentelor.
In aceasta etapa se stabileste volumul de documente legate standard (in coperti cartonate, realizate la comanda, ex: Registre agricole, monografii, diverse) si modul de abordare al acestora in etapa prelucrarii.
In aceasta etapa se stabilesc documentele, volumele de arhiva precum si gradul de afectare a acestora pentru a aprecia cei doi parametrii:
• conditii de arhivare: vrac, ordonat, arhivat,
• conditii de pastrare: rele – deteriorate, satisfacatoare – recuperabile, bune – prelucrabile, pe baza carora se stabileste matricea factorilor de majorare a preturilor de baza a serviciilor de arhivare fizica respectiv electronica oferite.
Tot in acesta etapa se inventariaza documentele, se amabaleaza in saci si se eticheteaza in vederea pregatirii lor pentru transportul catre spatiile de lucru unde se vor presta serviciile de arhivare.
In cadrul procesului de inventariere, ambalare si etichetare in vederea transportului, Beneficiarul va desemna cel putin o persoana care sa asiste si sa participe atat la realizarea inventarului cat si la ambalarea si etichetarea documenmtelor in vederea transportului precum si la manipularea efectiva a documentelor/ incarcarea acestora.
Raportul serviciilor de analiza se aproba si se asuma de catre beneficiar.
ARHIVAREA ELECTRONICA - PRET 1,89 LEI/ pagina A4, A3. VOLUM ESTIMAT 110.000 pagini.
- Prelucrare arhivistica
- Scanarea, indexarea si arhivarea electronica a documentelor – Pagina A4/A3;
-indexarea documentelor cu un numar de 3-4 indecsi.
- OCR Full Text (permite, pentru documentele redactate pe calculator , cautarea / regasirea lor dupa oricare din cuvintele pe care le contin);
- Crearea unui fisier tabelar, cu linkuri catre fisierele scanate care sa permita vizualizarea acestora;
-Livrarea bazei de date integrata in aplicatia de cautare / regasire documente in cadrul sistemului informatic de management al arhivei electronice al Beneficiarului pentru un numar nelimitat de utilizatori fara costuri suplimentare.
Digitizarea (scanarea) documentelor
Operațiunile de digitizare si indexare a documentelor din arhiva se vor realiza cu respectarea dispozițiilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, a 15 reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul și protecția informației cu caracter public sau privat si a legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronică.
Serviciile de scanare se vor desfășura la sediul/ punctele de lucru ale Prestatorului sau ale subcontractorilor sai, în spatii special amenajate cu sisteme de monitorizare, protecție și alarmare la efracție și incendii, cu personalul specializat al prestatorului, cu echipamentele specializate ale acestuia, automat sau manual, în funcție de starea fizică și formatul documentelor, astfel încât sa se respecte securitatea și integritatea documentelor.
Anterior scanării, documentele vor fi supuse unor operațiuni de pregătire constând în:
- Desprăfuirea documentelor (dacă este necesar)
- Îndepărtarea capselor (dacă este necesar)
- Îndreptarea colțurilor (dacă este necesar)
- Lipirea paginilor rupte (pentru paginile scanate ADF)
- Identificarea/ Pregatirea documentelor pentru scanarea flatbed sau carte deschisa (daca este necesar)
Documentele cu caracter permanent vor fi arhivate electronic prioritar.
În timpul procesului de scanare, Operatorul economic va asigura integritatea și securitatea fizică a documentelor, fără a distruge documentele de hârtie.
Prin scanarea unui document se obtine o imagine identica cu originalul in format electronic. Scanarea se face cu ajutorul unor scanere profesionale. In aceasta etapa, documentele sunt pregatite pentru scanare prin indepartarea tuturor elementelor care ar putea afecta procesul de scanare (agrafe, capse, cleme, sfoara, coperti, etc.). Se repartizeaza pe loturi in functie de caracteristicile lor si se scaneaza in consecinta.
Procesarea imaginilor obtinute prin scanarea documentelor presupune indreptarea, corectarea alinierii, decuparea, optimizarea contrastului si al luminozitatii, optimizarea culorilor, omiterea paginilor goale, eliminarea perforaţiilor utilizand aplicatii software.
Indexarea documentelor
Aceasta etapa presupune indexarea documentelor in functie de criteriile de cautare identificate impreuna cu beneficiarul. Indexarea se va face prin atribuirea fiecarui document a numarului de indecsi stabiliti in prealabil. Cu ajutorul acestor indecsi documentele sunt gasite rapid si cu mare fidelitate.
Livrarea si conservarea documentelor si a datelor asociate acestora
Livrarea arhivei electronice se va face in cadrul sistemului informatic de management al arhivei electronice al Beneficiarului.
LOCUL DE PRESTARE A SERVICIILOR
Serviciile de arhivare electronica vor fi prestate la sediul/ punctele noastre de lucru.
SUMAR DE PRETURI:
Analizarea arhivei fizice - PRET 12.500 LEI/ SERVICIU
Arhivarea electronica - PRET 1,89 LEI/ pagina A4, A3. VOLUM ESTIMAT 110.000 pagini
VALOARE TOTALA SERVICII:
12.500 LEI + (1,89 LEI * 110.000 pagini) = 220.400,0