SERVICII DE ARHIVARE

    SEAP
    ID
    DA34419305
    Data
    02 Noiembrie 2023
    Valoare
    8.370 RON
    Stare
    Oferta acceptata
    Autoritatea contractanta
    6892278 - Gradinita 268
    Localitate
    Bucuresti, Bucuresti
    Furnizor
    9058944 - S.C. Stefadina Comserv S.R.L.
    Tipul contractului
    Servicii
    Cod CPV
    79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)
    Descriere:
    rhivare a documentelor NUMAR DE REFERINTA: STD-Arhivare documente 11 PRET DE CATALOG: 31,00 RON / Unitate de masura UNITATE DE MASURA: unitate arhivistica COD SI DENUMIRE CPV: 79995100-6 Servicii de arhivare (Rev.2) DESCRIERE: I.Constituirea unităților arhivistice a.Preluarea documentelor Documentele vor fi preluate, in cutii, de la beneficiar pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii beneficiarului şi ai prestatorului. Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. La sediul prestatorului se va constitui o zonă de carantină în care se vor efectua operațiunile de desprăfuire și, eventual, de dezinfecție. b.Ordonarea și gruparea documentelor Documentele vor fi grupate pe structurile organizatorice și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare conform criteriilor de ordonare stabilite de comun acord cu reprezentantul beneficiarului, în baza prevederilor legale în vigoare. c.Constituirea unităţilor arhivistice Documentele grupate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile arhivistice. Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250-300 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Fiecărui dosar
    Achizitii
    31 RON
    Cantitate: 270
    Unitate masura: unitate arhivistica
    Servicii de arhivare a documentelor
    I.Constituirea unităților arhivistice a.Preluarea documentelor Documentele vor fi preluate, in cutii, de la beneficiar pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii beneficiarului şi ai prestatorului. Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. La sediul prestatorului se va constitui o zonă de carantină în care se vor efectua operațiunile de desprăfuire și, eventual, de dezinfecție. b.Ordonarea și gruparea documentelor Documentele vor fi grupate pe structurile organizatorice și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare conform criteriilor de ordonare stabilite de comun acord cu reprezentantul beneficiarului, în baza prevederilor legale în vigoare. c.Constituirea unităţilor arhivistice Documentele grupate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile arhivistice. Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250-300 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic. Pe coperta dosarului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice: -denumirea societății -denumirea compartimentului creator -indicativul dosarului din Nomenclator -numărul dosarului și anul -conținutul pe scurt al unității arhivistice (anul, luna, ziua) -numărul volumului (dacă este cazul) -datele extreme -termenul de păstrare. Pe cotor se vor înscrie: -indicativul dosarului din Nomenclator -numărul dosarului și anul -numărul volumului (dacă este cazul) -datele extreme -termenul de păstrare d. Legarea dosarelor Dosarele vor fi legate în coperţi de carton, astfel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor. Se asigură de către prestator coperţile de carton şi celelalte furnituri necesare legării documentelor şi înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă. Se verifică modul de prindere a documentelor în dosare. e.Organizarea fondului arhivistic prelucrat Dosarele vor fi introduse în cutii de arhivă, care vor fi etichetate si numerotate Cutiile vor fi furnizate de prestator, sunt special destinate depozitarii documentelor, sunt executate din carton CO III si au dimensiunile de 38 x 32 x 26,5 cm. II.Inventarierea documentelor Întregul fond arhivistic va fi supus operaţiunii de inventariere. Inventarele vor cuprinde toate dosarele cu aceleași termene de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă conform criteriului de ordonare stabilit inițial. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecărui volum îi va fi atribuit un număr curent distinct. Dosarele care cuprind acte din mai mulți ani vor fi inventariate la anul de început, menționându-se în inventar datele extreme. Separat se va întocmi un inventar al documentelor cu termen de păstrare permanent. La rubrica „Conținutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le conține respectivul dosar și acțiunea sau problema/problemele la care se referă. Documentele prelucrate și inventariate vor fi ulterior introduse în gestiunea depozitului de arhivă. Predarea inventarelor se va face pe suport de hârtie și pe suport electronic - CD. La finalizarea serviciilor, reprezentanții beneficiarului vor efectua recepţia serviciilor prestate şi se va întocmi un proces-verbal de recepţie. Prestatorul se obliga sa pastreze confidentialitatea datelor prezente in documentele prelucrate si sa respecte legea 677/2001 privind protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date.