SERVICII DE ARHIVARE DGASPC TIMIS

    SEAP
    ID
    DA33783546
    Data
    07 August 2023
    Valoare
    153.550,56 RON
    Stare
    Oferta acceptata
    Autoritatea contractanta
    17090636 - Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Timis
    Localitate
    Timisoara, Timis
    Furnizor
    31629443 - S.C. AGILE CONSULTING & SERVICES SRL S.R.L.
    Tipul contractului
    Servicii
    Cod CPV
    79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)
    Descriere:
    SERVICII DE ARHIVARE CONFORM CAIET DE SARCINI ATASAT PREZENTEI ACHIZITII. SE VA TRANSMITE OFERTA SCRISA, CARE CUPRINDE CELE 2 COMPONENTE. ACHIZITIA SE VA FINALIZA PRIN INCHEIEREA UNUI CONTRACT
    Achizitii
    3.833,1 RON
    Cantitate: 8
    Unitate masura: ml
    Organizare arhiva - unitate protejata
    Operatiuni ce urmeaza a fi executate asupra documentelor: 1. Ordonare arhiva a) Se vor Ordona unitatile arhivistice pe tipuri documente, ulterior pe ani si in cadrul fiecarui an pe luni 2. Constituire dosare de maxim 300 file a) Se transfera continutul unui dosar sau biblioraft in coperti de carton pentru legatorie b) Unde se va impune, daca se vor depasi 300 de file, se va imparti forma de constituire in doua parti si se vor diferentia cu vol 1 respectiv volum 2 c) Se preia tipul documentelor/tematica de pe coperta/cotorul unitatilor arhivistice preluate de la Beneficiar d) Se vor extrage si se vor indeparta atat elemente metalice de prindere (capse, agrafe, ace, bolduri) cat si foliile de plastic, separatoare etc e) Se vor folosi coperti de carton, special pentru arhivare documente, din carton caserat minim 200g/mp f) Se vor lega dosarele arhivistic cu sfoara in 4 puncte g) Legatoria se va realiza astfel incat scrisul de pe documente sa fie lizibil h) Se vor numerota filele dosarelor in coltul din dreapta sus i) Se va realiza o Lista de Evidenta in fomat electronic ce va cuprinde urmatoarele infomatii: Fond arhivistic creator (transmis de Beneficiar), Departament creator (transmis de Beneficiar la ridicarea arhivei), tip documente (preluate de cotorul/coperta unitatilor arhivistice initiale), date extreme (preluate de cotorul/coperta unitatilor arhivistice initiale), indicativ Nomenclator (determinat de Prestator) si termen pastrare (determinat de Prestator), pozitie Dosar in lista de Evidenta; se va lipi pe coperta si pe cotorul unitatilor arhivistice etichete autoadezive ce vor continue infomatiile enumerate la acest punct. j) Prestatorul va asigura in tariful afisat toate materialele necesare Plata serviciilor se poate realiza din fondul de handicap pentru persoane neangajate, fiind acreditati ca unitate protejata de catre ANPDPD pentru prestarea acestor tipuri de servicii.
    3.840,18 RON
    Cantitate: 32
    Unitate masura: ml
    Digitizare si OCR-izare arhiva - unitate protejata
    Asupra documentelor se vor realiza urmatoarele operatiuni: 1. Pregatire pentru scanare a) Se vor extrage continuturile dosarelor de pe alonja sau din dosare b) Documentelor li se vor extrage toate elementele de prindere ce pot impiedica scanarea automata a filelor ce compun dosarul c) Se vor pregati dosarele astfel incat in urma scanarii sa rezulte 1 dosar = 1 fisier electronic.pdf d) Se va pastra ordinea documentelor de la interiorul dosarelor asa cum a fost lasata de Creator 2. Scanare a) Se vor scana documentele grayscale, la rezolutie 300 dpi b) Scanarea se va face fata-verso si paginile albe rezultate in urma scanarii vor fi sterse si nu i se vor tarifa Beneficiarului 3. OCR-izare a) Reprezinta translatarea electronica a imaginilor cu scris de calculator (tiparit sau scanat) in text editabil b) Acuratetea nu este de 100% dar va permite printr-o simpla cautare in cadrul fisierului electronic dupa un anumit termen sa ajungem foarte usor la documentul cautat fara a mai fi nevoie sa cautam in tot continutul acestuia vizionand imagine cu imagine. 4. Reconstituire dosare a) Se vor reaseza continuturile dosarelor in copertile corespunzatoare pastrand aceeasi ordine a documentelor lasata de Creator anterior desfasurarii proiectului si se vor alonja filele pe alonja dosarelor indiferent de formatul acestora b) Nu se vor readauga elementele de prindere extrase anterior in etapa de Pregatire 5. Indexare a) Fisierele electronice rezultate in urma scanarii se vor redenumi cu Numele si Prenumele copilului ce apare notat de Beneficiar pe coperta dosarului. Plata serviciilor se poate realiza din fondul de handicap pentru persoane neangajate, fiind acreditati ca unitate protejata de catre ANPDPD pentru prestarea acestor tipuri de servicii.