Lot 1. Organizarea Zilei Cooperării Interreg 2023
SEAPIDStare
DA34036009
Data18 Septembrie 2023
Valoare28.949 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateTimisoara, Timis
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Organizarea evenimentului de celebrare a Zilei Cooperării Interreg în anul 2023 (fosta Zi a Cooperării Europene) conform caietului de sarcini si anuntului ADV1383155/07.09.2023.
Achizitii28.949 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: serv
Organizarea Zilei Cooperării Interreg 2023
Descrierea detaliată a serviciilor ofertate:
1. Organizarea evenimentului de celebrare a Zilei Cooperării Interreg în anul 2023 (fosta Zi a Cooperării Europene) dupa cum urmează:
Locație: Timișoara, Piața Libertății, în data de 29 Septembrie 2023.
Durata evenimentului: în intervalul orar 17:00 – 19:00.
Perioada estimativă de organizare: 07 Septembrie – 29 Septembrie 2023.
Logistică: Vom pregăti locația în mod corespunzător pentru acest eveniment. Spațiul pus la dispoziție va fi echipat cu o scenă de dimensiuni 4mx5m și echipamente tehnice avansate necesare pentru prezentări și discuții. Acesta include un sistem audio complet (boxe, mixer și microfoane: 2 wireless, 1 fix, 1 lavalieră), iluminare specială pentru moderator și instructorul de prim-ajutor, precum și un ecran LED cu dimensiunea de 3mx2m. De asemenea, vom asigura filmarea instructorului de prim-ajutor în timp real cu ajutorul unei camere fixe și redarea imaginilor pe ecranul LED.
În plus, vom aranja zona din Piața Libertății în data de 29 Septembrie cu 10 pavilioane de 3mx3m, 10 mese de 180cmx70cm și 40 de scaune. Acestea vor fi dispuse astfel: fiecare pavilion va fi însoțit de o masă și 4 scaune. Vom asigura logistica evenimentelor, precum și transportul materialelor la locul de desfășurare al evenimentelor. Noi vom fi responsabili pentru aducerea locației înapoi la starea inițială, ceea ce include și curățarea zonei.
Catering: Vom pune la dispoziție aproximativ 0,5 litri de apă pentru fiecare dintre cele aproximativ 200 de persoane participante, având în vedere că aceasta va fi distribuită în zonele cu pavilioane.
Vom oferi servicii de catering pentru un număr maxim de 50 de persoane, într-un stil de bufet suedez, la finalizarea evenimentului. Acest serviciu va fi furnizat într-o locație centrală din Timișoara, situată în apropierea locației evenimentului principal.
Meniul acordat va cuprinde următoarele elemente:
1 aperitiv,
1 preparat cald,
1 salată,
1 desert.
În ceea ce privește băuturile, vom asigura:
1 ceașcă de cafea/ceai pe persoană,
1 sticlă de suc neacidulat/persoană (minim 0,25 litri),
1 sticlă de suc carbogazos/persoană (minim 0,25 litri),
1 sticlă de apă plată/persoană (minim 0,5 litri),
1 sticlă de apă carbogazoasă/persoană (minim 0,5 litri).
Resursă umană:
- Pe toată perioada derulării evenimentului, vom furniza două persoane care vor fi responsabile pentru implementarea activităților prevăzute în contract, vor gestiona situațiile de urgență și vor menține comunicarea cu Autoritatea Contractantă. Cele doua persoane prezente din partea noastră au o vastă experiență în organizarea de evenimente de acest gen, având în portofoliu peste 100 de astfel de evenimente.
- Pentru buna desfășurare a evenimentelor, vom pune la dispoziție un moderator care va fi prezent pe durata evenimentului pentru cel puțin 2 ore.
Promovare:
- Vom produce 4 bannere de exterior în formă de steaguri, de dimensiune medie (grafica având dimensiunea de 80x220cm), cu branding color, în conformitate cu specificațiile manualului de identitate furnizat de Beneficiar.
- De asemenea, vom asigura un fotograf care va furniza un minim de 50 de fotografii digitale.
- Vom furniza un număr de 100 de tricouri albe din bumbac în diverse dimensiuni (S: 10 bucăți, M: 10 bucăți, L: 30 bucăți, XL: 35 bucăți, XXL: 10 bucăți, 3XL: 5 bucăți). Aceste tricouri vor fi personalizate cu 3 sigle imprimate în policromie. Siglele care vor fi utilizate includ sigla Programului Interreg IPA România-Serbia și alte două sigle asociate evenimentului.