Servicii de prelucrare arhivistica, arhivare, inventariere, selecționare și legătorie
SEAPIDStare
DA34082389
Data25 Septembrie 2023
Valoare50.000 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateTamna, Mehedinti
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Scoala Gimnaziala Gheorghe Enescu Tamna doreste achizitia de servicii de prelucrare arhivistica, arhivare, inventariere, selecționare și legătorie
Achizitii50.000 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: ml
Servicii de prelucrare arhivistica, arhivare, inventariere, selecționare și legătorie
1. Etape de parcurs pentru realizarea “Serviciilor de prelucrare arhivistica”:
a) prelucrarea documentelor;
b) fondarea, dacă este cazul, ;
c) desprăfuirea, toaletarea documentelor, înlăturarea capselor (acelor, agrafelor etc) şi a ciornelor;
d) ordonarea documentelor conform organigramei şi Nomenclatorului arhivistic;
e) inventarierea și selecționarea documentelor;
f) copertarea şi îndosarierea documentelor (aranjarea documentelor din dosarele cu termen de păstrare, în coperți din carton, copertarea și etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevăzute legal, respectiv inscriptionarea elementelor de cota arhivistica pe dosare: denumirea organizatiei si a compartimentului creator, numarul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de inceput si de sfarsit, numarul de file, volumul si termenul de pastrare.),
g) constituirea inventarelor pe suport de hârtie şi electronic
h)aranjarea fondului arhivistic pe rafturi, în cutii inscripționate cu datele de identificare ale dosarelor, în ordinea impusă de termenele de păstrare;
i) selecționarea documentelor cu termene de păstrare expirate sau nefolositoare;
j) întocmirea procesului verbal de recepție a lucrărilor;
k)consiliere în vederea organizării documentelor create pentru ar fi arhivate;
2. Numerotare si certificare documente
Aceasta activitate presupune numerotarea, certificarea dosarelor prin înscrierea numărului de file și aplicarea sigiliului la finalul dosarului.
3. Servicii de legatorie
La operațiunea propriu-zisă de legare, se executa următoarele operațiuni:
- se așează dosarul ce urmează a fi legat cu fața în jos, astfel încât prima foaie sa fie cea ultima din dosar;
- se formatizează copertele de carton astfel încât sa fie egale;
- se pune în cutia de legat coperta de sfârșit și apoi foaia sau eticheta cu înscrisul „Prezentul dosar(registru condica) conține un număr de.....file, în cifre și litere.;
- se așează cu atenție examinând foile si păstrându-se ordinea stabilita;
- foile A3 se îndoaie corespunzător;
- se înlătură eventualele corpuri metalice care nu au fost observate la prelucrare.
- la începutul dosarului se pune o foaie albă, nescrisă, apoi se așează coperta din fata dosarului;
- se pune pe dosar, în cutie, dimensionat astfel încât cusătura de legătură, perforațiile, să asigure citirea completă a textului, datelor, etc.
- se execută trei perforații;
- se leagă dosarul cu sfoara, fără a strânge exagerat;
- se verifică prinderea la cotor a tuturor foilor, trăgând ușor și prin observație, pentru a fi sigur de prinderea în cotor;
- se vor respecta cu strictețe normele de sănătate și securitate a muncii.
- pe suprafață copertei se aplică, pe locul indicat de beneficiar, un tipizat care urmează a fi completat cu datele prevăzute în Legea Arhivelor nr. 16/1996, Cap.II – B, art.17, dacă este cazul.
- se face o ultima verificare a dosarului ca fixare, lipire, estetica, etc..Toate operațiunile se vor face în ordine, cu precizie, dând un aspect cât mai plăcut dosarului;
- se vor respecta cu strictețe normele de sănătate și securitate a muncii.
Predarea dosarelor legate către beneficiar, se executa cu verificarea de către acesta a fiecărui document si se vor lua imediat masurile ce se impun pentru remedierea eventualelor nereguli.
Preturile pentru servicii de prelucrare, arhivare si legatoria documentelor sunt: prelucrare arhivistica: 650 lei / m.l. servicii de arhivare și numerotare numerotare 250 lei / m.l. -legatorie documente dosar A 4 și A 3 -15 lei/ u.a..Valoarea totală și cantitățile exacte se vor stabili la final prin proces verbal de recepție
Costurile totale ale serviciilor și cantitățile exacte se vor stabili la final prin proces verbal final de recepție.
Mentionam ca societatea nu este platitoare de TVA!