SERVCII DE ARHIVARE
SEAPIDStare
DA34161210
Data04 Octombrie 2023
Valoare11.799 RON
Conditii neacceptate la termen
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti, Bucuresti
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:CONFORM CATALOG ELECTRONIC
Achizitii6.250 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: lei
Suport tehnic pentru elaborarea Nomenclatorului Arhivistic
Nomenclatorul arhivistic este instrumentul de lucru care pune ordine în constituirea dosarelor şi orientează întreagă organizare ulterioară a activităţilor arhivistice (ordonare, inventariere, selecţionare, folosire, păstrare). Nomenclatorul se întocmeşte în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 şi a modelului prevăzut în anexa nr. 1 din lege. În nomenclatorul arhivistic este reflectată gruparea documentelor potrivit problematicii şi a termenelor de păstrare stabilite de fiecare creator pentru documentele proprii.
Elaborarea/actualizarea nomenclatorului arhivistic se va face conform statutului juridic şi organigramei din Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al creatorului şi deţinătorului de documente.
La stabilirea termenelor de păstrare trebuie avute în vedere prevederile Legii Arhivelor Naţionale, coroborate cu cele ale Codului Civil, Codului Penal, Legii contenciosului administrativ, Legii contabilităţii nr. 82/1991, precum şi nevoia practică de regăsire, cercetare şi folosire a documentelor.
Servicii oferite pentru elaborarea nomenclatorului arhivistic:
Discutarea cu specialiştii din domeniul respectiv a propunerilor primite de la Direcţii/Servicii/Birouri pentru definirea cuprinsului unităţilor arhivistice (dosarelor) şi pentru evitarea formulărilor generale şi echivoce, având ca scop gruparea corectă a documentelor;
Stabilirea termenelor de păstrare a documentelor ţinând cont de importanţa istorică şi practică a acestora;
Suport tehnic pentru redactarea formei finale a nomenclatorului arhivistic conform organigramei creatorului şi deţinătorului de documente;
Suport tehnic pentru pregătirea dosarului în vederea aprobării de către conducerea instituţiei creatoare a nomenclatorului şi înaintarea acestuia la Arhivele Naţionale pentru confirmare.31 RON
Cantitate: 179
Unitate masura: unitate arhivistica
Servicii de arhivare a documentelor
I.Constituirea unităților arhivistice
a.Preluarea documentelor
Documentele vor fi preluate, in cutii, de la beneficiar pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii
beneficiarului şi ai prestatorului.
Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de
transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS.
La sediul prestatorului se va constitui o zonă de carantină în care se vor efectua operațiunile de desprăfuire și, eventual, de dezinfecție.
b.Ordonarea și gruparea documentelor
Documentele vor fi grupate pe structurile organizatorice și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de
păstrare conform criteriilor de ordonare stabilite de comun acord cu reprezentantul beneficiarului, în baza prevederilor legale în vigoare.
c.Constituirea unităţilor arhivistice
Documentele grupate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile
arhivistice.
Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250-300 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale
aceluiaşi dosar.
Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic.
Pe coperta dosarului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice:
-denumirea societății
-denumirea compartimentului creator
-indicativul dosarului din Nomenclator
-numărul dosarului și anul
-conținutul pe scurt al unității arhivistice (anul, luna, ziua)
-numărul volumului (dacă este cazul)
-datele extreme
-termenul de păstrare.
Pe cotor se vor înscrie:
-indicativul dosarului din Nomenclator
-numărul dosarului și anul
-numărul volumului (dacă este cazul)
-datele extreme
-termenul de păstrare
d. Legarea dosarelor
Dosarele vor fi legate în coperţi de carton, astfel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor.
Se asigură de către prestator coperţile de carton şi celelalte furnituri necesare legării documentelor şi înscrierii datelor de identificare ale
dosarului pe copertă.
Se verifică modul de prindere a documentelor în dosare.
e.Organizarea fondului arhivistic prelucrat
Dosarele vor fi introduse în cutii de arhivă, care vor fi etichetate si numerotate
Cutiile vor fi furnizate de prestator, sunt special destinate depozitarii documentelor, sunt executate din carton CO III si au dimensiunile de 38
x 32 x 26,5 cm.
II.Inventarierea documentelor
Întregul fond arhivistic va fi supus operaţiunii de inventariere. Inventarele vor cuprinde toate dosarele cu aceleași termene de păstrare create
în cursul unui an de către un compartiment de muncă conform criteriului de ordonare stabilit inițial.
În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecărui volum îi va fi atribuit un număr curent distinct.
Dosarele care cuprind acte din mai mulți ani vor fi inventariate la anul de început, menționându-se în inventar datele extreme.
Separat se va întocmi un inventar al documentelor cu termen de păstrare permanent.
La rubrica „Conținutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le conține respectivul dosar și acțiunea sau
problema/problemele la care se referă.
Documentele prelucrate și inventariate vor fi ulterior introduse în gestiunea depozitului de arhivă.
Predarea inventarelor se va face pe suport de hârtie și pe suport electronic - CD.
La finalizarea serviciilor, reprezentanții beneficiarului vor efectua recepţia serviciilor prestate şi se va întocmi un proces-verbal de recepţie.
Prestatorul se obliga sa pastreze confidentialitatea datelor prezente in documentele prelucrate si sa respecte legea 677/2001 privind
protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date.