Servicii de prelucrare arhivistică - selecționare, legare și inventariere dosare

    SEAP
    ID
    DA34338101
    Data
    25 Octombrie 2023
    Valoare
    1.024,5 RON
    Stare
    Oferta acceptata
    Autoritatea contractanta
    15676389 - COMUNA LOZNA
    Localitate
    Lozna, Botosani
    Furnizor
    42758958 - S.C. SAVTUD ARHIV S.R.L. S.R.L.
    Tipul contractului
    Servicii
    Cod CPV
    79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)
    Descriere:
    1. legare dosare, conform prevederilor legale; 2. dosarele se sortează întâi pe compartimente, apoi pe an, și la final pe termene de pastrare; 3. se scrie pe coperta dosarului indicativul din nomenclator, termenul de păstrare și cota pe fiecare dosar în parte; 4. se așează dosarele cronologic, pe compartimente, pe rafturi, de sus în jos, de la stânga la dreapta conform legii; 5. dosarele cu termen de păstrare valid, rămân în arhivă, dosarele cu termen de păstrare expirat se așează cronologic pentru a putea fi verificate de Direcția Județeană a Arhivelor Naționale Botoșani pentru a putea fi predate la o firma autorizată în distrugerea documentelor. Pentru această inventariere s-a folosit nomenclatorul aprobat de Direcția Județeană a Arhivelor Naționale Botoșani din 2010; 6. se trec în inventar toate dosarele cotate și se predau inventarele în format electronic și pe hârtie; 7. reactualizarea și avizarea la Direcția Județeană a Arhivelor Naționale Botoșani a Nomenclatorului arhivistic al beneficiarului, în conformitate cu prevederile legale.
    Achizitii
    17,5 RON
    Cantitate: 1
    Unitate masura: dosar
    Servicii de arhivare si legatorie
    S.C. SAVTUD ARHIV S.R.L. DOROHOI - prestează ,,Legatorie si servicii conexe’’, respectând legislaţia în vigoare şi cerinţele clientului. Asigură o analiză personalizată a nevoilor clientului şi răspunde cu promptitudine tuturor solicitărilor de prelucrare documente, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale Nr.16/1996 (republicată) şi a Normelor Metodologice de aplicare a legii. S.C. SAVTUD ARHIV S.R.L. DOROHOI nu este plătitoare de TVA. Etapele parcurse în cadrul operaţiei de constituire dosare sunt: - preia de la compartimente, pe bază de proces-verbal dosare;- documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton duplex şi se vor coase cu sfoară; -sigilarea dosarelor prin aplicarea unui sigiliu care va fi lipit la incheierea dosarului peste capetele snurului,pe coperta spate interior, - documentele vor fi legate cu asigurarea posibilitatii de citire completa a continutului; -lipirea foilor cu aracet in partea laterala ce urmeaza a fi snuruita; - se lipeşte eticheta pe dosar. Transportul pana la beneficiar nu este inclus in pret!
    1.000 RON
    Cantitate: 1
    Unitate masura: Dosar
    Intocmire nomenclator arhivistic
    S.C. SAVTUD ARHIV S.R.L. DOROHOI- prestează ,,Legatorie si servicii conexe’’, respectând legislaţia în vigoare şi cerinţele clientului. Asigură o analiză personalizată a nevoilor clientului şi răspunde cu promptitudine tuturor solicitărilor de prelucrare documente, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale Nr.16/1996 (republicată) şi a Normelor Metodologice de aplicare a legii. S.C. SAVTUD ARHIV S.R.L. DOROHOI nu este plătitoare de TVA. Intocmirea nomenclatorului, acolo unde nu exista unul. Nomenclatorul dosarelor se întocmește de către fiecare creator și/sau detinator de documente de arhivă pentru documentele proprii sub forma unui tabel în care se înscriu separat pe structurile organizatoric-funcționale, toate categoriile de documente grupate pe probleme și termene de păstrare. În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile structurilor principale ale creatorului/deținătorului de documente respectiv: direcții, divizii, etc., în ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului se numerotează cu cifre romane. În rubrica a doua se trec subdivizunile structurilor principale ale creatorului /deținătorului de documente se numerotează cu litere majuscule. În rubrica a treia se trece în rezumat conținutul documentelor care constituie dosarul și se pot înscrie și registre, cartoteci, condici, materiale preconstituite/tipizate. Fiecare dosar se numerotează cu cifre arabe începând cu nr. 1 pentru fiecare compatiment de muncă. Cifra romană, litera majusculă și cifra arabă (dacă are ca părți componente doar compartimente de muncă fără subdivizuni), numai din cifra arabă (dacă nu are nici compartimente de muncă). Dupa efectuarea operațiunii de înregistrare a documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ieșire, la rubrica rezervată indicativului înscris pe fiecare documente în parte. În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabilirea lui se face ținându-se seama de: legislația în vigoare, importanța practică pentru activitatea creatorului/deținătorului de documente și în mod deosebit de importanța științifică și documentară a informațiilor pe care le conțin documentele. În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent, se trece prescurtat (P), pentru documentele care se păstrează temporar, se trece cifra arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (1, 2, 3, 5, 10, 15, 20, 25, 50, 70...100). Dacă termenul de păstrare a unor grupe de documente nu se poate stabili cu certitudine în momentul întocmirii nomenclatorului sau dacă există motive să se presupună ca în anumite conjucturi, informațiile cuprinse în acele documente pot avea importanță: științifică, juridic – probatorie/practice - documentară, lângă termenul de păstrare se menționează C.S. (Comisia de Selecționare). La expirarea termenului de păstrare aceste documente vor fi analizate de Comisia de Selecționare și după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reținute un termen mai îndelungat, inclusiv permanent, decât cel prevăzut inițial ca minim probabil în nomenclator. Într-un dosar se grupează documente referitoare la aceeași problemă, cu același termen de păstrare. În cazul acelorași genuri de documente, întocmite pe perioade de timp diferite și respectiv cu termene de păstrare diferite (planuri, dări de seamă, bugete etc., întocmite: lunar, trimestrial, anual, etc.) se contituie dosare separate pentru fiecare termen de păstrare. Nomenclatorul Arhivistic nu se modifică anual, putând rămâne neschimbat ani la rând, doar schimbările majore, de substanță în structura creatorului/deținătorului de documente de arhivă pot determina întocmirea unui nomenclator nou. În cazul în care se înființează noi compartimente de muncă sau subdiviuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora și cu dosarele nou create. În cazul compartimentelor de muncă sau subdiviunilor care își desfășoară activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute inițial, nomenclatorul se completează cu noile dosare. Șeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. Aceste proiecte se centralizează de șeful de arhivă și se înaintează în două exemplare spre aprobare și confirmare. Nomenclatorul Arhivistic se aprobă de către conducerea unității creatoare/ deținătoare de documente și se confirmă de Arhivele Naționale ale României la nivel central, sau de către structurile componente ale acestora (la nivel de municipiu Bucuresti sau la nivel județean). Dupa confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea aplicării lui. Autorizaţia Societatii poate fi verificată pe site-ul Arhivelor Naţionale, în Registrul Operatorilor Economici Autorizaţi Prestatori de Servicii Arhivistice. Serviciile societatii sunt publicate şi pe site-ul www.e -licitatie.ro : la Servicii de arhivare CPV: 79995100-6 ( Rev 2 ).
    7 RON
    Cantitate: 1
    Unitate masura: dosar
    SERVICII DE selectionare si inventariere A DOCUMENTELOR SI COTAREA U.A.
    Prelucrare documente , ordonare documente pe probleme, cronologic, alfabetic. Inventarierea și selecționarea documentelor pe ani și termene de păstrare, conform nomenclatorului arhivistic aprobat de Arhivele Nationale.